Cada proceso, noción, cosa, etc. tiene su comienzo. Y la gestión de proyectos no es una excepción. Al ser una cadena compleja de tareas y procesos, debe tener el primer paso donde comienza todo. Este paso es la planificación del proyecto y como su resultado un plan de proyecto.
En este artículo le explicamos cómo elaborar un plan de proyecto en 7 pasos y en qué consiste la planeación de un proyecto.
¿Qué es un plan de proyecto?
Para empezar vamos a distinguir dos nociones: el plan de un proyecto y la planificación de un proyecto.
Planificación de un proyecto
La planeación de un proyecto consiste en definir el alcance, los objetivos y las formas para lograrlos. La importancia de la planeación de proyecto es que durante este proceso se establecen todos los detalles del proyecto y así aparece un plan de proyecto. Es decir, todos los puntos y resultados cruciales de la planeación de un proyecto forman el plan.
Plan de un proyecto
Y qué es un plan de proyecto, entonces? Un plan de proyecto es un documento formal que contiene todas las decisiones de la fase de planificación, el alcance del proyecto aprobado y los costos. Aparte de las cosas mencionadas, sus principales objetivos son guiar el proceso de control, facilitar la comunicación entre las partes interesadas y programar líneas base de proyecto. Un plan elaborado también simplifica la presentación de proyecto y de su progreso en cualquier etapa.
Para elaborar el plan de proyecto, un gerente debe tener ciertos conocimientos y habilidades clave desde el principio. Esto tendrá impacto en la implementación exitosa del proyecto y también ayudará a prever y evitar errores innecesarios y decisiones equivocadas. Además, simplemente ayudará a ahorrar tiempo y reducir costos.
Objetivo del plan del proyecto
Un plan bien preparado debe abordar y, por lo tanto, responder a las siguientes preguntas:
¿Por qué?
Esta pregunta trata sobre las razones por las que un proyecto se inicia y el problema que aborda.
¿Qué?
Esta pregunta trata sobre el trabajo que se debe realizar para entregar productos/resultados, etc. y sobre los entregables en sí.
¿Quién?
Se trata de personas involucradas, sus roles y responsabilidades, así como la forma en que se supone que deben organizarse.
¿Cuándo?
Se trata del cronograma del proyecto.
¿Cómo hacer un plan de proyecto bien?
Al comenzar con un plan de proyecto, un gerente debe ser consciente de la gran cantidad de preguntas que va a afrontar y saber las formas de responderlas y resolverlas. Por supuesto, hay que destacar y prestar atención a cada pregunta en separado. Pero existen algunos patrones comunes a los que se puede hacer referencia. Vamos a ver lo que entra en el plan y la planificación de un proyecto y lo que debe hacer un gerente.
Pasos para planificar un proyecto y elaborar su plan
Comuníquese
La planificación exitosa del proyecto debe comenzar con las deliberaciones en el equipo sobre los objetivos, los participantes, las tareas, y otros aspectos importantes. Un gerente debe saber mejor a quién puede asignar una tarea determinada, estar al tanto de los plazos y estar siempre en contacto con todo lo que está sucediendo en un proyecto.
Además, este paso de la planificación del proyecto debe abordarse durante toda la implementación del proyecto. Recuerde, la comunicación es la clave para una gestión exitosa.
Identifique las partes interesadas y los objetivos
A veces hay tantas partes interesadas que resulta complicado tomar a todos en consideración. Además, pueden ser directas o indirectas con mayor o menor impacto en un proyecto respectivamente. Por eso es importante identificar primero a quienes tienen una influencia directa en el plan de un proyecto y tomar en serio sus necesidades.
¿Quién puede ser la parte interesada?
- Financiador(es): la persona o personas o empresa(s) que financian el proyecto y lo aprueban;
- Un gerente de proyecto: una persona que realiza directamente la planificación y posteriormente el desarrollo, la ejecución y el control sobre el proyecto;
- Equipo de proyecto que crea el producto final. Participan en muchos aspectos cruciales como desarrollo, control de calidad, diseño, etc. Pero normalmente no aprueban el proyecto;
- Usuarios finales que utilizan el producto final;
- Y muchas más personas que participan en un proyecto: analistas de riesgos, especialistas de compras, etc.
¿Qué se puede hacer en esta etapa?
Realice entrevistas con las partes interesadas clave. Esto ayudará a identificar los requisitos y objetivos que deben lograrse. Durante las entrevistas, un gerente se da cuenta de qué problema se aborda en el proyecto y por qué está financiado realmente.
Esta es nuestra pregunta POR QUÉ.
Defina el alcance del proyecto
Obviamente, esta es la parte más importante de cualquier planificación. Todos los conceptos básicos del plan del proyecto se destacan y se discuten aquí: justificación, descripción del producto, criterios de aceptación, objetivos (entregables), exclusiones, limitaciones, hipótesis, estimaciones de costos y otros detalles. Todas las partes interesadas, tanto directamente como indirectamente, deben llegar a un completo entendimiento y acuerdo durante esta etapa. En cuanto lo logran, todos estos puntos formarán una declaración del alcance del proyecto.
Como resultado, este paso implica no solo momentos cruciales en los que hay que llegar al acuerdo, sino que también establece una buena comunicación entre las partes interesadas y disminuye cualquier riesgo de malentendidos que puedan llevar a corrupción del alcance.
Esta es nuestra pregunta QUÉ.
Defina roles y responsabilidades
El gerente de proyecto debe asignar tareas a todos los involucrados. Los miembros del equipo deben conocer sus roles y responsabilidades. Por supuesto, cada tarea tiene que tener un número definido de participantes.
Esta es nuestra pregunta QUIÉN.
Programe el proyecto
Esta es la continuación del punto anterior. En cuanto el gerente define los roles y responsabilidades de los participantes del equipo, el siguiente paso en un plan de proyecto es establecer la duración del trabajo para cada recurso con fechas de inicio y de finalización.
Esta es nuestra pregunta CUÁNDO.
Además, aquí los gerentes establecen los hitos y la ruta crítica. Es decir, en general, hacen todo el trabajo relacionado con la línea de tiempo del proyecto. Una pregunta que puede tener la gente llegada a este punto: qué software utilizar para la planificación de proyectos.
Visualice el plan de proyecto con un diagrama de Gantt
¿Cómo hacer el cronograma de un proyecto?
Nota: algunas personas se refieren a sus proyectos como a un cronograma exclusivamente. Este enfoque es incorrecto. El horario con su visualización es solo una parte de la planificación. Todo el proyecto es un concepto mucho más complicado.
El software online de planificación y gestión de proyectos GanttPRO es una solución eficaz para hacer el cronograma de proyecto y programar el plan de proyecto. Con esta aplicación puede:
- Crear tareas y asignarlas a los miembros del equipo;
- Establecer la duración con fechas de inicio y finalización para cada tarea;
- Establecer dependencias entre eventos. Un gerente puede seguir todas las acciones y saber cuando termina un evento y comienza la otra acción;
- Seguir el progreso de cada tarea y de todo el proyecto;
- Identificar los recursos necesarios para cada tarea;
- Definir el costo de cada recurso;
- Colaborar con los miembros del equipo y ver todos los cambios realizados por ellos;
- Seguir los hitos, que son eventos importantes que no se puede perder, ya que tienen un impacto directo en el plan;
- Habilitar la ruta crítica que muestra el tiempo más corto necesario para la finalización del proyecto.
GanttPRO facilita la visualización de tareas importantes que componen el proceso de planificación y un plan.
Cabe mencionar que GanttPRO es una herramienta de planificación y gestión de proyectos todo en uno que le servirá para elaborar y ejecutar tanto un plan pequeño y corto como un plan complejo. Pero si prefiere algo más particular puede consultar con la lista de software de planificación y ver si encuentra algo que le conviene mejor.
Gestione riesgos
La gestión de proyectos incluye control y gestión de riesgos: es uno de los pasos más cruciales para planificar un proyecto. Casi ninguna etapa en este complicado proceso puede transcurrir sin riesgos. Por lo tanto, es muy recomendable definir qué puede salir mal en cada paso.
Un gerente con experiencia no solo evalúa los riesgos, sino que también crea planes sobre cómo manejarlos en caso de que ocurran. Su equipo también debe conocer la posible reacción a cualquier cambio.
¿Qué riesgos pueden ocurrir?
- Las expectativa sobre el tiempo y los costes demasiado optimistas;
- Requisitos y necesidades poco claros;
- Funciones y responsabilidades poco claras;
- Cambios en los requisitos;
- Nuevos requisitos;
- Recortes presupuestarios;
- Mala comunicación.
Cumpla con el plan
No hay dos proyectos idénticos. Uno puede ser perfecto sin riesgos ni retrasos; el otro puede ser un fracaso incluso con los mismos financiadores, directores de proyecto y equipos, costos, plazos y entregables. Los planes cambiarán y seguramente uno o más de los riesgos ocurrirán.
Pero lo que facilitará la planificación es un alcance claro del proyecto, un cronograma, el trabajo en equipo coordinado y el análisis y evaluación de riesgos rigurosos. Se supone que esto debe estar en un plan de gestión de proyectos sólido y al mismo tiempo simple. De este modo el desafiante proceso de planificación se volverá más predecible y fácil.
Plan de proyecto: ejemplo
Hablando de las herramientas que ayudan en la planificación e implementación del plan de proyecto, cabe mencionar que algunos programas profesionales ofrecen plantillas con planes de proyectos para que el proceso sea lo más fácil posible. GanttPRO es una de estas herramientas.
Allí podrá encontrar ejemplos de plan de proyecto para varias industrias, en particular:
- Ejemplo de proyecto de plan de marketing
- Ejemplo de plan de proyecto de software
- Ejemplo de plan de lanzamiento de un producto
- Ejemplo de plan de obras de construcción
- Y muchos más