En la gestión de proyectos existen bastantes herramientas y técnicas para planificar y coordinar tareas y recursos. Una de estas herramientas es el diagrama de PERT.
Si quiere conocer más detalles sobre esta herramienta, en este artículo cubrimos los siguientes aspectos:
- ¿Qué es un diagrama PERT?
- ¿Para qué sirve el método PERT?
- Ventajas de diagrama de PERT
- ¿Cómo hacer un diagrama de PERT?
- ¿Qué es un diagrama de Gantt?
- ¿Para qué sirve un diagrama de Gantt?
- Ventajas de diagrama de Gantt
- ¿Cómo hacer un diagrama de Gantt?
- Diferencias entre el diagrama de Gantt y el diagrama de PERT: ¿cuál conviene mejor para su proyecto?
¿Qué es un diagrama de PERT
La palabra PERT son las siglas inglesas de ‘Project Evaluation and Review Technique’, que se traduce como ‘Técnica de evaluación y revisión de proyectos’. De ahí proviene la definición de diagrama de PERT: es una herramienta de gestión de proyectos que representa gráficamente las tareas, los términos de un proyecto y las dependencias entre ellos.
Una gráfica de PERT parece un diagrama de red. Cada casilla (nodo) separada representa tareas de proyecto. Todos ellos se conectan con flechas que muestran dependencias entre tareas.
Puede parecer que un diagrama de PERT es una especie de hoja de ruta del proyecto, ¿no? En realidad, así es como Harold Kerzner, un famoso ingeniero y consultor de gestión estadounidense, lo describe en su libro «Gestión de proyectos: un enfoque de sistemas para la planificación, programación y control».
«El diagrama de PERT se puede considerar fácilmente como una hoja de ruta para un programa o proyecto en particular, donde todos los elementos (o eventos) principales se han identificado por completo, junto con sus correspondientes interrelaciones.»
¿Para qué sirve el método PERT?
Los gráficos PERT se han utilizado desde finales de los años 50 del siglo anterior. Sirven para planificar y determinar tareas y establecer un plazo realista para la finalización del proyecto. En general, el objetivo principal de esta herramienta de gestión de proyectos es ayudar a completar los planes a tiempo y estimar con precisión la cantidad de trabajo en la etapa de planificación del proyecto.
Además, el uso de esta herramienta facilita el proceso para encontrar la ruta crítica. Para hacer esto, necesita construir la cadena de tareas que más tiempo requieren para completar el proyecto.
Esta es la ruta crítica. Si una de las tareas de esta cadena se termina con retraso, esto afectará la duración de todo el proyecto.
Ventajas de diagrama de PERT
El gráfico PERT permite a los gerentes de proyectos conocer y rastrear información importante sobre el flujo de trabajo: dependencias de tareas, tiempo estimado para las tareas y tiempo mínimo para la entrega del proyecto. Por lo tanto, se adapta a casi todos los proyectos en la etapa de planificación, excepto a los realmente pequeños, donde una lista de verificación sería suficiente para ver el panorama general.
El diagrama de PERT facilitará su flujo de trabajo cuando:
- Su plan tiene varias tareas en progreso simultáneamente. El diagrama facilitará el proceso de priorización y le ayudará a comprender qué tarea depende de otra.
- El proyecto tiene un plazo estricto. Como ya sabe, un diagrama de PERT no es solo una representación visual de la estructura de su proyecto, sino también una ayuda para evaluar su duración. El uso de gráficos PERT le permite establecer plazos y cumplirlos siempre, ver las tareas cuya realización afecta la finalización del proyecto a tiempo.
¿Cómo hacer un diagrama de PERT?
Pasos para elaborar un diagrama de PERT:
- Mapee las principales fases, hitos y tareas del proyecto.
- Si algunas actividades tienen dependencias, conéctelas con flechas direccionales. Asegurará que su equipo conozca la cronología de implementación del proyecto. Si es necesario realizar algunas actividades al mismo tiempo, conéctelas con flechas divergentes.
- Coge las fases principales y los hitos en recuadros numerados y visualizalos. Después, escriba las tareas que su equipo debe realizar entre cada cuadro, utilizando flechas direccionales o divergentes.
- Finalmente, establezca los plazos para cada actividad.
Ya tiene su diagrama de PERT. Ahora es mucho más fácil realizar el seguimiento de cada etapa del proyecto, controlar la implementación y la duración de las tareas y asegurarse de que todas las tareas se realicen en el orden correcto.
¿Qué es un diagrama de Gantt?
Otra herramienta de gestión de proyectos eficaz que también se usa para la visualización del flujo de trabajo es el diagrama de Gantt. Si es la primera vez que escucha hablar sobre este tipo de gráfica, puede leer sobre qué es un diagrama de Gantt y otras cosas importantes sobre este tipo de diagramas y ver diferentes ejemplos de diagamas de Gantt.
El diagrama consta de dos ejes:
- Eje vertical que representa una lista de tareas que su equipo debe completar para realizar el proyecto.
- Eje horizontal que es un cronograma del proyecto, donde se muestran las barras con tareas en el orden cronológico.
¿Para qué sirve un diagrama de Gantt?
Los diagramas de Gantt se utilizan para una gestión de proyectos compleja. En particular, el diagrama ayuda:
- Gestionar tareas e hitos.
- Gestionar fechas de inicio y finalización.
- Incrementar la productividad del equipo.
- Hacer el flujo de trabajo más transparente.
- Controlar la carga de trabajo.
- No olvidar los plazos.
- Realizar el seguimiento del progreso de cada tarea y del proyecto.
- Evaluar los riesgos y eliminarlos a tiempo.
Ventajas de diagrama de Gantt
Los gerentes de proyecto usan diagramas de Gantt para ver el panorama general del proyecto, crear y asignar tareas, administrar presupuestos, gestionar recursos y hacer muchas cosas más. Usando este tipo de diagrama, puede estar seguro de que todos están al tanto del proyecto y tienen acceso constante al plan de proyecto y sus detalles.
En otras palabras, las gráficas de Gantt ayudan a los gerentes de proyectos a seguir cada paso de la implementación del proyecto para lograr los mejores resultados.
¿Cómo hacer un diagrama de Gantt?
Para crear un diagrama de Gantt manualmente, solo necesitará un bolígrafo, un cuaderno y una visión clara del plan.
Comience desde un eje vertical: enumere todas las tareas necesarias para completar el proyecto. Redáctelos en orden cronológico. Después, en el eje horizontal, anote las fechas y sitúe cada tarea de acuerdo con su plazo de realización.
Es importante mencionar que esta forma de planificación conviene para proyectos pequeños y medianos. Cuanto más grande sea su proyecto, más difícil será dibujarlo en papel. Especialmente si se prevén cambios o correcciones, va a ser bastante tedioso realizarlos cada vez manualmente.
GanttPRO es un software en línea para crear y trabajar con diagramas de Gantt. Con esta herramienta, puede administrar varios proyectos a la vez, asignar recursos y colaborar con su equipo. El software también permite a los usuarios crear una ruta crítica para hacer que el flujo de trabajo sea más eficiente.
Diferencias entre el diagrama de Gantt y el diagrama de PERT: ¿cuál conviene mejor para su proyecto?
Ambos gráficos de gestión de proyectos representan los pasos de la implementación del proyecto, sus tareas y plazos. Entonces, ¿cuál de los dos es el adecuado para su proyecto?
Centrémonos en las diferencias principales entre el diagrama de Gantt y de PERT para comprender mejor cuando aplicarlos.
Diferencias principales entre el diagrama de Gantt y el diagrama PERT
Como puede ver, la principal diferencia entre diagramas de Gantt y de PERT es la forma de visualización de la información. PERT es un diagrama de forma libre, mientras que los diagramas de Gantt son gráficos de barras.
La gráfica de PERT ayuda a pensar cuánto tiempo tomará su proyecto e identifica las dependencias entre las tareas del plan. La gráfica de Gantt es esencial para identificar a tiempo los cuellos de botella para realizar correcciones funcionales y no desviarse del plan establecido. En otras palabras, los gráficos PERT le convienen más en la etapa de planificación de un proyecto; mientras que los diagramas de Gantt se utilizan cuando un proyecto está en marcha.
Un diagrama de Gantt se centra en las fechas específicas para completar una tarea, y la fecha límite es necesaria para cada tarea. En cambio, un diagrama de PERT se centra en las dependencias entre las tareas y no requiere una fecha exacta de inicio y finalización de la tarea.
Conclusión
Tanto los diagramas de Gantt como los de PERT pueden simplificar el trabajo con proyectos, aumentar la productividad y hacer que el flujo de trabajo sea más transparente para todos.
Ahora, cuando sabe todo sobre estas herramientas, puede decidir qué utilizar: un diagrama PERT para la planificación del proyecto o un diagrama de Gantt para llevarlo a cabo y gestionar su progreso.
Lo cierto es que puede implementar ambos diagramas en la gestión de proyectos y así aumentar la eficiencia en cada etapa del proyecto.