La planificación y gestión de proyectos son los factores determinantes del éxito de proyecto. Por muchos recursos que tenga, o por muy buenos que sean los expertos que participan en el proyecto si no consigue hacer un plan de proyecto correcto o no asigna a un profesional o profesionales que se encargan de llevar su proyecto y gestionar todos sus aspectos, es muy probable que se quede estancado en alguna etapa. O que logrará completamente otro resultado en comparación con lo que deseaba.
Aunque esto se aplica a los proyectos de cualquier complejidad, ya sea organización de un viaje, construcción de un local, migración de datos entre sistemas de planificación de recursos empresariales, o apertura de una empresa filial, en este artículo vamos a hablar sobre la gestión por proyectos en las organizaciones. De este modo, si aún está comenzando a trabajar en forma de proyectos o quiere aprender cómo hacerlo correctamente, hemos recopilado el marco conceptual de la dirección de proyectos donde le explicamos:
- ¿Qué es un proyecto?
- ¿Qué es gestión de proyectos?
- ¿Para qué sirve la gestión de proyectos?
- ¿Quién es el gerente de proyecto?
- Ejemplos de gerencia de proyectos
¿Qué es un proyecto?
Antes de definir qué es la gestión de proyectos, hay que entender que es un proyecto en general. Un proyecto se puede definir como una actividad con límites de tiempo y recursos disponibles, iniciada para lograr un resultado.
Como podemos ver, las características diferenciales de un proyecto son: un marco de tiempo limitado, recursos comprometidos y resultado por lograr. Entre las otras características del proyecto están:
Singularidad
Aunque podemos encontrar proyectos modelos, o plantillas de proyectos, por lo general cada proyecto tiene un serie de características únicas que le distinguen de otros proyectos. Solo que algunos pueden ser 100% únicos, y otros solo en una parte. Pero cada resultado y objetivo requerirá algunos cambios.
Objetivo específico
Cuando definimos que quiere decir ‘proyecto’, dijimos que un proyecto es una actividad orientada a un resultado concreto. Ya sea construcción de un edificio, desarrollo de un sistema, introducción de un nuevo proceso, campaña de marketing en las redes sociales, u otra cosa. Todos estos proyectos tendrán un resultado específico como objetivo. Sin ello, no es un proyecto. Además, si el proyecto no define el resultado que se propone a conseguir es imposible desarrollar una lista de actividades.
Incorporación de diferentes ámbitos y colaboradores
Cada proyecto requiere un grupo de expertos diferentes. Pueden ser de diferentes departamentos, expertos externos, consultores de varias industrias que normalmente no trabajan en el mismo sitio y en las mismas actividades.
Un gestor de proyecto
Al ser una actividad de recursos y tiempo limitado, un proyecto suele tener a una persona encargada de su ejecución. Esta persona gestiona todas las fases del ciclo de vida del proyecto para que se completen a tiempo y de acuerdo con el plan de proyecto.
A base de esa descripción general del proyecto, podemos ver su diferencia con otras actividades rutinarias que se toman en una organización, como en caso de realización de un plan operativo, por ejemplo.
¿Qué es gestión de proyectos?
Existen varias interpretaciones de lo que es la gerencia de proyectos (project management en inglés). Según la fuente más autorizada, La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, por la gestión de proyectos se entiende la aplicación de habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto.
En otras palabras, es una serie de actividades también que en conjunto ayudan a conseguir el resultado esperado del proyecto. El proceso de administración de proyectos se extiende a la planificación, realización del proyecto, gestión de cambios y obstáculos que aparecen en la etapa de implementación, distribución de recursos y uso de tiempo, y control de los aspectos relacionados con la finalización del proyecto.
La gestión de proyectos va a requerir diferentes técnicas, tareas, y herramientas dependiendo del ciclo de vida del proyecto. Para que tengan una idea general, las etapas de un proyecto son las siguientes:
- Iniciación del proyecto
- Planificación
- Ejecución
- Control
- Finalización
¿Para qué sirve gestión de proyectos?
Como ya mencionamos más arriba, entre los objetivos principales de gestión de proyectos está ayudar a alcanzar el resultado esperado del proyecto. Y la gerencia de proyectos profesional ayuda a alcanzar estos resultados con menos recursos, en tiempo óptimo y con menos problemas y desviaciones posible. Para ser más precisos, la gestión de proyectos ayuda en:
- Planificación adecuada de actividades
- Limitación de plazos para la ejecución de cada etapa de proyecto y de inicio y finalización del proyecto en general
- Distribución de tareas a los expertos correctos
- Elaboración y control consecutivo del presupuesto de proyecto
- Anticipación y prevención de riesgos
- Control de progreso del proyecto
- Comunicación y colaboración dentro del equipo del proyecto y con las partes externas
Muchos se preguntarán aquí para qué deben organizar el trabajo de proyectos si manejan muy bien sus actividades de día a día con una administración/gestión de la empresa con el modelo clásico basado en roles, y no en proyectos. Y otros tantos preguntaran en que se distinguen estos dos modelos.
Lo primero que hay que entender es que la gestión de proyectos está limitada en tiempo. Un proyecto es un empeño temporal que termina una vez se haya conseguido su objetivo. En cambio, una empresa normalmente tiene objetivos estratégicos que se extienden y se renuevan por muchos años.
Por lo tanto, gestionar empeños temporales iniciados para un objetivo concreto ofrece más flexibilidad, agilidad y un resultado más rápido y tangible en comparación con una actividad dirigida a los objetivos estratégicos.
¿Quién es el gerente de proyecto?
A base de las funciones de la gestión de proyectos, podemos deducir las funciones de gestor de proyectos y quien es el gerente de proyectos, en general. Recordemos una vez más la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, que define quien es el gerente de proyecto. Según ella, es la persona que se asigna para liderar el equipo y se responsabiliza por lograr los objetivos del proyecto.
Una de las características clave de un proyecto es que suele tener elementos únicos. Eso quiere decir que cada proyecto es un mundo distinto que requiere distintas actividades y por ello implica distintas competencias y tareas para el gerente de proyecto. Así que no va a encontrar una lista fija de todas las funciones de gestor de proyecto.
En términos generales, un gestor de proyecto se encarga de que se alcance el objetivo del proyecto y se ocupa de organizar el proceso de trabajo, asignar recursos y distribuir la carga de trabajo. También, se hace responsable de que los dos aspectos más importantes del proyecto que es el tiempo y los recursos, se usen de manera más eficiente posible.
Pueden ser tanto de la empresa que inicia el proyecto, como consultores o contratistas de fuera.
¿Qué hace un gestor de proyectos?
Vamos a ver los ejemplos de las funciones de gestor de proyectos más comunes.
Fase preparatoria
– Dentro de las actividades de la fase preparatoria, el gerente participa en el desarrollo del plan de proyecto.
– En la etapa de planificación también participa en la definición del marco temporal del proyecto, refinamiento de los entregables y en la definición de alcance del proyecto. También ayuda a mapear a todas las partes interesadas.
– Elabora una lista de tareas que hay que completar para obtener los entregables deseados y la formaliza. Controla que las tareas conectadas estén marcadas y que las actividades estén de acuerdo con los objetivos.
– Se asegura que todas las partes interesadas den el visto bueno a todas las decisiones tomadas en la fase de preparación.
– Elige la metodología de gestión de proyecto adecuada para gestionar el proceso de implementación (metodología Waterfall, métodos ágiles, marco Scrum, Kanban, Lean, o en algunos casos mezcla de varios).
Fase de implementación
– Lidera a todos los participantes del proyecto, levanta su moral si es necesario, y asegura un alto nivel de la productividad en el equipo.
– Controla la implementación del proyecto en general y en concreto de las actividades y lo compara con el plan de proyecto inicial. Introduce mejoras si es necesario.
– Elabora métricas de control.
– Gestiona y controla el uso óptimo de los recursos humanos, financieros y materiales involucrados en el proyecto.
– Gestiona los cambios que ocurren, soluciona los problemas y los impedimentos.
– Realiza gestión de riesgos en proyectos.
– Compone informes a lo largo de todo el proyecto tanto para el uso interno, como para las partes interesadas externas como clientes, inversores, alta dirección, contratistas.
De hecho, según las estadísticas de gestión de proyectos de 2022, recopiladas por Findstack, la preparación de informes sobre el estado del proyecto está en el top de la lista de las cosas que hace un gestor de proyectos.
– Mantiene comunicación con los participantes del proyecto, clientes, y otras partes interesadas, y se asegura de que todos estén en la misma página.
– Usa el software para administración de proyectos, donde lleva control de todas las tareas, hitos, plazos y costes, crea informes y colabora con el equipo.
– Mantiene alto nivel de calidad de los entregables y de desempeño en general.
– Participa en el proceso de adquisiciones.
Fase de finalización
– Participa en todas las actividades relacionadas con el cierre del proyecto.
– Se hace cargo de controlar que todas las obligaciones contractuales estén cumplidas al completar el proyecto.
– Anota conclusiones y observaciones del proyecto para los próximos.
– Ayuda con la preparación de la documentación requerida.
Como pueden ver, el alcance de las funciones es muy complejo y cubre muchos ámbitos diferentes. Por eso es importante que un gerente de proyecto posee amplios conocimientos, habilidades técnicas y las competencias sociales (‘soft skills’ de inglés). Es importante que el gerente sepa reaccionar oportunamente a los cambios y problemas, y adaptar sus habilidades a cada proyecto.
Actualmente, la especialización en gerencia es muy popular, ya que cada vez más empresas buscan a los gerentes de proyectos especializados que puedan llevar a cabo todas estas funciones.
Gerencia de proyectos: ejemplos
Existen miles y miles de ejemplos de gerencia de proyectos dependiendo del sector.
En el ámbito bancario, por ejemplo, puede haber gerencia de proyectos dirigidos a emisión y posicionamiento de nuevas tarjetas de crédito con nuevos términos y condiciones, adición de transacciones que aún no están bancarizadas en el sistema bancario, mejoras en el servicio corporativo.
En el ámbito bancario, por ejemplo, puede haber gerencia de proyectos dirigidos a emisión y posicionamiento de nuevas tarjetas de crédito con nuevos términos y condiciones, adición de transacciones que aún no están bancarizadas en el sistema bancario, mejoras en el servicio corporativo.
Otro ejemplo muy común en los tiempos actuales, es la administración de proyectos de investigación.
Gestión de un proyecto complejo
Para poner un ejemplo de administración de proyectos más concreto, supongamos que tiene un negocio en hostelería y tiene un proyecto cuyo objetivo es la apertura de un local gastronómico nuevo. El proyecto empieza en enero y termina en septiembre, tiene un presupuesto fijo y una serie de actividades requeridas.
¿Cuáles son? Antes que nada habrá que gestionar los aspectos relacionados con la ubicación del local. Las actividades van a variar dependiendo de que si va a alquilar un local o construir/reconstruir uno por su cuenta. Como ejemplo, el proyecto puede requerir trabajo de artistas gráficos, diseñadores o arquitectos. Y si se suponen obras de construcción, el proyecto preverá todo lo que es el interior y exterior del local – desde los suelos, hasta el sistema de suministros.
Después, incluirá el trabajo de juristas con todos los aspectos legales como obtención de permisos y licencias, seguros, temas bancarios, y registros, por ejemplo. Otros expertos se dedicarán a desarrollar el menú y solucionar otras cosas relacionadas con el servicio del local.
Hoy en día, no se puede imaginar la apertura de un restaurante o bar sin una campaña de marketing anterior y posterior. Dependiendo del público objetivo, pueden ser canales de marketing tradicional o marketing digital, o también ambos. Las actividades más típicas serían una campaña en redes sociales, creación de pancartas y su posicionamiento, promociones para los primeros clientes, creación de una cuenta en redes sociales y atracción de clientes a través de marketing en buscadores (SEM).
Otra parte de responsables se ocupará de organizar todo lo que es el servicio y las operaciones del local. Y también, una de las cosas muy importantes para el éxito de un local gastronómico es su plantilla. Habrá que asignar una o más personas para contratar y entrenar al personal.
Gestión de proyectos de software
Otro ejemplo puede ser la gestión de proyectos de software que ahora quizás están en su mejor momento. La gestión de proyectos informáticos trata de la misma planificación, programación, implementación y control de un plan con actividades que están limitadas en tiempo y recursos. Solo que el resultado buscado es la creación o mejora de software.
Entre las características que los distinguen de otros proyectos esta:
- El objetivo del proyecto
- El desarrollo de software consiste en unos pasos que se siguen en la gestión de proyectos de cualquier software
- En la mayoría de los casos los gerentes de proyectos necesitan formación técnica
Usualmente, en la gestión de proyectos informáticos, el gerente participa en la planificación e iniciación del proyecto desarrollando el plan de proyecto, preparando estudios de factibilidad, formalizando los conceptos, etc.
Después participa también en la recopilación de los requisitos, su análisis y formalización, diseño del concepto y en la fase del desarrollo del concepto aprobado.
También gestiona y controla las pruebas de calidad del software y su posterior lanzamiento y mantenimiento. Y, en muchos casos, vuelve a la fase de inicio como lo requiere el proceso usual de desarrollo de software.
Este es el ejemplo de un plan de gestión de proyecto de software:
También puede ver nuestro artículo donde explicamos todo sobre gerencia de proyectos de construcción.
Para ver más ejemplos de gerencia de proyectos en distintos ámbitos, puede mirar las plantillas que ofrece el programa para gestión de proyectos GanttPRO.