El éxito del proyecto depende de muchos factores. Por ejemplo, de cómo se realiza la gestión, de cómo se hace el plan de proyecto, del equipo que trabaja en su realización, de la gestión eficaz de recursos.
Otro aspecto muy importante es el seguimiento y control del proyecto. Para realizarlos, se suelen definir los indicadores de gestión de proyecto. A continuación le contamos todo que debe saber para una medición adecuada de indicadores:
- ¿Qué son los indicadores de gestión?
- Tipos de indicadores de gestión
- Ejemplos de indicadores de gestión
- Aplicación de indicadores de gestión
- ¿Cómo decidir cuáles son los indicadores de gestión relevantes para su proyecto?
- ¿Cómo controlar los indicadores del proyecto con más facilidad?
¿Qué son los indicadores de gestión?
Los indicadores de gestión son las métricas más importantes del proyecto que se definen en la primera etapa del ciclo de vida de un proyecto. Su objetivo principal es facilitar la medición de progreso del proyecto, su eficiencia y finalmente éxito. De este modo, si se descubre que los indicadores de sistema de gestión no están al nivel planificado, se toman las medidas para mejorarlos. O si es el final del proyecto, se sacan conclusiones para próximos proyectos.
La definición de los indicadores de gestión ayuda a administrar mejor el proyecto y a usar los recursos con más eficiencia. Con su ayuda, los gerentes de proyectos pueden analizar la productividad del equipo, la puntualidad y el uso de tiempo en el ejecución de las actividades del proyecto, el uso de presupuesto. Y también, al nivel superior, analizar el desempeño en los proyectos a largo plazo.
Para una medición y análisis de indicadores de gestión correcta, tienen que ser:
- Claros (que se interpreten de la misma forma por todos, que se puedan medir con claridad).
- Basarse en datos existentes (si no los puede calcularlos o derivarlos de un conjunto de datos, puede que el indicador no represente la situación real).
Tipos de indicadores de gestión
Indicadores de gestión: ejemplos
Eficacia y rendimiento
Un tipo de indicadores que se usa mucho en la gestión de proyectos está relacionado con eficacia y rendimiento. Los ejemplos de indicadores de gestión en este ámbito pueden ser los siguientes.
Productividad
Este es un indicador de gestión de operaciones, actividades y recursos en el proyecto. Se enfoca en las capacidades y el uso óptimo de recursos, tales como máquinas, materiales, recursos humanos y fondos. En términos generales, se calcula a base de la correlación entre los recursos que se han usado para el proyecto (dinero, tiempo, material, personas, esfuerzo) y el resultado que han dado para el proyecto.
Para calcular la productividad total en el proyecto, hay que dividir el total de recursos obtenidos (el ‘output’) por el total de recursos gastados (el ‘input’). Es decir, si hemos ganado 100,000 EUR al finalizar el proyecto o una etapa, y hemos invertido 500 horas en este proyecto/etapa en total, una hora de trabajo nos ha costado 200 EUR. Este es el coste promedio por hora.
Hay que tener en cuenta, que es un indicador general de proyecto. Para calcular la productividad de ciertos empleados o equipos, tendría que hacer unos cálculos más elaborados, o usar un software para gestión de recursos.
Rentabilidad de recurso
Sabiendo el coste promedio por hora de trabajo, puede analizar la rentabilidad del recurso. Este indicador de gestión ayuda a averiguar si las capacidades y el tiempo del recurso se usan eficientemente. Por ejemplo, puede comparar el coste promedio con las horas facturadas.
Porcentaje de tareas omitidas, canceladas, modificadas
Al analizar este indicador de gestión de proyecto, puede identificar áreas de mejoras. Por ejemplo, si a lo largo del proyecto muchas tareas se quedaron o van quedando bloqueadas, retenidas o canceladas, tiene que encontrar las causas tanto para hacer cambios necesarios, como para sacar conclusiones para próximos proyectos.
Retorno de inversión (ROI)
Este indicador de gestión muy importante sirve para reflejar la rentabilidad del proyecto y mostrar si los beneficios del proyecto superan los recursos invertidos. Normalmente, antes de que comience el proyecto se estima el ROI anticipado. Y para muchos proyectos es un indicador clave para poder iniciar el proyecto.
Pero como bien sabemos, las estimaciones anticipadas no siempre coinciden con el resultado final. Al finalizar el proyecto, o cierta etapa, se calcula el ROI real. Este es el real retorno de la inversión generado como resultado del proyecto.
El ROI positivo significa que el proyecto ha sido rentable, porque generó más ingresos de lo que costó. Si, de lo contrario, el ROI es negativo, significa que el proyecto costó más de lo que logró a conseguir. También, puede haber un resultado neutral, cuando los costos coinciden con las ganancias.
La fórmula para calcular este índice de gestión, es restando el costo del proyecto del valor financiero, dividir el resultado por el costo de proyecto, y finalmente multiplicar este número por 100.
Calidad
Cumplimiento con los requisitos
En la entrega del resultado final del proyecto, puede medir la calidad a base de cumplimiento de su entregable con los requisitos iniciales. Prestando atención también a la cantidad de errores, problemas o bloques en la etapa de ejecución y pruebas.
Satisfacción del cliente
Si se trata de un proyecto en el que el público objetivo es el usuario o el cliente, un indicador de gestión que tiene importancia es la satisfacción del cliente. Es decir, lo que tiene que medir es el valor que genera con su producto o servicio al usuario final.
Para medir la satisfacción del cliente puede hacer encuestas directas. Por ejemplo, pueden ser preguntas para que los clientes evalúen la efectividad del resultado, si los resultados cumplen con los objetivo, si están satisfechos en general con el resultado del proyecto.
También, las plataformas de reseñas son una buena fuente de datos para establecer este indicador. Puede ver la proporción de quejas y elogios, la puntuación. Si es un producto físico, puede analizar el volumen de ventas, o por ejemplo, la cantidad de descargas si es un app de móvil.
NPS, puntuación neta del promotor
Este indicador de gestión de calidad del resultado del proyecto, se aplica para medir la lealtad del usuario con 1 pregunta, ¿cuál es la probabilidad que recomiendes este producto/servicio a tus amigos o familiares? El usuario puede indicar un número de 1 a 10, con la nota más alta para más probabilidad. Luego, a base de las puntuación recolectada, se calcula el índice de porcentaje de la gente que lo vaya a recomendar y la que no. Si el resultado es positivo, significa que hay más probabilidad que recomienden su producto o servicio.
Satisfacción de los participantes del proyecto
Esta métrica es tan importante como la satisfacción de los clientes. Se mide principalmente para ver la calidad de gestión de procesos de parte de equipo que ha trabajado en el. Si la retroalimentación de los empleados es negativa, es necesario analizar y tomar medidas para modificar el proceso de gestión en consecuencia.
Tiempo
Hay un dicho muy famoso que el tiempo es dinero. Y eso no se puede negar. El tiempo es un recurso muy valioso en cada proyecto, y requiere un control especial. ¿Cuáles son los indicadores de gestión de tiempo en un proyecto?
Tiempo invertido en el proyecto
La medición de este indicador de gestión puede realizarse tanto a lo largo del proyecto, como al final. Consiste en comparar las horas que se han asignado y planificado antes del comienzo del proyecto con las horas dedicadas una vez que esté en marcha.
De ahí, puede ver si el tiempo actual se distingue del tiempo planificado y hacer ajustes de acuerdo con ello, o sacar conclusiones para próximos proyectos.
Cabe mencionar que puede controlar tanto el tiempo dedicado a cada etapa, a subproyectos, conjunto de actividades, tareas críticas o cada tarea en general.
Tareas e hitos atrasados y plazos vencidos
En la ejecución de la mayoría de proyectos es importante seguir los plazos. Llevando control del porcentaje de plazos vencidos, puede ver si hay necesidad de ajustar el cronograma del proyecto. Puede que haya defectos en la etapa de planificación y estimación de plazos, o algún problema en la ejecución que debe resolver.
A este indicador también podemos agregar el alcance de hitos de proyecto a tiempo. Al igual que con las tareas, puede medir el porcentaje de hitos alcanzados a tiempo vs. hitos atrasados.
Presupuesto
Coste presupuestado del trabajo planificado
Se llama también ‘valor planificado’, es el coste estimado de las actividades en un periodo específico de su proyecto.
Este indicador se calcula multiplicando el presupuesto total del proyecto (o cierta fase) por el porcentaje del proyecto o fase de trabajo que se había previsto completar en esta etapa.
Por ejemplo, si tenemos un presupuesto de 100,000 EUR y habíamos previsto completar 20% de trabajo a cierta fecha, multiplicamos 100,000 EUR por 20%. Así, sale que el coste presupuestado del trabajo planificado en esta fecha es 20,000 EUR.
Coste presupuestado del trabajo completado
De lo contrario, este es el ‘valor ganado’. Es decir, la cantidad real de valor que se ha creado en el proyecto a cierta fecha. Siguiendo el ejemplo anterior, si nuestro presupuesto total es 100,000 EUR y hemos completado el 24% del trabajo, podemos multiplicar estos dos valores y calcular el ‘valor ganado’. Que sería 24,000 EUR.
Costes actuales
Este indicador debe mostrar los gastos del proyecto hasta cierta fecha. Para calcularlos, hay que sumar todos los gastos del proyecto como recursos, personal, pagos, etc.
Varianza de costes
Este indicador es la diferencia entre el valor ganado y los costes actuales. Entonces, pongamos que los costes actuales son 35,000 EUR a la misma fecha que calculamos el coste presupuestado del trabajo planificado y el coste presupuestado del trabajo completado. Para calcular la varianza de costes tenemos que restar 35,000 EUR (costes actuales) de 24,000 EUR (valor ganado). El resultado es -12,000 EUR. En nuestro ejemplo esto significa que estamos doce mil euros por encima del presupuesto.
Índice de rendimiento de costos
Otro indicador que se puede aplicar para controlar el uso de presupuesto en el proyecto, es el índice de rendimiento de costos. Se calcula dividiendo el valor ganado por los costos actuales. Si el resultado es superior a 1, significa que el proyecto está ejecutándose bien en cuanto al presupuesto.
Volviendo otra vez a nuestro ejemplo, para calcular el índice de rendimiento de costos tendríamos que dividir 24,000 EUR (valor ganado) por 35,000 EUR (costes actuales). El índice en este caso es 0,68 y significa que el proyecto requiere ajustes en uso del presupuesto.
Específicos para industria
Aparte de los indicadores de gestión genéricos, cada industria puede tener sus propios índices importantes específicamente para sus proyectos.
Por ejemplo, si se trata de un proyecto de desarrollo de software, pueden tener indicadores como ‘defectos escapados’. Se usa para identificar cuántos errores o problemas se identificaron después del lanzamiento del software. Así, se mide la calidad del resultado del proyecto.
En un proyecto de marketing, por ejemplo, entre los indicadores claves para medir el resultado de proyecto de una campana podrían incluir el CTR (la tasa de clics en un anuncio, enlace o sitio web en comparación con el número de impresiones), la tasa de rebote (porcentaje de las personas que visitan el sitio web, miran solo una página y se van inmediatamente después), el CPA (el coste por adquisición de un cliente nuevo), y otros.
Específicos para la metodología de gestión
Algunos modelos de gestión de proyectos también han desarrollado indicadores a base de los procesos en los que consisten. Para gestión ágil de proyectos, por ejemplo, puede ser velocidad del equipo (‘team velocity’). Con este indicador se mide la cantidad media de trabajo que un equipo puede realizar en una etapa. Para la gestión con método Kanban, es un período determinado para el proyecto concreto: una semana, un mes, o más. En Scrum, por ejemplo, esta etapa es un sprint.
En la gestión ágil con Scrum, por ejemplo, puede encontrar también un indicador que se denomina como “Release burndown chart”. Es una gráfica que se hace para seguir y analizar la entrega de ciertos resultados en un periodo de tiempo definido.
Otro caso de uso sería crear un burndown sobre una entrega, una release.
Aplicación de indicadores de gestión
Los indicadores que mencionamos en este artículo son aquellos que a diario se usan en la gestión de proyectos en diferentes ámbitos, empresas y actividades. Es por eso que al ser unas prácticas ya establecidas, se pueden destacar ciertas recomendaciones generales en la aplicación de los indicadores de gestión.
1. La primera es bastante obvia, pero merece la pena recordarla. Es mejor definir los indicadores y cómo los van a medir al comienzo del proyecto.
2. Igual que en la planificación e implementación del proyecto, la definición de indicadores de gestión debe ser un proceso colaborativo. Es importante acordarlos con todas las partes interesadas del proyecto, asegurarse de que todos los interpreten de la misma manera y que todos vean el mismo objetivo.
3. Debe establecer un sistema de seguimiento continuo de los indicadores (por ejemplo, informes y reuniones a cada tiempo, uso de paneles de control).
4. Se recomienda también elaborar un sistema de comunicación de los indicadores, de los componentes de un indicador de gestión, de la forma de su medición y recopilación de datos.
5. Intente usar los indicadores de gerencia más importantes en cuanto a su proyecto particular. No se trata de introducir muchos indicadores a la vez, sino de su calidad y capacidad de mostrar el estado real del proyecto.
¿Cómo decidir cuáles son los indicadores de gestión relevantes para su proyecto?
Hay muchos aspectos que pueden afectar la selección de indicadores dependiendo del tipo de proyecto que ejecuta, detalles particulares y objetivos, entre otras cosas. Al nivel más general, estos son los puntos que puede considerar.
1. Defina el objetivo del proyecto
Este es un paso esencial tanto para la completación exitosa del proyecto, como para la definición de los indicadores claves. En la etapa de planificación del proyecto, podrá establecer índices para medir el progreso y el éxito del proyecto.
Por ejemplo, si el objetivo principal es entregar un resultado en un periodo específicamente limitado, los indicadores de tiempo serán imprescindibles. Si su objetivo es desarrollar y lanzar un producto nuevo, no deben faltar los indicadores de calidad. Ya que estos últimos definen en gran medida el éxito del resultado del proyecto.
2. Considera los datos que puede obtener
Los indicadores de gestión deben basarse en los datos claros. De este modo, si no es posible extraer los datos, es mejor omitir el indicador, o buscar antes las formas de cómo puede obtener la información necesaria para hacer el análisis y sacar conclusiones válidas y fiables.
3. Repase todas las variables de su proyecto
Todos los proyectos son diferentes. Hay algunos que tendrán un presupuesto fijo, una moderada cantidad de tareas y unos plazos claros de comienzo y finalización. Y su objetivo principal será producir un resultado de un coste fijo. Habrán otros que incluirán actividades sin expectativas de retornos de inversión o cualquier tipo de ingreso. Y otros con un enfoque particular en gastos y eficiencia del equipo. Cada uno de ellos tendrá diferentes variables de valor para el proyecto.
¿Cómo controlar los indicadores del proyecto con más facilidad?
La respuesta es simple y directa – usando las herramientas para gestión de proyectos. Para explicarles por qué exactamente es más fácil hacerlo de esta manera, usemos como ejemplo GanttPRO. Al ser una solución todo en uno para planificar y llevar a cabo proyectos en el mismo sitio, el software ayuda a recopilar toda la información pertinente al proyecto y controlar el progreso.
¿Cuál es la utilidad de la herramienta para controlar los indicadores?
- Usando la opción de Zoom puede seguir en un cronograma los plazos de todas las actividades del proyecto o de ciertas tareas
- El diagrama de Gantt visualiza las tareas de una manera fácil de seguir, muestra tareas atrasadas, plazos límites, hitos, ruta crítica del proyecto.
- La opción de línea base permite comparar el plan inicial del proyecto con el plan actual.
- En cuanto a eficacia y rendimiento, tiene funciones de registro de tiempo con informes, funciones de gestión y control de carga de trabajo.
- Brinda funciones para recopilar la información sobre los costes del proyecto y el uso de presupuesto
- Se adapta a diferentes métodos de gestión
- Facilita trabajo colaborativo y transparente para que todos puedan ver cómo contribuyen a los indicadores definidos
Aquí tiene una breve introducción de todas las posibilidades de la herramienta. Y por si la quiere probar ya, regístrese sin ningún compromiso y disfrute de 14 días de prueba gratuita.
