El ciclo de vida de un proyecto es un proceso complejo donde cada etapa puede definir en la misma medida el resultado de todo el proyecto. Una actividad que se aplica en cada etapa y que también se destaca como una fase independiente es el control de proyecto.
Si nunca lo había hecho, el control en los proyectos le puede parecer intimidante. ¿Por dónde y cuándo empezar? ¿Cómo hacerlo? ¿En qué aspectos fijarse?
En este artículo encontrará todas las respuestas y la información importante que debe saber para llevar a cabo la administración y control del proyecto.
- ¿Qué es el control en administración de proyectos?
- ¿Para qué sirve el control de los proyectos?
- Esquema de proceso de control
- Herramientas de control y seguimiento de proyectos
¿Qué es el control en administración de proyectos?
El control de proyectos es un proceso que se realiza a lo largo del ciclo de vida del proyecto y consta de comparación de datos y valores planificados con los datos de proyecto actuales e identificación de cualquier desviación. Y también incluye monitoreo de ciertos aspectos importantes del proyecto. Después, a base de las conclusiones sacadas de este análisis se toman las medidas adecuadas.
Para ser más precisos, el seguimiento y control en los proyectos es un proceso constante. El gerente de proyecto monitorea y analiza el progreso del proyecto y los aspectos clave para ver si están yendo hacia los objetivos de este último. Si en algún momento se descubre que algo no va de acuerdo con el plan, se realiza el análisis de las razones de estas desviaciones y se elaboran medidas para ponerlo en orden y asegurarse que el proyecto se complete correctamente.
Tipos de control
Cabe mencionar que se distinguen varios tipos de control.
El control preliminar que se realiza al inicio del proyecto. También, lo pueden definir como control predictivo. Aquí se definen las estimaciones base con las que se compararán los datos actuales después.
El control actual trata de comparación de desempeño con el plan inicial.
El control final con el que se concluye el proyecto y se analizan sus resultados.
Como pueden ver, en todo caso, el proceso de control por lo general requiere un plan base para poder evaluar cómo va progresando el proyecto. Así que recalcamos la importancia de la elaboración cuidadosa de un plan de proyecto para su éxito.
¿Para qué sirve el control de los proyectos?
Antes de que pasemos a la pregunta sobre en qué consiste el control en los proyectos, hay que dejar claro cuales son los objetivos de control.
1. Asegurar el uso óptimo de los recursos
El control en los proyectos se enfoca en el uso de los recursos. Los responsables observan que a lo largo del proyecto se cumpla el plan inicial y en el caso de uso excesivo se tomen las medidas necesarias. Por ejemplo, obtener aprobaciones, redistribuir recursos de otras tareas, o reducir su uso.
2. Mantener rendición de cuentas
Al asignar las personas responsables por cada tarea del proyecto, los gerentes obtienen una visión clara de quien está encargado de que. De este modo, se establece la rendición de cuentas y es más fácil controlar el proceso de realización del proyecto.
3. Ayudar a tomar decisiones oportunas
El seguimiento y control de proyectos ayudan a descubrir problemas y obstáculos y reaccionar a estos últimos a tiempo. Esto es relevante para todos los aspectos del proyecto y para el resultado final. Por ejemplo, si se surge la probabilidad de la corrupción de alcance del proyecto, o aparecen problemas con el uso de recursos y tiempo de entrega de resultados.
4. Garantizar buena marcha del proyecto
El control en la administración de proyectos es importante porque hace que el proceso sea más predecible, fluido y coordinado. El seguimiento de tareas, por ejemplo, facilita el trabajo colaborativo, la resolución de problemas emergentes con la vista del todo el proyecto y distribución de recursos apropiada.
5. Recopilar los datos para hacer informes
Los informes forman una parte muy importante en la administración y control del proyecto. Al rastrear el progreso del proyecto, el gerente puede anotar toda la información a base de los indicadores establecidos. De esta manera, el control del proyecto facilita la recopilación de datos necesarios para crear informes, analizar el rendimiento posteriormente y tomar decisiones basadas en datos.
6. Asegurar mayor eficiencia
No hay ninguna duda, que el control adecuado de proceso mejora la eficiencia dentro del proyecto. Al monitorear la utilización de recursos y gestionarlo cuando así se requiere, evitar sobrecargas y tiempo inactivo dentro del equipo, y gestionar el tiempo y el desempeño, se puede conseguir una mayor eficiencia.
Esquema de proceso de control
Como cualquier otro ciclo de vida de proyecto, y actividad relacionada con el proyecto, el control es un proceso complejo. Aún así, se puede destacar ciertos pasos básicos del proceso de control de proyecto y ciertos aspectos que requieren control. A continuación, le explicamos ambos.
¿Qué es lo que hay que controlar?
Plazos
Uno de los puntos más importantes de un proyecto es que se complete a tiempo. Para ello, a lo largo de su implementación sobre todo hay que llevar control sobre el cronograma del proyecto. Con esto se puede ver si va con retraso o por delante de lo programado y cuales tareas están atrasadas. A base de esto se buscan soluciones para gestionar el tiempo y volver a encarrilar el proyecto.
Presupuesto
Otro punto sustancial de un proyecto es el presupuesto. Los gerentes deben controlar el uso de presupuesto para garantizar que se cumpla y que no se exceda. Y también deben estar preparados si surge la necesidad de gastos extraordinarios.
Alcance de proyecto
En el comienzo de cada proyecto se hace la declaración de alcance. En ella, se incluye información detallada sobre los objetivos, actividades y resultados. Además, se fijan los plazos y el presupuesto del proyecto. En términos simples, se define lo que se entregará al final del proyecto.
Después, el gerente controla que el proyecto se entregue de acuerdo con la declaración de alcance. Y también intenta evitar la corrupción de alcance que puede provocar retrasos en los plazos de entregas, sobrecargas de trabajo o mala calidad de rendimiento.
Recursos humanos y materiales
La eficiencia en el proyecto depende entre otras cosas de cómo trabaja el equipo. Por eso, es necesario llevar control de su rendimiento y su carga laboral para evitar que unos estén sobrecargados mientras que otros estén sin tareas.
Igualmente, teniendo en cuenta la limitación de recursos en el proyecto, el gestor del proyecto debe controlar su uso adecuado.
Control de cambios en un proyecto
No es una parte obligatoria del proceso de control. Pero si estamos hablando de proyectos complejos, con muchas tareas y personas involucradas, procedimientos y requisitos elaborados, a lo largo de su implementación puede ocurrir la necesidad de cambios. Por ejemplo, en el proceso de desarrollo de software aparece la necesidad de cambiar una función a la fuerza. En estos casos, el cambio puede afectar el plan de proyecto bastante. Y de ahí surge la necesidad de controlar la implementación de estos cambios.
Calidad
Es necesario controlar la calidad de proyecto en todas sus etapas para asegurar y comprobar que cumpla con los criterios establecidos.
¿En qué se fija al controlar la calidad del proyecto? Pueden ser:
- Rendimiento
- Funciones
- Fiabilidad
- Cumplimiento con las especificaciones
- Longevidad de vida
- Facilidad de mantenimiento
- Diseño
Pasos del proceso de control en el proyecto
1. Defina la línea base del proyecto
Una línea de base en la gestión de proyectos es el plan inicial del proyecto que sirve como un punto de referencia para evaluar continuamente el progreso de su proyecto. Las líneas base son cruciales para hacer el seguimiento y el control del proyecto. Con su ayuda es más fácil detectar cualquier desviación en la realización del plan. Además, puede tener una línea base para el proyecto entero y para sus elementos por separado (por ejemplo, costes, alcance, cronograma).
2. Fije las métricas de control
Para medir cómo se implementa el proyecto necesita tener unas métricas cualitativas o cuantitativas. De este modo, podrá evaluar si los entregables cumplen con los criterios de calidad establecidos. O, en el caso de indicadores cuantitativos, si están alcanzando ciertos valores.
Dichas métricas también pueden tomar forma de hitos o puntos de control intermedios. Es decir, en la fase de planificación se definirán los indicadores de control para varias etapas de realización del proyecto, con los que después se medirá el progreso.
3. Haga el seguimiento del proyecto
Una vez complete los pasos anteriores, puede pasar al seguimiento del proyecto y sus indicadores. Por lo general, se usan informes, recopilación de comentarios y datos e interacción con el equipo. El seguimiento y control del proyecto no tratan de una inspección detallada de cada paso en el proyecto, sino de una visión más general basada en métricas relevantes.
4. Evalúe los datos
Este paso requiere actividades y conocimientos analíticos. No es suficiente acumular la información sobre el progreso. Lo que tiene más valor es la interpretación y análisis correctos de estos datos. ¿Qué es lo que está yendo según lo planificado y que no? ¿Por qué está pasando esto? ¿Con qué se relaciona este u otro aspecto? Es esencial hacer una análisis para poder pasar al siguiente paso.
5. Tome medidas
Al detectar alguna desviación o posible problema en las estimaciones del progreso, tendrá que tomar medidas apropiadas. Por ejemplo, reasignar tareas, ajustar el plan, buscar o redistribuir recursos, agregar más actividades, o hacer cualquier otra cosa para encarrilar el proyecto.
Herramientas de control y seguimiento de proyectos
Si está trabajando en un proyecto simple con pocas personas, recursos y actividades, puede usar las herramientas básicas colaborativas para llevar a cabo todo relacionado con cada etapa del ciclo de vida de su proyecto. Uno de estos instrumentos pueden ser las apps de Google para crear hojas de cálculo, documentos y compartir archivos, como un ejemplo.
Sin embargo, puede resultar complicado hacer la gestión, el seguimiento y control de un proyecto elaborado en estas herramientas. En este caso, le conviene usar programas de gestión de proyectos profesionales que incluyen herramientas de control y seguimiento de proyectos.
¿Cuáles son las herramientas de control y seguimiento de proyectos esenciales?
Diagrama de Gantt
Con el gráfico de Gantt los gerentes de proyecto pueden visualizar un plan de trabajo y anotar todas las tareas del proyecto especificando sus fechas y personas responsables. Y si es un diagrama de Gantt online, siempre verá el estado actualizado del proyecto y de cada tarea a simple vista.
Una buena herramienta también ofrece la posibilidad de crear dependencias entre tareas y habilitar reprogramación automática para los casos cuando se realicen cambios en el proyecto. Sin ninguna duda, el diagrama de Gantt es un salvavidas para el seguimiento y control de proyecto.
Cronograma
El control de plazos es un paso indispensable para el éxito del proyecto. Un cronograma de actividades profesional ayuda a gestionar y controlar mejor los plazos de cada tarea por separado y de todo el proyecto. Gracias a su carácter visual, puede ver enseguida si hay algún retraso o impedimento.
Informes
La posibilidad de componer informes en un click ahorra mucho tiempo. Por ejemplo, cada persona que trabaja en una tarea puede registrar el tiempo dedicado a ellas. El gerente podrá ver toda esta información y averiguar en un momento si hay algunos problemas. Y también podrá hacer un informe sobre el uso de tiempo en el proyecto basándose en estos datos.
Lo mismo, con los costes. El software avanzado le permite componer el informe en cuestión de minutos y dedicar más tiempo al análisis de esta información que a la creación del informe.
Carga de trabajo
Las funciones para controlar la carga de trabajo ayudan a los gerentes de proyecto a mantenerla equilibrada para un mejor rendimiento y productividad. Con una herramienta de control y seguimiento de proyectos se puede ver cuando ciertos miembros del equipo están sobreasignados o sin trabajo, y reaccionar de manera adecuada para volver el balance.
Ruta crítica
La ruta crítica es una secuencia de tareas que se tienen que completar para finalizar el proyecto a tiempo. El control de proyectos debe incluir también el control especial de estas tareas críticas.
Si en el proceso se descubre que estas tareas requieren más recursos, el gerente de proyecto puede reasignarlos de otras tareas menos importantes. Incluso, si así lo requiere la situación, se puede cancelar algunas tareas con baja prioridad.
Una herramienta de gestión de proyectos ayuda en el seguimiento y control con la ruta crítica que se construye automáticamente. No la ignore a la hora de escoger un software para su proyecto.
Notificaciones y alertas
Las responsabilidades de un gestor de proyecto son muchas. Y si hay algún instrumento para hacer el trabajo más fácil, hay que usarlo. Mientras que las notificaciones le avisan sobre cualquier actualización en el proyecto, las alertas dirigen la atención a los posibles problemas como sobrecargas, retrasos e inconsistencias. Por eso, es recomendable buscar programas de gestión de proyectos que tengan estas opciones para el control y seguimiento del proyecto.
Un programa que ofrece todas estas herramientas y mucho más es GanttPRO. Con él, puede planificar fácilmente todos los detalles del proyecto, asignar recursos y partes responsables, fijar costes y plazos. Y después puede seguir el progreso de su proyecto controlando todos sus aspectos de manera más fácil posible. Puede probarlo gratis durante 14 días para descubrir si encaja en su proyecto y actividades.