Una de las actividades presentes en cualquier entorno laboral, es la búsqueda de una mayor eficiencia. Todos quieren saber cómo rendir mejor con menos recursos. Dentro de eso, muchos se preguntan si es mejor hacer el trabajo en solitario o optar por el trabajo en equipo en la empresa.
Ambos tienen sus beneficios, pero en breve, según los estudios realizados, si son tareas repetitivas, estándares y/o pequeñas, el trabajo individual puede traer más beneficios. De lo contrario, el trabajo en equipo es más efectivo cuando se trata de actividades complejas. Y como estas últimas forman la gran parte del trabajo, en este artículo hacemos un resumen de trabajo en equipo. En particular:
- ¿Qué es trabajo en equipo?
- ¿Cuál es la importancia del trabajo en equipo?
- Beneficios de trabajo en equipo
- ¿Cómo debe ser un equipo de trabajo?
- Características de trabajo en equipo
- Ejemplo de trabajo en equipo
- ¿Cómo trabajar en equipo?
- Aspectos para mejorar el trabajo en equipo
¿Qué es trabajo en equipo?
Antes de pasar a la definición de equipo de trabajo, veamos primero qué es un equipo. Un equipo en trabajo es un grupo de personas que comparten el mismo objetivo de su empresa, departamento o unidad. De ahí, es muy fácil deducir que significa trabajo en equipo. Es una actividad que consiste en la contribución de los miembros del equipo a un objetivo compartido.
En el contexto de gestión de recursos humanos, este concepto se ha estudiado mucho para definir qué características posean equipos de trabajo, qué beneficios aportan a la empresa y al trabajo, y cómo trabajar en equipo para mejorar el rendimiento y el resultado. De esto hablaremos a continuación.
¿Cuál es la importancia del trabajo en equipo?
En términos generales el trabajo en equipo, cuando está hecho bien, ayuda a entregar mejores resultados y así aumenta el rendimiento de la organización. Estos son los beneficios del trabajo en equipo.
Beneficios de trabajo en equipo
1. Asegura mejor productividad
Es difícil que una persona sea experta en todo. Cuando forma el equipo para el tipo de actividad de su organización, puede involucrar especialistas en diferentes temas que juntos harán el trabajo más rápido y mejor, que si una persona sola.
Además, al juntar expertos en diferentes temas y con experiencia variada, puede hacer sesiones de lluvia de ideas, y así encontrar soluciones que igual no se ocurrirían en trabajo solitario.
En un entorno laboral pueden haber tareas de diferentes caracteres. Algunas que requieren mucha comunicación, u otras que requieren trabajo asiduo y fastidioso. Al tener varias personalidades en el equipo, puede afrontar más tipos de trabajo.
2. Más rendición de cuentas y control
No solo se trata de detectar cuando uno de los miembros comete algún error o su desempeño empeora. Pero también de motivar al empleado a trabajar mejor al saber que de su trabajo depende el resultado del equipo.
El equipo puede también ayudar uno a otro, si ven que es necesario. Por ejemplo, compartir conocimientos, experiencias y dar algún consejo a su compañero del equipo.
Incluso, a veces pueden ver algún error que el otro no ve, y destacar antes de que impacte el resultado final.
3. Velocidad
Un buen equipo siempre será mejor que un buen experto individual en términos de velocidad. Primero, porque al dividir el trabajo entre varias personas, se hace más rápido. Segundo, porque un equipo puede proporcionar más soluciones a base de sus propios dominios y experiencia, que una sola persona.
4. Más ideas no ordinarias
Si los compañeros del equipo complementan uno a otro, igual traen diferentes perspectivas a cómo hacer el trabajo y que hay que hacer. Las ideas que pueden parecer súper obvias a unos, pueden resultar geniales para otros. Juntos, todos pueden dar forma a una idea con el fin de que salga una solución brillante.
5. Posibilidad de crecer y aprender juntos
Cada miembro del equipo puede aprender del otro, compartir sus conocimientos o dar opinión sobre el trabajo del otro. Puede ser un mínimo detalle que al final resulte en mejor resultado y menores errores. Y qué mejor, que surja naturalmente en el proceso de trabajo. Es decir, puede ir a un taller, o hacer un curso, pero aún así nada puede reemplazar la experiencia real del día-a-día de su entorno de trabajo.
Otro aspecto importante es que en un equipo que en general rinde buenos resultados, su miembro va a intentar a llegar a su nivel, para sentirse más cómodo. Esto también afecta positivamente el desempeño general.
¿Cómo debe ser un equipo de trabajo?
Hay varios componentes con los que debe contar un buen equipo de trabajo, que también están vinculados a las características de trabajo en equipo.
Usualmente, entre los requisitos principales para un equipo están que sea más o menos pequeño. Cuanto más grande, más difícil es organizarse y llegar a acuerdos.
Tal y como se define el concepto, un equipo debe tener un objetivo en común, que es el objetivo de su trabajo. Los ejemplos más simples: curar a personas — para los médicos, aumentar ventas — para el equipo de ventas en un comercio, promocionar el producto o servicio — para un equipo de publicidad, etc.
Características de trabajo en equipo
El objetivo de formar un equipo es conseguir todos los beneficios de uno. Y además hacer que el resultado anticipado para el proyecto, empresa u otro tipo de entidad, traiga más retornos a menores costos. Es decir, lo primero que se busca de un equipo es que sea eficaz.
Y cómo puede saber si su equipo está en buen trayecto? Estas son algunas características que debe tener el trabajo en equipo para asegurar el resultado deseado:
- Un objetivo desarrollado y explicado a todos sin resguardos.
- Orientación común al resultado y de alta calidad.
- Conjunto de expertos que complementan uno a otro, que pueden cumplir con sus responsabilidades y aportar valor a la actividad que realizan.
- Compromiso entre los miembros del equipo y participación de todos e iniciativa.
- Buen ambiente tanto entre gerentes y ejecutivos, como entre los compañeros, y confianza.
- Un buen líder o gerente que ayude al equipo a conseguir más
- Apoyo y asistencia entre los miembros de equipo.
- Consideración de todas las opiniones
Ejemplo de trabajo en equipo
Dentro de muchos ejemplos de trabajo en equipo, podríamos mencionar los más típicos:
- Trabajo de un equipo de ventas
- Trabajo en equipo en una agencia de publicidad/marketing/organización de eventos
- Trabajo en equipo en una consultoría
- Trabajo en equipo en obras y construcción
- Trabajo en equipo en cualquier ámbito de servicios
- Trabajo en equipo en producción
- Trabajo en equipo en proyectos sociales, educativos, culturales
- Y otros
¿Cómo trabajar en equipo?
Existen varias prácticas y técnicas para trabajar en equipo con más eficiencia, pero también existen principios básicos que son esenciales para el trabajo en equipo en cualquier caso.
Mantener ciertos valores
Para hacer el trabajo en equipo debe haber respeto y consideración de todos sus miembros. Hay que considerar la opinión de cada miembro del equipo, escuchar y respetarla. Incluso, cuando no coincide con la suya.
Establecer una comunicación efectiva
Otro de los pasos esenciales de trabajo en equipo, es la comunicación continua y clara. De hecho esto es la base de interacción ya sea un equipo, un grupo de personas u otro colectivo. Donde hay más de una persona es esencial saber comunicar. Y en un entorno laboral es aún más importante, ya que la mala comunicación puede llevar a pérdidas y otros problemas.
Dejar bien claros los objetivos y metas
Hay que tener objetivos y metas claras. Al fin y al cabo una de las características de trabajo en equipo es que es una actividad realizada para conseguir un objetivo común. Si todos interpretan este objetivo de una manera diferente, definitivamente habrá un problema con el resultado.
Fijar indicadores
Para que el equipo pueda ver cómo se está alcanzando el objetivo o cual es el resultado final, puede resultar útil establecer algunos indicadores de trabajo. Eso también puede ser una motivación extra para el equipo.
Establecer el sistema de prioridades para el trabajo, plazos e hitos
El gerente de equipo podría elaborar el plan de trabajo. Un buen plan sirve como un punto de referencia y control de estado del proyecto. Todos pueden ver en qué están trabajando en este momento, que es lo siguiente y que problemas hay.
Además, si el plan lleva plazos fijos e hitos mostrados, igual que el cronograma de actividades, cada miembro de equipo podrá seguirlo y reducir así retrasos y pausas innecesarias.
Optimizar reuniones
A pesar de tener muchos beneficios, el trabajo en equipo tiene algunas desventajas también. Una de ellas es la necesidad de coordinar el trabajo y tomar decisiones a base de varias opiniones que pueden ser completamente distintas. El trabajo en equipo conlleva muchas reuniones. Y es importante encontrar el equilibrio, para poder coordinar y sincronizar todo, y no pasar todo el día de una reunión a otra.
Aspectos para mejorar el trabajo en equipo
Puede que ya tenga un sistema establecido de trabajo en su equipo, y su pregunta es, ¿cómo mejorar el trabajo en equipo? Una de las tendencias es aspirar a construir un equipo de alto rendimiento. En qué consiste esta idea?
- En proponer objetivos más ambiciosos (pero, ojo, alcanzables), y no tratar de evitar los retos, sino al revés.
- Buscar maneras de mejorar el trabajo, los procesos y los resultados y experimentar.
- Alientar la actitud proactiva de cada miembro del equipo.
¿Cómo mejorar el trabajo en equipo usando software especializado?
Otro aspecto importante para mejorar el trabajo en equipo, es confiar en el poder de las tecnologías modernas. Hoy en día, ha evolucionado mucho la industria de programas que simplifican muchos aspectos de trabajo en equipo. Usándolas, puede ahorrar el tiempo, asegurar mejor rendimiento en su equipo y anticipar mejores resultados para su organización.
Un software de gestión de trabajo bueno permite:
Planificar
Anotar el plan de trabajo, especificando las fechas de inicio y finalización de cada tarea, y hacer el desglose de trabajo. Una de las funciones muy útiles es la posibilidad de crear un plan base y comparar el progreso con él en cada momento.
Visualizar
Un software de gestión de trabajo, permite visualizar el trabajo con un diagrama de Gantt o tarjetas Kanban dependiendo del tipo de actividades. ¿Por qué es bueno? Porque la visualización es una forma comprobada de aumento de eficiencia en el trabajo.
Asignar recursos adecuadamente
Por un lado, las funciones de asignación de recursos, es una ayuda al gerente del proyecto, porque puede distribuir los recursos y redistribuirlos cuando es necesario para usarlos de manera óptima. También puede ver cuando un recurso está sobrecargado o, al revés, esperando tareas, y reaccionar para mejor eficiencia. Todo esto, en su turno, permite al equipo trabajar en un entorno ordenado y con una carga de trabajo adecuada.
Gestionar tiempo y plazos
Para mejorar la eficiencia muchas veces se necesita medir el tiempo dedicado a las actividades de trabajo y analizarlo. Con un software de gestión de trabajo puede registrar el tiempo invertido en tareas, crear informes y ver en qué puede mejorar o hacer estimaciones para tareas parecidas.
En cuanto al control y gestión de plazos, tiene notificaciones de vencimiento, tareas atrasadas y un cronograma de actividades visual para no perderse entre todas las tareas.
Colaborar
La ventaja innegable de los programas modernos para la gestión de trabajo, es que funcionan online. Esto hace que el trabajo en equipo y la colaboración sean pan comido. Puede dejar comentarios, menciones, adjuntar archivos, tener un espacio común para seguir el progreso y ver el alcance de trabajo.
Todo esto, puede reducir la necesidad de hacer reuniones interminables. Pero a la vez mantener una colaboración estrecha y productiva durante todo el día.
Todas estas funciones y muchas otras puede encontrar en GanttPRO, una herramienta para gestión de proyectos y tareas. Hay una prueba gratuita de 14 días para ver cómo mejora el trabajo de equipo y el proceso en general. Pruébelo y ya no sabrá trabajar sin él.