В современном мире проектного менеджмента существует множество способов управления рабочим процессом. Гибкие и каскадные методологии, их разновидности и гибриды. В этой статье вы узнаете об одном из самых старых методов управления проектами — доске канбан.
Корни этого термина уходят в давние времена. Слово «канбан» состоит из двух японских иероглифов: «кан» — видимый, визуальный, и «бан» — карточка или доска. То есть слово «канбан» означает «рекламный щит, вывеска, сигнальная карточка». Главная функция такой карточки — визуализировать важную информацию.
В начале 17 века в Японии утихли частые и разрушительные послевоенные конфликты и социальные потрясения предыдущих лет. Страна вступила в этап спокойствия и экономического роста. Благосостояние людей улучшалось, улицы японских городов заполнялись магазинами и предприятиями.
Чтобы привлечь внимание клиентов и повысить спрос, владельцы стали делать специальные вывески на входе в такие заведения. На них предприниматели иллюстрировали, какие скидки, услуги и товары предлагают покупателям. Так, на улицах и родился термин «канбан».
В середине 20 века метод, основанный на канбан-карточках, применяли на автомобильном заводе Тойота. Делалось это для того, чтобы не загромождать склады автозапчастями, а регулировать уровень заготовленных и потребляемых запасов. Например, потолок на количество машинных дверей, поставляемых одномоментно, составлял 10 штук. Как только последнюю дверь отдавали в сборку, работник отправлял запрос на следующие десять. Так, детали не пылились на складах без дела, а схема их оборота работала как часы.
Таким образом функционировали все отделы завода, работающие строго по запросу. Ресурсов производили столько, сколько было заранее заказано. А даже если количество запчастей увеличивалось, система автоматически подстраивалась под изменения.
В результате Тойота из убыточной компании превратилась в одного из мировых лидеров в области автомобилестроения. А Тайити Оно, работник, который первым внедрил Канбан в работу предприятия, прошел через все руководящие должности и вскоре стал исполнительным вице-президентом корпорации.
В начале 21 века ключевые игроки в индустрии программного обеспечения начали применять Канбан, чтобы улучшать и оптимизировать рабочие процессы. Из статьи вы узнаете все о методологии канбан и как канбан-доски применяются в сфере IT.
Что такое канбан
Канбан (иногда Камбан) — это способ управления проектами, который относится к методологии Agile. Основная его задача — визуализация каждого этапа реализации бизнес-плана.
Kanban помогает сделать рабочий процесс более прозрачным и эффективным, выявить и устранить потенциальные недостатки, а также равномерно распределить роли среди членов команды. Таким образом, шансы на завершение проекта с минимальными затратами и в срок повышаются.
Главная особенность методологии Канбан — гибкость и готовность к изменениям в любой фазе рабочего процесса. Имея постоянный доступ к каждому этапу проекта, проектный менеджер может постоянно улучшать процессы его выполнения, контролировать загрузку команды, оценивать риски и оперативно предотвращать возможные ошибки.
Доска канбан
Доска канбан — это визуальный инструмент, который помогает следить за текущим положением дел организации и упрощает общение в команде. Этот ключевой элемент методологии Канбан дает возможность постоянно оптимизировать бизнес-процессы и способствует повышению качества работы команды.
Доска kanban используется во многих профессиональных областях, а также жизненных сферах: как на производстве или в строительстве, так и в интеллектуальной работе; как в управлении различными проектами, так и в планировании личных дел, постановке целей.
Принцип работы такой доски очень прост. Для иллюстрации хода выполнения проекта используются карточки, которые обозначают задачи, и столбцы, обозначающие этапы рабочего процесса в хронологическом порядке.
Карточки с задачами перемещаются слева направо по мере их выполнения. Как раз эта механика делает рабочий процесс максимально прозрачным и держит команду в курсе изменений и появления новых задач.
Визуализация работы на доске канбан повышает продуктивность, упрощает процесс управления ресурсами и устраняет хаос на рабочем месте. Например, разработчик не успел закончить задачу, а ему уже пришла следующая. Менеджер проекта сразу же увидит, что работник перегружен. Чтобы решить вопрос, менеджер либо поставит на паузу входящие задачи, либо перенаправит их другому члену команды.
Доска ― первостепенный элемент методологии Agile. Этот инструмент используется как в Kanban, так и в Scrum методологиях. Каждый член команды всегда имеет доступ к доске и возможность следить за ходом выполнения проекта.
Какие доски канбан бывают
Канбан применяется во многих профессиональных областях, от производства и продаж до программирования и организации мероприятий. Сфера, в которой используется доска, часто определяет, будет ли она реальной или виртуальной.
Реальная доска — базовый и самый простой вид доски канбан. Она представляет собой меловую или магнитно-маркерную доску, разделенную на необходимое количество вертикальных столбцов. Команды размечают доску, устанавливают правила работы с ней, дают название столбцам, клеят стикеры с кратким описанием задач и перемещают их по мере выполнения рабочего процесса.
Преимущество такой канбан-доски в том, что она всегда доступна в режиме офлайн. В любой момент ее можно увидеть, внести корректировки, обсудить с коллегами интересующие моменты и быть уверенным, что работа не остановится, если в офисе пропадет электричество.
Когда система Канбан приобрела высокую популярность среди разработчиков программного обеспечения и инженеров, доски претерпели цифровую трансформацию. Появились виртуальные доски. Они подходят командам, работающим удаленно либо находящимся в разных локациях. С цифровыми досками у таких команд есть доступ к плану реализации проекта в любой удобный момент и из любой точки планеты.
Достоинствами цифровой канбан-доски являются скорость ее настройки, простота совместного использования с другими участниками проекта, возможность общаться с коллегами и оставлять комментарии в режиме онлайн, не организовывая для этого совместных встреч и собраний.
Составляющие доски канбан
Как уже рассказывалось ранее, в основе создания канбан-доски лежат два компонента: столбцы и карточки.
Карточка — это то, как выглядит задача, ее визуализация. Канбан-карточка представляет работу, которую необходимо выполнить для завершения проекта. Она содержит информацию о задаче: название и описание, даты работы и члена команды, назначенного на выполнение карточки.
Столбцы обозначают этапы в ходе выполнения проекта. Каждая вертикальная колонка отражает отдельную фазу рабочего процесса и идет слева направо в хронологическом порядке. Количество фаз варьируется от сложности проекта и профессиональной сферы, в которой он реализуется.
Для составных и многоуровневых проектов доски выглядят иначе. Вот, например, вариант kanban-доски для реализации IT-продукта.
C помощью такой доски легко вести несколько проектов одновременно, используя карточки разных цветов: один цвет ― один проект.
Цифра 6 в колонке «В работе» обозначает количество задач, которые можно запланировать одновременно. А число три в столбце «Разработка» ограничивает максимальное количество задач для команды разработчиков до трех. Это называется лимитом незавершенной работы (limiting work in progress). Он помогает не перегрузить команду и четче контролировать ход выполнения проекта.
А для разделения действий по командам, местоположению, ресурсам или ролям менеджеры проектов используют горизонтальные дорожки (swimlanes).
Пример доски канбан
С теорией мы закончили. Теперь, когда вы знаете все о досках канбан, мы покажем, как они выглядят на практике.
Рассмотрим два примера канбан-доски онлайн.
1. Trello
Этот инструмент одним из первых приходит на ум, когда речь заходит о работе с канбан-досками онлайн. Программа особенно подходит для несложных проектов и маленьких/среднего размера команд.
Интерфейс прост и интуитивно понятен; регистрация и базовые настройки осваиваются буквально за час. С помощью инструмента вы сможете быстро создать необходимое количество досок, столбцов, назвать их, запланировать задачи и добавить участников проекта.
Также при создании доски можно выбрать и использовать готовый шаблон для самых разных профессиональных сфер: от управления командой программистов до организации мероприятия.
Возможности Trello:
- Добавлять, изменять заголовки столбцов, карточек.
- Добавлять описание.
- Смотреть историю действий.
- Формировать чек-лист (список подзадач для выполнения задачи).
- Устанавливать дедлайны.
- Прикреплять вложения.
- Архивировать задачи, окончательно удалять их.
- Делиться проектами с помощью ссылки.
Еще одним преимуществом инструмента управления проектами является настройка видимости каждого проекта. Доски могут быть:
- Приватные. Просматривать и изменять их могут только те, кого администратор добавил выборочно.
- Командные. Доступ к такой доске есть у нескольких человек, которые объединены в настройках в команду.
- Доска организации. Доступ по принципу командной доски. Отличие только в расширенном функционале, который доступен по платной подписке.
- Публичные. Доски доступны для всех, у кого есть ссылка. Их легко найти с помощью поиска, однако изменения вносят только участники доски.
Если вы только начинаете осваивать доски канбан, Trello станет хорошим вариантом для эффективного и простого старта работы с этим инструментом.
2. GanttPRO
GanttPRO — программа для управления задачами онлайн в виде диаграмм Ганта. Инструмент позволяет планировать проекты, расставлять приоритеты, оценивать риски и эффективно взаимодействовать с командой. Широкий функционал программы способствует успешному ведению проектов, управлению ресурсами, бюджетами и дедлайнами.
Помимо временной шкалы, вы можете отслеживать и управлять проектами и задачами в виде kanban-доски. Инструмент дает возможность сортировать существующие задачи по статусу («Открыт», «В работе», «Выполнено», «Закрыт»), приоритету (самый низкий, низкий, средний, высокий, самый высокий) и исполнителям.
Используя функцию перетаскивания, вы с легкостью можете перемещать карточки в нужный столбец в считанные секунды. Также в один клик можно свернуть любой из столбцов.
Двойное нажатие на любую из карточек открывает настройки задачи. Здесь находится подробная информация о ней, а именно:
- Начало — дата, когда задача была создана.
- Завершение — предполагаемая дата окончания работы над задачей.
- Исполнитель — человек или несколько, назначенные на выполнение задачи.
- Прогресс.
- Статус карточки.
- Крайний срок выполнения задачи
- Приоритет задачи.
- Трудозатраты.
- Тип (Задача или Веха).
- Сколько времени затрачено на задачу (можно вручную ввести количество часов либо включить таймер).
- Длительность.
Кроме того, ниже вы можете добавить описание карточки, прикрепить файлы (с компьютера или Google Disc), а также создать связи и оставить комментарии.
На каждой карточке в свернутом виде размещена информация о названии задачи, ее исполнителе или исполнителях, дате создания карточки, а также о наличии или отсутствии комментариев и прикрепленных файлов.
И хоть создавать новые задачи и вехи в GanttPRO возможно только в режиме временных диаграмм, доска канбан станет полезным дополнением для еще более удобного, быстрого и эффективного управления задачами.
Канбан доска vs. скрам доска
По данным последнего общественного исследования «State of Agile» (проводится ежегодно с 2006 года среди тысяч профессионалов из сферы IT со всего мира), 75% процентов опрошенных команд используют для реализации проектов методологии Scrum, Kanban либо их гибрид.
Если вы когда-либо были частью Agile-команды, то вероятно вы работали и со скрам-доской. Визуально она мало отличается от доски kanban: те же столбцы с названиями этапов реализации проекта и те же карточки, в которых хранится информация о задачах.
Основное различие между этими типами досок заключается в том, что kanban-команды сосредоточены на сокращении времени, затраченного для успешного завершения проекта, а команды scrum работают в структурированных и ограниченных по времени итерациях (как правило двухнедельных спринтах).
Эти спринты неизменны и зачастую повторяются на протяжении долгого времени, в то время как выполнение проекта с помощью доски kanban означает его полное завершение. В следующий раз такая доска будет создаваться с нуля и подгоняться под потребности нового проекта.
Еще одним отличием досок скрам и канбан является то, что в первой четко распределены роли членов команды, а в канбан-доске исполнитель одной задачи может перейти к выполнению другой, если в этом появится необходимость. Другими словами, канбан-команды более гибкие и могут себе позволить вносить изменения в ходе реализации проекта. У тех, кто работает со скрам-досками, такой возможности нет.
Подведем итог
Доска канбан — отличный помощник в управлении и успешном завершении проектов. С ее помощью вы легко визуализируете рабочий процесс, соберете информацию о задачах и их исполнителях в одном месте и наладите коммуникацию в команде.
Такая доска особенно подойдет вашей команде, если запланированный проект не слишком сложный и многоуровневый, компания не слишком крупная, а руководство не боится изменений в ходе реализации бизнес-плана.
Важно помнить, что вы всегда можете комбинировать различные методологии управления проектами и инструменты, чтобы найти или даже изобрести доску, правила и приемы, которые лучше всего подойдут для вашего проекта. Ведь универсального рецепта все еще не существует, поэтому для достижения высоких результатов стоит искать, экспериментировать и пробовать различные способы ведения проектов.