Растет количество проектов и задач? Не знаете, какие из них запустить в первую очередь, а от каких и вовсе отказаться?
Расставить приоритеты вам поможет портфель проектов.
Что такое портфель проектов?
Портфель проектов — это определенное количество проектов, над которыми работает компания для достижения одной из стратегических задач бизнеса.
Если у организации в приоритете не одна цель, то и портфелей понадобится несколько. Каждый из них будет курироваться специальным подразделением или отделом.
Пример портфеля проектов
Представьте, вы работаете в магазине косметики. Руководство пришло к решению, что главной «фишкой» позиционирования магазина на рынке будут не широкий ассортимент и эксклюзивность брендов, а низкие цены.
Стратегия определена. Теперь из списка запланированных и текущих проектов организации команда выбирает те, что максимально соответствуют заданной цели. Из них и будет состоять портфель, который поможет эффективно контролировать путь от бизнес-идеи до ее реализации.
Для чего нужен портфель проектов?
Чем многочисленнее компания, тем сложнее справляться с большим количеством внутренних процессов. Со временем становится сложнее разобраться в предложенных проектах и выбрать те, которые будут наиболее рентабельны в условиях заданной стратегии. Неправильное распределение задач и сил, вероятнее всего, приведет к перерасходу средств, сорванным дедлайнам и ухудшению качества работы организации.
Как избежать такого сценария?
Для того чтобы оптимизировать процесс расстановки приоритетов, анализировать результативность работы команды и повышать ее продуктивность, управлять ограниченными ресурсами для достижения общих бизнес-целей и используют портфель проектов.
Создание портфеля поможет:
- В любой момент оценить общее состояние компании.
- Управлять несколькими проектами одновременно.
- Помнить о постоянной корреляции задач, целей и ценностей организации.
- Расставлять приоритеты, оценивать риски.
- Четко видеть финансовую картину.
- Контролировать загруженность трудовых ресурсов.
- Сократить количество конфликтных ситуаций при выборе проекта.
- Сэкономить время на принятие решений.
- Акцентировать внимание команды на общий результат, а не на выполнении отдельных проектов.
- Вовремя «свернуть» проект, если он перестал соответствовать бизнес-приоритетам компании.
По данным опросов консалтинговой компании по управлению проектами PM Solutions, количество организаций, использующих портфель проектов, выросло с 64% в 2003 году до 71% в 2013 году. А 26% опрошенных в том же исследовании рассказали, что после внедрения такого метода работы в компанию окупаемость инвестиций (ROI) выросла на 25% и выше.
Однако, чтобы воспользоваться всеми достоинствами ведения портфеля, о которых написано выше, недостаточно лишь выбрать самые важные для компании проекты и запустить их.
Управление портфелем проектов
Управление портфелем проектов (РРМ) — это создание надежной системы, которая позволяет эффективно руководить проектами в рамках заданной стратегии, соблюдая при этом ценности компании.
Другими словами, этот процесс помогает расставить приоритеты и понять, какие из проектов окажут наиболее благотворное влияние на развитие бизнеса.
Руководя портфелем, не забывайте оценивать действенность проектов на каждом этапе их реализации.
Перед каждым из этапов задавайте следующие вопросы:
- Все ли проекты соответствуют общему назначению портфеля?
- Получает ли компания преимущества от их выполнения?
- Остались ли прежними сроки реализации проектов?
- Приведет ли успешное завершение всех проектов к заданной цели?
Если ответ хотя бы на один из этих вопросов «нет», потребуются оперативные действия, чтобы исправить ситуацию.
Управление проектами и управление портфелем проектов: PM vs PPM
Хорошая стратегия — первостепенный, играющий ключевую роль компонент для развития и роста бизнеса. Но не единственный.
Реализовать даже самую гениальную стратегию невозможно без инструментов ежедневного планирования. Они поддерживают и помогают поэтапно реализовывать идею, отображают актуальную картину и дают полное понимание ситуации.
Управление проектами и управление портфелем проектов — две стороны одной медали для ведения бизнеса.
Так в чем же разница между управлением проектами и управлением портфелем проектов?
Опытный специалист в области управления бизнесом Роберт Буттрик сказал:
Управление проектами — это грамотное их выполнение, а управление портфелем — это правильно подобранные проекты
.В обоих случаях менеджеры определяют сроки, ведут бюджеты, оценивают риски и контролируют загруженность каждого из работников.
А вот менеджер проектов сосредоточен на максимально эффективной реализации каждого из них.
Иначе говоря, управление портфелем — это контроль общей картины из выбранных проектов, ведущих к достижению главных целей компании, а управление проектом — успешное завершение конкретного проекта или нескольких в заданный срок.
Программа для управления портфелем проектов
Работа в многочисленной команде подразумевает нескончаемый поток мыслей, идей и стратегий развития. Каждый работник предлагает различные проекты, варианты их реализации. Это приводит к конкуренции за ресурсы и средства, которые, как известно, не безграничны.
Не утонуть в водовороте планов и предложений, оптимизировать процесс выбора и постоянно держать руку на пульсе поможет функционал онлайн диаграммы Ганта для управления проектами GanttPRO.
С помощью сервиса теперь можно создавать и руководить портфелями проектов. Доступная и интуитивная система управления позволит:
- Управлять выбранными проектами одновременно.
- Следить за их статусом и обновлениями.
- Оставлять комментарии, прикреплять файлы к задачам сразу из нескольких проектов.
- Управлять трудовыми ресурсами, финансами, сроками выполнения.
Делайте все это, не переключаясь с одного проекта на другой.
Как управлять портфелем проектов в GanttPRO
Создать портфель можно двумя способами:
1. На панели слева выбрать «Все проекты», справа от каждого нажать на три точки и выбрать опцию «Создать портфель проектов».
2. Нажать «+» внутри белого круга на левой боковой панели, кликнуть на «Создать портфель проектов» и добавить столько проектов, сколько потребуется.
Вот и все, ваш портфель готов. Далее работа продолжается в привычном режиме. Все проекты в портфеле отображаются в том же виде, что и по отдельности.
Название портфеля состоит из названий всех выбранных проектов, перечисленных через запятую. В любой момент вы можете переименовать его.
Кроме того, если вы решите удалить проект из портфеля, он не пропадет из списка доступных проектов компании. Полное удаление портфеля также сохранит каждый проект по отдельности.
Так просто, буквально в несколько кликов, перед вами открывается возможность оптимизировать рабочие процессы в компании. Управляйте проектами, создавая портфели, ставьте новые цели и достигайте их вместе с GanttPRO.