10 Систем для Управления Проектами: Мощно, Надежно, Эффективно

Загубить проект легко, чрезвычайно легко. Достаточно упустить из виду одну задачу, неправильно распределить загрузку, не учесть стоимость ресурса – и вы получаете проект, которому нужен спасательный круг.

К счастью, идущие ко дну планы, графики и кампании можно не только вовремя спасти, но и заранее предотвратить нежелательный ход событий. Рынок программного обеспечения предлагает десятки систем, программ, сервисов и инструментов для управления проектами.

Здесь же можно столкнуться с другой проблемой – как выбрать инструмент для планирования. Поиски программы могут затянуться, и выбор сам по себе станет приоритетом, а не своевременное и эффективное управление.

В этой статье вы найдете список надежных сервисов, которые подходят как для личного, так и командного планирования задач и проектов. Также бонусом предлагаем еще один инструмент для мониторинга компьютеров сотрудников. 

Системы для управления проектами

Эти системы нужны для планирования и управления задачами и датами, ресурсами, стоимостью и бюджетом.

Большинство из таких программ также подходят для организации взаимодействия между членами команд.

В отчете «Pulse of the Profession» за 2019 год «Института управления проектами» (Project Management Institute, PMI) – всемирной некоммерческой профессиональной организации по управлению проектами, указывается, что 61% компаний, использующие системы для управления, завершают проекты вовремя. И только 41% организаций сообщают об успехах без использования таких программ.

О выгоде использования таких систем, и как это отражается на проектах, можно многое узнать из статистики.

Итак, на какие программы для управления проектами стоит обратить внимание:

1. GanttPRO
2. Bitrix 24
3. Wrike
4. Asana
5. Active Collab
6. Basecamp
7. Trello
8. Hygger
9. Smartsheet
10. Monday

Рассмотрим подробно каждую систему.

1. GanttPRO

Эта современная и профессиональная система для управления проектами представляет собой онлайн диаграмму Ганта.

Работать просто: в считанные минуты вы создаете задачи, которые размещаются по вертикальной оси, и указываете их даты, которые отображаются на горизонтальной оси. В результате получается визуализированный график, при беглом взгляде на который легко понять объем работ и даты по проекту. Доступна работа с PDF форматом.

При этом GanttPRO не просто диаграмма Ганта. Инструмент подходит для управления ресурсами и стоимостью проекта, а также для командной работы и контроля затраченного времени. Еще GanttPRO — эффективная Agile система управления проектами.

Сфера применения системы ничем не ограничена: это может быть строительство, разработка ПО и IT, производство, сфера услуг, маркетинговая кампания, организация мероприятий, обучение и т.д. Для этих целей сервис предлагает готовые шаблоны диаграммы Ганта.

Преимущества GanttPRO:

• Красивый UX/UI дизайн, интуитивный интерфейс.
• Требует около 10 минут на полноценное изучение инструмента.
• Соотношение цена-качество.
• Интерфейс и служба поддержки на русском языке.
• Подходит для управления личными и командными проектами.
• Возможность переключения на доску задач.
• Настраиваемые колонки для персонализации проектов.
• Мощные возможности для управления ресурсами.
• Интеграция с JIRA Cloud, Google Drive, Slack.
• Готовые шаблоны для быстрого старта.
• Портфель проектов.

Недостатки GanttPRO:

• Нет быстрого решения для работы с повторяющимися задачами.

Вывод

Доступный инструмент для управления проектами с интуитивным интерфейсом. Дает четкую картину по всем задачам в личных и командных проектах.

2. Bitrix 24

Мощная система, в которой возможность управлять проектами и задачами представлена как одна из других возможностей. Bitrix 24 также предлагает CRM для продаж; контакт-центр, который объединяет каналы коммуникации с клиентами; возможность создавать сайты и интернет-магазины; пространство для общения внутри компании.

В сервисе легко создавать задачи, которые можно организовать в виде списка, диаграммы Ганта, Kanban доски. Система напомнит о них, чтобы вы ничего не упустили. Есть возможность назначать роли: ответственный, постановщик и наблюдатель.

Преимущества Bitrix 24:

• Возможность создавать шаблоны для повторяющихся проектов.
• Есть приложение для iOS и Android.
• Связь задач с CRM.
• Интерфейс и служба поддержки на русском языке.
• Роботы для постановки задач по заданному заранее сценарию.
• Возможность оценивать эффективность работы сотрудников.

Недостатки Bitrix 24:

• Не интуитивный интерфейс.
• Требует время на изучение, обучение и внедрение.

Вывод

Сервис, который в большей степени разработан для работы с CRM. Если нужно здесь и сейчас создать проект, Bitrix не подойдет.

3. Wrike

Wrike подходит под требования, которым должна отвечать система управления проектами. В большей степени сервис ориентирован на большие команды, хотя на сайте обозначено, что для совместной работы подходит он для команд всех размеров.

Инструмент поможет распределить обязанности и обозначить приоритеты. Есть диаграмма Ганта, возможность управлять ресурсами и загрузкой членов команды, опция настройки и обновления статусов. В целом, система предлагает множество возможностей для повышения эффективности командной работы над проектом.

Преимущества Wrike:

• Полноценная работа над проектом.
• Есть мобильные предложения для iOS и Android.
• Много синхронизаций.
• Интерфейс и служба поддержки на русском языке.
• Теги для изображений и видео.
• Интерактивные отчеты.

Недостатки Wrike:

• Долгий период ознакомления с программой.
• Высокая стоимость.

Вывод

Мощная система, которая поможет организовать всю работу над проектом. Стоимость может стать препятствием для начала работы для многих команд.

4. Asana

Инструмент подойдет для небольших команд и личного пользования. Asana поможет фокусироваться на целях, самих проектах, ежедневных задачах, вехах и дедлайнах. В целом, система может использоваться для ведения дорожной карты продукта.

Сервис хорошо визуализирован, и вы точно отметите его дизайн. Asana как система управления задачами и проектами и планировщик задач для бизнеса и сотрудников отлично подходит для ведения маркетинговых и креативных кампаний.

Но этими сферами применение инструмента не ограничивается. Его можно использовать для ведения и управления проектами в дизайне, IT отделах, HR, финансах и продажах, разработке, в организации мероприятий и др.

В 2018 году был реализован принцип временной шкалы (англ. timeline), который составляет основу диаграммы Ганта. И все же эту систему вряд ли можно назвать полноценным графиком Ганта.

Преимущества Asana:

• Дизайн.
• Много синхронизаций.
• Применим во многих сферах.

Недостатки Asana:

• Не для больших команд.
• Не поддерживается русский язык.

Вывод

Приятный дизайн, хорошие функциональные возможности. Этот сервис для управления проектами может подойти многим командам.

5. Active Collab

Active Collab, возможно, не так известен, как многие другие системы для управления проектами. Несмотря на эту деталь, это достаточно распространенная программа среди команд и менеджеров.

Здесь вы найдете типичный набор возможностей. Этот онлайн сервис управления проектами поможет разбить проект на задачи и подзадачи и соединить их зависимостями. Все дедлайны, общение и активность централизованы, что поможет быть в курсе событий.

Есть много интеграций с другими сервисами для управления планами и задачами, для проведения платежей и другими инструментами.

Преимущества Active Collab:

• Несколько способов отображения задач.
• Настраиваемая сортировка.
• Мобильные приложения для iOS и Android.
• Возможность импорта планов из других популярных инструментов для управления проектами: Trello, Basecamp, Asana, Wrike.
• Возможность делиться документами из Google Drive и Dropbox.
• Интеграция со Slack, Zapier.
• Собственный таймер. Также есть интеграции с инструментами для отслеживания времени Hubstaff и TimeCamp.
• Инвойсы.

Недостатки Active Collab:

• Требует время на изучение.
• Не поддерживается русский язык.

Вывод

Проигрывает конкурентам в распространенности, в чем, возможно, вина маркетингового отдела. При этом возможности системы позволяют полноценно и эффективно работать над проектом.

6. Basecamp

Функциональная система для управления, где в одном месте собрано все необходимое. Каждый член команды будет знать, что нужно делать, каково текущее состояние проекта и где все находится.

Basecamp представлен несколькими пространствами.

Списки дел создаются для всей работы, которую нужно сделать.

Доски сообщений помогут хранить все коммуникации по определенной теме в одном месте.

Графики покажут все даты задач и события в проекте.

Хранилище для документов, файлов и изображений – это удобный способ держать все необходимое в одном месте.

Групповой чат в реальном времени поможет быстро задавать вопросы и получать ответы.

Вопросы, адресованные всей участникам в одном месте (Check-in questions), заменят статусы и постоянные собрания.

В системе также возможно одновременно работать с клиентами.

Преимущества Basecamp:

• Множество пространств.
• Отчеты.
• Возможности поиска: по ключевым словам, людям, везде или в отдельном пространстве, по изображениям и файлам.
• Публичные ссылки для третьих лиц вне вашего проекта.

Недостатки Basecamp:

• Требует время на изучение.
• Не поддерживается русский язык.
• Недостаточно интеграций.
• Со временем проект накапливает множество деталей, в которых трудно разобраться.

https://www.youtube.com/watch?v=Q9_BI-5-GXQ

Вывод

Популярный инструмент. Но подойдет не всем, особенно любителям четкой визуализации задач по примеру диаграммы Ганта.

7. Trello

Возможно, самый распространенный, популярный и любимый Kanban инструмент для ведения личных и командных проектов.

Во-первых, потому что он действительно удобный, простой в понимании и хорошо реализованный визуально.

Во-вторых, есть бесплатная версия с неограниченным количество карточек, досок, участников, но функциональные возможности которой урезаны. Впрочем, большинству эти дополнительные возможности не понадобятся.

Trello дает полную картину по проекту: что уже сделано, что в работе, что предстоит сделать. С помощью drag & drop карточки легко перетягивать из одной колонки в другую. Можно прикреплять файлы, вставлять ссылки, приглашать участников и т.д. Все просто, но при этом система управления проектами дает множество возможностей для работы.

Преимущества Trello:

• Очень легко разобраться.
• Бесплатной версии достаточно для большинства проектов.
• Быстрый и мощный поиск.
• Метки для создания категорий.
• Для продвинутого пользования есть Улучшения.
• Интерфейс и служба поддержки на русском языке.

Недостатки Trello:

• Не эффективен для долгосрочных проектов.
• Акцент на текущей работе, а не на датах, приоритетах и дедлайнах.

Вывод

Trello — очень классный, простой инструмент для управления как личными, так и командными планами, задачами и проектами. Эффективный и надежный.

8. Hygger

Эта система позволяет управлять проектами с помощью нескольких способов визуализации задач: доска Kanban, список задач, диаграмма Ганта. Выглядит все достаточно привлекательно и интуитивно.

Hygger подойдет для организации командной работы. В большей степени — для маленьких команд Он позволяет взаимодействовать с командой, управлять необходимыми для проекта файлами, назначать задачи и устанавливать дедлайны.

Преимущества Hygger:

• Не требует время на изучение.
• Интуитивный интерфейс.
• Интеграции с JIRA Software, Intercom, GitHub, Slack, DropBox, Google Drive.
• Отслеживание времени.
• Служба поддержки.
• API

Недостатки Hygger:

• Не поддерживается русский язык.
• Не подойдет для больших команд.

Вывод

Разнообразие отображения задач поможет по-разному смотреть на проект. В целом, достаточно неплохая система.

9. Smartsheet

Этот инструмент очень давно на рынке, поэтому его смело можно назвать динозавром. Или мощным работающим механизмом, который значительно облегчит вашу работу над проектом. Только если вас не испугает дизайн в виде электронных таблиц и время, которое потребуется на изучение.

При этом Smartsheet пользуются миллионы людей и десятки тысяч компаний по всему миру. Хотя до редизайна 2010 года он не был популярен.

Преимущества Smartsheet:

• Множество интеграций.
• Действительно мощная система для управления проектами.

Недостатки Smartsheet:

• Требует время на изучение.
• Не интуитивный интерфейс.

Вывод

Smartsheet не зря популярен по всему миру. Он решает множество вопросов, связанных с управлением и взаимодействием на проекте. Интерфейс и время на изучение могут отпугнуть.

10. Monday

Monday, как и большинство систем из списка, дает ясную картину по задачам, срокам, статусам и ответственным лицам на проекте. Инструмент позволяет организовать быстрое и комфортное взаимодействие в команде и ускорить рабочие процессы.

Система, как и интерфейс, легка для понимания. Участники, которых вы пригласите в проект, не потратят на ее изучение много времени. Это позволит сразу перейти к непосредственной работе над задачами и проектом.

В Monday есть несколько видов отображения вашего плана: календарь, диаграмма, файлы, Kanban доска, карта и временная шкала.

Преимущества Monday:

• Достаточно простой, не требует много времени на изучение.
• Интеграции с популярными инструментами.
• Готовые шаблоны для быстрого старта.
• Несколько видов отображения задач.

Недостатки Monday:

• Не поддерживается русский язык.
• Много ограничений в бесплатной версии.
• Не совсем понятное разделение на несколько тарифных планов. Basic, наиболее доступный тариф, имеет много ограничений по возможностям. Даже Pro план не открывает все возможности системы. При этом по стоимости Monday уступает конкурентам.

Вывод

Приятный интерфейс и возможности системы помогут в управлении проектом. Стоимость не выделяет на фоне более доступных конкурентов.

Бонус: Kickidler

Kickidler — программа для мониторинга компьютеров сотрудников нового поколения. Позволяет автоматизировать контроль в организации, повышать продуктивность сотрудников, определять их уровень загруженности и мотивации , уведомлять об их продуктивности, предупреждать утечки корпоративной информации. 

Преимущества Kickidler:

• Онлайн-мониторинг экранов сотрудников.
• Запись видео с экранов.
• Анализ продуктивности сотрудников.
• 9 отчетов по рабочему времени.
• Автоматические уведомления.
• Интерфейс самоконтроля.
• Кроссплатформенность.
• Простота в установке.
• Бесплатный тестовый период.

Недостатки Kickidler:

• Нет мобильной версии.

Вывод

Мощный инструмент для контроля сотрудников и повышения продуктивности.

Система для управления проектами: что выбрать

Конечно же, описанные инструменты – далеко не полный список программ, которые помогут в управлении задачами и проектами. Продуктов очень много. При этом каждую неделю я узнаю о существовании систем, о которых ранее не знал. И, если вы приняли решение вести личные или командные проекты в специализированном софте, только на изучение у вас уйдет очень много времени.

Перечисленные системы популярны во всем мире. Они доказали свою эффективность. Из них вы точно выберете что-то для себя: более интуитивно понятное, с большим количеством возможностей или все вместе. К счастью, некоторые инструменты способны на такое.

А какими системами для управления проектами пользуетесь вы? Делитесь с нами в комментариях.