Портфель проектов — важный элемент поддержания на плаву и развития любого бизнеса. Он состоит из двух и более проектов, которые преследуют общую цель компании. Если таких целей несколько, то и портфелей может быть несколько.
Чем крупнее организация, тем больше у нее запланированных и текущих проектов, объединенных портфелями. Чтобы успешно справляться с большим количеством задач, не забывая о приоритетах компании, важно грамотно выстраивать все рабочие процессы. В этом помогут программы управления портфелем проектов.
Преимущества систем управления портфелем проектов:
- Всегда актуальная и обновленная картина запланированных и текущих задач компании.
- Возможность оперативно и аргументированно внедрять или удалять проекты.
- Грамотное управление ресурсами, своевременность в их перераспределении.
- Предотвращение и оперативное решение проблем в ходе работы над проектами.
- Эффективный анализ портфеля проектов, оценка потенциальных рисков. Поиск решений по их устранению с помощью данных портфеля.
Какую программу управления портфелями проектов выбрать?
С каждым днем программ для формирования и управления портфелем проектов становится больше. Мы подробно расскажем о десяти популярных, сравним их функциональность и поможем выбрать софт, подходящий именно вам.
Программы для управления портфелем проектов
1. GanttPRO
Стоимость: Basic — от $7.99/месяц за члена команды при годовой оплате; Pro — от $12.99/месяц за члена команды при годовой оплате; Business — от $19.99/месяц за члена команды при годовой оплате. 14 дней бесплатного периода.
Языки: русский, английский, немецкий, испанский, португальский.
Для кого: подходит любым организациям и командам, есть готовые шаблоны для управления проектами.
Рейтинг: Capterra — 4,8/5. Startpack — 4,9/5.
GanttPRO — облачная система для создания и управления проектами онлайн на основе диаграммы Ганта. Софт подходит для отслеживания рабочих процессов в реальном времени, контроля и управления ресурсами и оценки результатов команды.
Дружественный интерфейс GanttPRO поможет легко, буквально за несколько минут, создать портфель проектов, понятный коллегам и клиентам. С помощью системы управления портфелем проектов контролируйте задачи, подзадачи и зависимости, следите за бюджетами и дедлайнами, создавайте майлстоуны (вехи). Программа дает возможность хранить необходимую информацию в одном месте, оставлять описания и комментарии, прикреплять файлы.
Получайте уведомления, упоминайте участников, назначайте роли и даже регистрируйте рабочее время — все в режиме реального времени. Дополнительным плюсом станет возможность делиться проектами с незарегистрированными пользователями при помощи ссылки, а также экспортировать их в форматы PDF, PNG и Excel.
Преимущества:
- Оповещения в режиме реального времени.
- Командное взаимодействие: комментарии, упоминания, вложения.
- Служба поддержки онлайн.
- История изменений проекта, отмена действий.
- Интуитивный интерфейс.
- Управление членами команды и виртуальными ресурсами.
- Экспорт проектов в различные форматы (PDF, PNG и Excel).
- Возможность делиться с незарегистрированными пользователями публичной ссылкой на проект.
- Библиотека готовых шаблонов.
- Интеграция с Jira, Google Drive.
- Возможность переключения на доску задач.
Недостатки:
- Отсутствие бесплатной версии.
Вывод
GanttPRO — программа с дружественным интерфейсом для формирования портфеля проектов и управления его процессами. Создавайте удобное пространство для общения всех участников, следите за выполнением задач, совершайте необходимые действия для достижения бизнес-цели компании в реальном времени и не переключайте вкладки.
2. Good Day
Стоимость: от $4/месяц, есть бесплатная версия. Бесплатный пробный период — 14 дней.
Языки: английский.
Для кого: стартапы, средние и крупные компании.
Рейтинг: Capterra — 4,7/5.
GoodDay — онлайн-платформа для управления проектами и портфелями, которая предоставляет инструменты для планирования, ежедневной работы и постоянного улучшения процессов. Программа помогает фокусироваться на самом важном и отслеживать актуальные задачи. Возможность планирования повторяющихся событий экономит личное и командное рабочее время.
Преимущества:
- Интеграция с электронной почтой и календарем.
- Переключение с диаграммы Ганта на доску задач.
- Расширенный поиск.
- Уведомления в реальном времени.
- Оценка прогнозов, тенденций и рисков.
Недостатки:
- Долгий отклик онлайн поддержки на сайте.
- Недостаточно поддерживаемых языков.
Вывод
Программа GoodDay создана для профессионалов из самых разных сфер. Софт дает возможность для совместной работы, экономии времени с помощью автоматизированных и интеллектуальных тулов, а также подчеркивает прозрачность процессов в привлекательном интерфейсе.
3. MS Project
Стоимость: от $10/месяц за члена команды при годовой оплате. Бесплатный пробный период — 15 дней.
Языки: русский, английский, французский, немецкий, испанский, и др.
Для кого: для команд и крупных предприятий, которые управляют проектами в области маркетинга, IT, разработки ПО, управления операциями и др.
Ретинг: Capterra — 4,3/5.
Microsoft Project — локальная система, позволяющая управлять проектами и контролировать рабочие процессы. Программа — одна из самых популярных на рынке, однако клиенты часто сталкиваются со сложностями в управлении интерфейсом на начальном этапе. Желая сэкономить время на обучении крупных команд, они часто начинают искать альтернативу MS Project.
Стандартная версия приложения не дает возможности управлять портфелями проектов. Не предоставляет ее и профессиональная версия. Управление портфелем проектов возможно в третьем варианте — MS Project Server 2019.
Преимущества:
- Управление задачами.
- Планирование и контроль ресурсов.
- Регулирование инвестиций.
Недостатки:
- Высокая цена.
- Сложный пользовательский интерфейс.
- Дополнительные платные инструменты.
Вывод
MS Project — софт для анализа и реализации портфеля проектов, который помогает эффективно и оперативно расставлять приоритеты, управлять командой и добиваться максимальной рентабельности инвестиций. Но будьте готовы к существенным затратам на покупку продукта и сопутствующих инструментов.
4. Easy Projects
Стоимость: $6,90/месяц за члена команды при годовой оплате. Бесплатный пробный период — 15 дней.
Языки: русский, английский, французский, немецкий, испанский, и др.
Для кого: для команд и крупных предприятий, которые управляют проектами в области маркетинга, IT, разработки ПО, управления операциями и др.
Рейтинг: Capterra — 4,3/5.
Easy Projects — простая и надежная программа управления портфелями проектов, которая заменит Excel и электронную почту. С ее помощью вы сможете планировать и управлять проектами/портфелями проектов, ресурсами, бюджетом и временем, а также визуализировать и отслеживать прогресс по дороге к бизнес-цели.
Преимущества:
- Переключение между диаграммой Ганта и канбан-доской.
- Мобильное приложение.
- Интеграция с 1000+ приложений (Outlook, Evernote, Jira, Slack и др.)
- Планирование ресурсов.
- Учет времени.
Недостатки:
- Некоторые сложности в управлении интерфейсом.
Вывод
Easy Projects упростит работу и поможет в управлении портфелем проектов. Система предоставляет возможность следить за прогрессом команды, перераспределять ресурсы, интегрироваться с любимыми приложениями, составлять отчеты и держать все процессы под контролем.
5. ITM Platform
Стоимость: по запросу. Бесплатный пробный период — 14 дней.
Языки: английский, испанский, португальский.
Для кого: средние и крупные организации.
Рейтинг: Capterra — 4,4/5.
ITM Platform — система управления проектами, программами и портфелями проектов. Дает возможность общаться с командой и сообщать о результатах проекта в Slack, импортировать диаграммы Ганта из MS Project, следить за статусами задач и подключать софт к действующим системам, используя API для разработчиков.
Преимущества:
- Возможность переключаться с диаграмм Ганта на вид канбан.
- Мобильное приложение для IOS/Android.
- Интеграция с привычными инструментами (Slack, MS Project и др.).
- Возможность ведения Agile и Waterfall проектов.
- Анализ рисков.
Недостатки:
- Нет функции drag&drop в режиме диаграмм Ганта.
Вывод
ITM Platform поможет в управлении портфелями проектов и ведении документации, расстановке приоритетов. Контроль финансовых показателей проекта, мониторинг результатов команды — делайте все это и многое другое в режиме реального времени.
Программа особенно подходит для образовательных учреждений и организаций государственного сектора с большой рабочей нагрузкой в проектах.
6. Monday.com
Стоимость: от $8/месяц. Бесплатный пробный период — 14 дней.
Языки: русский, немецкий, английский, французский, японский, и др.
Для кого: начиная с команд от 5 человек, заканчивая крупными компаниями.
Рейтинг: Capterra — 4,6/5.
Monday.com — интуитивная программа управления портфелем проектов. Среди ее возможностей контроль за дедлайнами, рабочей загрузкой, создание зависимостей и дашбордов. Оптимизация и автоматизация рабочего процесса экономит время и позволяет сосредоточиться на том, что действительно требует вашего внимания.
Преимущества:
- Совместная работа над проектом онлайн.
- Приложение для IOS/Android.
- Поддержка клиентов 24/7.
- Интеграция с различными инструментами (Gmail, Mailchimp, Slack и др.).
- Библиотека готовых шаблонов.
Недостатки:
- Некоторые опции системы недоступны в базовом тарифе (вид календаря, диаграмма Ганта, интеграция с Zoom, расширенный поиск).
- Сложности с навигацией мобильного приложения.
Вывод
Monday.com подходит самым разным профессиональным сферам: от продаж до кинопроизводства. Программа не требует больших временных затрат на изучение. Софт поможет создать надежный фундамент для управления портфелем проектов, что принесет вам и вашей организации результаты в достижении глобальных целей.
7. ServiceNow
Стоимость: по запросу. Бесплатный пробный период — 14 дней.
Языки: русский, английский, французский, немецкий, и др.
Для кого: средний и крупный бизнес.
Рейтинг: Capterra — 4,5/5.
ServiceNow — специализированная программа для управления портфелем проектов. Для организации эффективной работы пользователям доступны чат, база знаний и Live Feed. Эти инструменты помогают оптимизировать рабочие процессы и взаимодействие между членами команды.
Преимущества:
- Подача заявок по инициации проектов через разные каналы.
- Прозрачность действий.
- Встроенные инструменты.
- Облачное хранилище.
- Регулярный бесплатный апгрейд.
Недостатки:
- Недостаток информации о продукте на официальном сайте.
- Возникают проблемы в браузере Internet Explorer.
Вывод
ServiceNow поможет управлять процессами и проектами в одном окне, вести отчетность, регистрировать события, проводить мониторинги. Система позволяет проводить анализ портфеля проектов, вносить в него изменения в режиме реального времени, общаться с коллегами и клиентами с помощью любого устройства из любого уголка планеты.
8. Workfront
Стоимость: по запросу. Есть бесплатная демо-версия.
Языки: английский, немецкий, датский, шведский.
Для кого: работники сферы IT, маркетинга, продаж.
Рейтинг: Capterra — 4,3/5.
Workfront — онлайн-система управления проектами и портфелями проектов, которая объединяет работу команды в одном месте. С ее помощью менеджеры могут оптимизировать входящие запросы, расставлять приоритеты, проверять различные сценарии перед внесением изменений в ход проекта и составлять отчеты о проделанной работе.
Преимущества:
- Оповещения в режиме реального времени.
- Возможность ведения Agile и Waterfall проектов.
- Интеграция с дополнительными инструментами.
- Онлайн-поддержка 24/7.
- Отслеживание статусов и дедлайнов.
Недостатки:
- Подходит для более узкого круга специалистов.
- Отсутствие информации о ценах и тарифах.
Вывод
Workfront поможет менеджерам портфелей проектов наладить общение с командой и клиентами, а также избавит от лишних совещаний и множества деловых переписок по email.
Программа позволит легко собирать необходимую информацию в одном месте, эффективно настраивать процессы управления портфелем проектов, тем самым экономя время всей команды и повышая ее производительность.
9. Sciforma
Стоимость: по запросу. Есть бесплатный пробный период.
Языки: английский, французский, немецкий, японский.
Для кого: офисы управления портфелем проектов (PMO).
Рейтинг: Capterra — 4,4/5.
Sciforma — программа, подходящая для использования во многих сферах: здравоохранение, производство, финансы и др.
Для управления портфелями проектов софт позволяет работать с идеями, распределять ресурсы, отслеживать время и вовремя отсекать неподходящие для компании проекты.
Преимущества:
- Динамичная оценка бизнес-кейсов.
- Управление бюджетами.
- Обозначение промежуточных этапов.
- Автоматизация процессов PPM.
- Расчет экономии и рентабельности инвестиций.
- Визуализация рисков и выгод.
Недостатки:
- Отсутствие мобильного приложения.
Вывод
Анализ портфеля проектов, расставленные приоритеты, четкий график и соблюдения рамок бюджета — все это поможет достичь бизнес-цели компании и не свернуть с заданного курса.
10. Clarizen
Стоимость: по запросу. Есть бесплатный пробный период.
Языки: русский, английский, немецкий, французский, испанский, и др.
Для кого: команды от 50 человек.
Рейтинг: Capterra — 4,2/5.
Clarizen — облачная система для управления рабочими процессами. В режиме реального времени программа поможет расставить приоритеты компании, распланировать важные события и грамотно управлять ресурсами организации.
Однако Clarizen не совсем прост в использовании. Разработанная для средних и крупных организаций программа предполагает обучающий процесс перед стартом работы с ней. Поэтому, если в вашей команде не так много человек, и вы ищете понятную систему управления портфелями проектов, софт может не подойти.
Преимущества:
- Приложения для IOS и Android.
- Создание отчетов для лучшего принятия решений.
- Интеграция системы с Salesforce, Box, Intacct, JIRA.
- Критический путь.
- История рабочего процесса.
Недостатки:
- Отсутствие информации о ценах и тарифах.
- Управление портфелями проектов доступно только по полной подписке.
- Сложный интерфейс.
Вывод
Clarizen помогает превращать идеи в стратегии, планы и действия, реагировать на изменяющиеся рыночные условия. Программа подходит для крупных компаний, готовых уделить время на процесс обучения. С помощью софта они смогут взаимодействовать с клиентами, управлять финансами и изменять статус задач с помощью мобильного приложения для Android или iOS из любой точки мира.