Управление Командой Проекта: Стратегии, Стили и Подводные Камни

Paolo Kukhnavets

3 года назад

Управление командой — важный навык для любого руководителя проекта. В эту задачу входят расширение возможностей группы, вдохновение, демонстрация эффективного лидерства, урегулирование конфликтов и многое другое.

Когда команда проекта может похвастаться эффективным управлением, потенциал каждого ее отдельного сотрудника растет.

Управлять людьми бывает очень сложно, но сноровка приходит с опытом. Согласно опросу Forbes, 61% сотрудников выгорают на работе по разным причинам. Качество управления группой — один из факторов, влияющих на это.

В этом материале мы продолжаем изучать команды проекта, но, на этот раз, делаем акцент на грамотном управлении. Ведь без него даже самые талантливые сотрудники не смогут прийти к успеху.

Давайте разбираться в особенностях успешного менеджмента, стратегиях, управленческих стилях и подводных камнях.

Содержание:

Что такое управление командой проекта.
Преимущества управления командой проекта.
Стили управления проектной командой.
Пример управления командой проекта.
Какие есть стратегии управления.
Как выбрать инструмент для управления командой проекта.

Что такое управление командой проекта?

Управление командой проекта — это способность менеджера или организации координировать действия группы людей, связанной одним проектом для выполнения стратегических задач.

Управление командой включает в себя корпоративную коммуникацию, постановку целей и задач, оценку деятельности каждого отдельного сотрудника, контроль и регулировку назначений и расписаний, рабочей загрузки и многого другого. Это также про способность выявлять проблемы, разрешать конфликты внутри группы и положительно влиять на ее продуктивность.

Представьте муравейник. Муравьи по своей общей биомассе сравнимы с людьми. Несмотря на кажущийся хаос и внесистемность в их рядах, каждый член этого уникального коллектива понимает свою роль и ответственность.

У них нет централизованного контроля, понятной им стратегии по добыванию пищи или, тем более, системы управления рисками. Однако их работа «кипит», а результаты поражают.

В человеческом коллективе все немного иначе. Проект без качественного управления обречен на крах. Но, чтобы не быть голословными, сразу вспомним пример удачного управления командой проекта.

Этот пример — проект Википедия. Уникальной интернет-библиотекой пользуется уже давно.

Этот коллективный двигатель знаний — результат труда армии писателей и редакторов. А ведь их работа никогда бы не превратилась в такой уникальный продукт без правильного управления.

Несмотря на масштаб, Википедия до сих пор работает без серьезных сбоев. Более того, в случае электронной библиотеки, командная работа — это вклад каждого, кто хоть когда-либо заходил на сайт. Значит, каждый из нас — часть этой огромной команды.

Однако вернемся к управлению командой проекта и его роли.

Почему важно управлять командой проекта?

Команда — это двигатель проекта. Ее участники выполняют все необходимые задачи в соответствии с планом. Вовремя и в рамках бюджета. Это красиво на словах, но на деле требует тщательной координации и администрирования.

Главный смысл управления коллективом — успешная реализация проекта. Но есть и другие достоинства, которые могут быть не столь очевидны.

Продуктивность

Правильное управление людьми помогает проекту, мотивируя их работать лучше. Дело в балансировании их рабочей нагрузки, создании реалистичных сроков, поддержке и устранении препятствий, мешающих им преуспеть в выполнении своих задач.

Обучение

Чем больше у команды совместного опыта ее отдельных представителей, тем лучше эта группа будет работать. А чем меньше новых участников группы, тем меньше будет кривая обучения, и более опытные участники быстрее помогут адаптироваться.

По мере того, как команда проекта приобретает опыт и навыки, она становятся более ценным активом.

Моральный дух

Оптимизация морального духа работников может показаться не таким значительным элементом, который зависит от управления. Однако счастливые команды проще удерживать. У них снижен отток кадров, что экономит деньги.

Производительность

Правильное управление командой создает сильную корпоративную основу. Мотивированные сотрудники достигают крупных целей всей организации, работая над более мелкими задачами отдельных проектов.

Сплоченность

Команды работают лучше, когда они работают вместе. Менеджеры должны всегда поощрять сотрудничество, которое объединит всех сотрудников в эффективный коллектив.

Но все ли менеджеры одинаковы в своих принципах и методах управления? Конечно же, нет. Существуют разные стили управления командами проектов, и сейчас самое время рассказать о них.

Стили управления проектной командой

Стиль управления командой проекта — это модель взаимодействия со всеми ее участниками, которая определяет поведение лидера группы, способы принятия решения и умение эффективно распределять задачи.

Даже если руководители не задумываются о том, к какому стилю относится их управленческая модель, у них все равно есть устоявшиеся рамки поведения.

Каждая модель известна своими плюсами и минусами. Главное — уметь адаптировать свой стиль управления под каждого отдельного сотрудника и текущую ситуацию.

Есть несколько классификаций стилей управления командами. Это зависит от того, какой критерий был взят за основу. Ниже — примеры моделей, которые можно применить в большинстве случаев.

Командование

Это известный способ управления участниками проекта, основанный на простом распределении задач.

Задача менеджера, который применяет такой стиль управления — донести до подчиненных что, как и когда им нужно делать. Эта модель вряд ли предполагает творчество и вдохновляющие идеи, но она удачно подходит для работы с фрилансерами или подрядчиками.

«Командование» ведет к конкретному результату. Но у менеджера на все не хватает времени, поэтому приходится поручать работу другим. Не трудно догадаться, что такой управленческий стиль вряд ли поможет выстроить корпоративную культуру.

Пример управленческого решения

«По моей инициативе мы запускаем новый продукт. Для успешного запуска, вам необходимо сделать следующее…»

Менторство

Эта модель управления командой проекта предполагает активную коммуникацию со всеми участниками и помощь в любых их начинаниях. Лучше всего придерживаться этого стиля, когда есть цель мотивировать и вдохновить сотрудников.

«Менторство» удачно подходит для построения работы с новым брендом. Важно не только добиться, чтобы разработчики, дизайнеры, тестировщики и маркетологи работали слаженно, но и мотивировать их на достижение лучших результатов.

При таком подходе к процессам управления менеджеру важно постоянно объяснять команде, почему принимается то или иное решение. Каждый должен получать как можно больше информации и понимания того, что все действуют в общих интересах.

«Менторство» часто выбирают руководители, которые возглавляют проектные команды со штатными сотрудниками.

Пример управленческого решения

«По моей инициативе мы запускаем новый продукт. Почему это важно? Сейчас я подробно расскажу, как вы можете помочь подготовить его к релизу.»

Поддержка

Такой стиль управления командой проекта предполагает как можно меньше инструкций, зато обеспечивает группу постоянной поддержкой.

Менеджеру проекта, работающему по такой модели, очень важно выслушать и «впитать» все идеи и предложения команды до принятия того или иного решения. Каждый член группы чувствует себя свободно и раскованно, предлагает идеи и не боится обсуждений.

Этот управленческий стиль подходит для больших проектных команд, где много менеджеров, лидов и начальников отделов.

Пример управленческого решения

«Как вы знаете, мы запускаем новый продукт. Прошу вас подготовить варианты стратегии запуска. После ознакомления, я смогу принять окончательное решение.»

Делегирование

«Делегирование» означает минимум заданий и минимум поддержки со стороны управленца. Эта модель подойдет только в том случае, когда сотрудники обеспечили полный кредит доверия, а менеджер уверен в конкретном человеке, который будет принимать окончательное решение.

Такой стиль управления командой проекта не всегда приносит хорошие результаты. Однако с него всегда можно переключиться на модель, предполагающую более тесное сотрудничество с коллегами.

«Делегирование» выбирают, если в команде есть топ менеджмент, заместители и руководители отделов.

Пример управленческого решения

«Нам нужно запустить новый продукт. И именно от вас зависит, как пройдет этот запуск.»

Управление командой проекта на примере IT стартапа

Любой стартап начинается с «горящих глаз» нескольких энтузиастов. Со временем их количество в команде будет расти, а значит, стиль управления ресурсами и проектной группой будет тоже меняться.

Например, в стартапе из 7 человек, скорее всего, будет всего один руководитель. Это значит, что основой руководства командой будут выбраны «Поддержка» или «Менторство».

Если же в небольшом коллективе есть соучредитель, то ему, вероятно, будут переданы какие-то обязанности. Например, финансовые вопросы и продажи. В таком случае, можно придерживаться стиля «Поддержка», но в некоторых ситуациях переходить на «Командование» и «Делегирование».

Помните, что неправильно выбранный стиль управления командой проекта может привести к печальным последствиям:

Нарушить психологический баланс в коллективе.
Замедлить поток креативных идей.
Нарушить способность действовать как единое целое в трудную минуту.
Спровоцировать текучку кадров.

Любой стиль управления подразумевает лучшие практики или стратегии, приносящие быстрый успех.

11 стратегий управления командой проекта

Чтобы глубже понять, в чем успех управления командой проекта, рассмотрим различные стратегии, которые призваны помочь менеджерам стать более эффективными и результативными.

1. Внутренний баланс

Все больше компаний задумываются об оптимизации процесса найма, ведь выбор лучших специалистов для работы влияет на успех проекта.

При выборе членов проектной команды, важно убедиться, что их технические навыки и soft skills совместимы с требованиями проекта. Найти идеальный баланс в подборе специалистов и раскрытии их качеств — важный талант менеджера.

2. Эффективная коммуникация внутри команды

Ни в одной эффективной команде сотрудник не остается один на один с целым проектом. В коллективе важно полагаться на множество внутренних и внешних субъектов, которые могут повлиять на общий успех.

Менеджеры проекта должны регулярно поддерживать вовлеченность сотрудников на протяжении всего жизненного цикла проекта. Единственный способ добиться этого — стимулировать качество коммуникации внутри команды.

Коммуникация — ключ к эффективному управлению в любой профессиональной среде. Это подтверждает исследование, согласно которому 86% сотрудников и руководителей называют неэффективное общение и отсутствие сотрудничества основными причинами проблем на рабочих местах.

Проектные команды должны четко знать и транслировать цели проекта, а также понимать роль и интерес каждого коллеги.

Еще одно преимущество качественного общения — возможность предупредить или контролировать риски. Когда ваш коллега делится своими сложностями в управлении проектом, вы можете использовать эту информацию для упреждающего реагирования на риск.

3. Открытость и прозрачность процессов

Обмен данными не всегда контролируется лидами. Однако очень важно обеспечить прозрачность всех процессов и внутренних данных проекта для всех членов группы.

Открытость и прозрачность помогут извлечь максимальную пользу из набора навыков каждого участника, улучшить внутреннюю подотчетность, контролировать прогресс и добиваться больших успехов всем вместе.

4. Развитие культуры сотрудничества

Культура сотрудничества — это про то, как все делать правильно для развития и функционирования вашей команды. Все должны быть готовы в любой момент обсудить проблемы, с которыми они сталкиваются при выполнении поставленных задач.

Здесь не обойтись без качественного онлайн инструмента для совместной работы над проектами. Такой софт поможет организовать виртуальные беседы, назначать и обсуждать задачи, делегировать и, в целом, вовлекать всех в обсуждения

5. Ценность каждого голоса и обсуждений

Очень часто лучшие идеи рождаются в процессе коллективного обсуждения. Обсуждение стимулирует изобретательность и инновационные подходы. Они важны для оптимизации всех процессов в проекте и повышения общей производительности.

Отличная идея может прийти от кого угодно, независимо от занимаемой должности. К примеру, в философии Agilе созданию культуры уважения, в которой каждый получает возможность принять участие, отводится очень важная роль.

Задача лидера группы — рассматривать идеи всех заинтересованных сторон. Даже если идея сразу не понятна, важно объяснить свои сомнения и поощрять членов вашей команды продолжать активно участвовать и вносить свои идеи в общий план проекта.

6. Постановка целей и согласование сроков

Управление временем, безусловно, влияет на управление командой и коммуникации проекта в целом.

Менеджеры проектов прикрепляют конкретные сроки к роли каждого участника в проекте и связывают их с еженедельными целями. Соблюдение таймлайнов позволяет им отслеживать свою производительность и активность, учитывая жизненный цикл проекта.

В этом деле не обойтись без инструментов визуализации, таких как диаграмма Ганта, которые позволят назначать и отслеживать срок выполнения каждой созданной задачи и проекта. Такими диаграммами можно делиться со всеми коллегами онлайн

Важно помнить о согласовании вашей цели с целями команды. В противном случае, ваши коллеги могут пойти в противоположные стороны.

7. Оценка показателей успеха и вознаграждение лучших

Отсутствие здоровой конкуренции и слабая система вознаграждений могут притормозить рост и снизить интерес команды.

Продуманная система вознаграждения поможет своевременно оценивать сотрудников, которые добиваются хороших результатов.

8. Делегирование задач

Любой участник проектной команды однажды может стать лидером. Задача менеджера, в том числе, состоит в том, чтобы раскрывать лидерские качества сотрудников. Это требует определенной степени доверия и свободы действий в рамках своей роли.

Делегирование задач также помогает в становлении хорошего лидера. Помните, что постоянный микроменеджмент самых маленьких задач мешает сосредоточиться на более широкой картине и поиске эффективного способа выполнения поставленных задач.

9. Управление внутренними конфликтами

Любая команда — это не просто работники, а личности. Там, где есть личности, всегда есть место конфликту.

Менеджеру важно вовремя «потушить пламя» и эффективно урегулировать ситуацию, не принимая чью-то сторону и не теряя объективность. Если нужно, лучше взять паузу и хорошо все обдумать, прежде чем реагировать.

Если конфликт связан с профессиональным вопросом, напомните всем об общей цели и сдерживайте ситуацию. Если же это личностный конфликт, постарайтесь побудить вовлеченных сотрудников уладить отношения как можно более дружелюбно.

10. Важность обратной связи

Точно так же, как обратная связь от клиентов помогает улучшить ваш продукт или сервис, так и отзывы со сторон коллег вашей проектной группы помогут улучшить стиль руководства.

«Оттачивайте» навыки лидерства и настраивайте их в соответствии с личными качествами вашей команды.

11. Регулярные тимбилдинги и корпоративные события

Любые важные вехи проекта должны стать запоминающейся датой в команде. Это может быть простейшая внутренняя коммуникация в виде корпоративной имейл рассылки или глобальный корпоратив, к которому вы будете готовиться полгода.

Даже неформальные тимбилдинг игры мотивируют членов команды работать лучше в будущем. С их помощью вы укрепите связь с коллегами на личном уровне и заставите их почувствовать себя ценными, что положительно повлияет на их работу.

Важность выбора инструмента для управления командой проекта

Новейшие технологии помогают грамотно реализовать все подходы и стратегии. Легко и без специальной подготовки.

Любому менеджеру сегодня доступны уникальные ресурсы и кроссплатформенные онлайн инструменты с удобными функциями для менеджмента команд.

Такие инструменты как GanttPRO предлагают все необходимые «рычаги» для качественного управления проектными командами, даже в условиях работы удаленно или с фрилансерами.

Онлайн диаграмма Ганта визуализирует все проекты и задачи ваших коллег, делая их видимыми каждому. Удобный интерфейс и множество возможностей делают платформу лучшим другом любой команды от строительной бригады до инновационного стартапа.

Бесплатная регистрация поможет вам освоить надежный инструмент для управления проектами и командами, не откладывая это в долгий ящик.

Диаграмма Ганта для качественного управления

Управляйте проектами и командами с помощью онлайн диаграммы Ганта.

Попробуйте бесплатно

Чего следует избегать в управлении командой проекта?

Неопытные менеджеры проектов могут совершать ряд типичных ошибок. Вот чего стоит остерегаться:

Попытки всегда и во всем справиться самостоятельно без регулярного консультирования с руководством.
Вовлечения в проблему высшего руководства без обдумывания способов ее решения.
Попытки навредить команде или руководству.
Неспособности коммуницировать с клиентами о том, чего они хотят от команды.
Неправильного использования своих полномочий. Важно всегда понимать что все, что вы просите людей сделать, отвечает интересам компании.

Многие из этих моментов кажутся очевидными, однако очень легко сделать эти ошибки в суете повседневной управленческой жизни.

Заключение

Успех проекта зависит от разных факторов, включая управление командой проекта. Поэтому этот вопрос следует прорабатывать так же тщательно, как остальные.

Роль руководителя проекта предполагает меньше думать о своих потребностях и больше о потребностях команды. Мы надеемся, что перечисленные выше стили менеджмента и управленческие стратегии помогут привести вас к успеху, миновав преграды и подводные камни.