Сейчас невозможно быть подрядчиком и справляться со всеми тонкостями и нюансами профессии без использования программ управления проектами в строительстве. Такие программы предлагают огромное разнообразие функциональных особенностей, которые существенно упрощают процесс управления: все от бухгалтерии до составления графиков работ и умения создавать наглядные диаграммы онлайн.
Но какие самые важные особенности должны включать в себя программы для управления проектами в строительстве?
Далее в статье мы предлагаем список выбранных нами функций, которые будут полезны каждому подрядчику, желающему улучшить процессы управления проектом в своем бизнесе.
Основные процессы управления проектами
Если вы работали в строительстве, вы наверняка знаете, что большинство подрядчиков предпочитают использовать специализированный софт для управления проектами, который включают в себя несколько важных элементов:
- управление взаимоотношениями с клиентами (CRM);
- управление бухгалтерией и финансами.
- составление графика работ.
- управление командой.
- управление проектами.
- управление строительными материалами.
- ведение документации.
- подсчет инструментов и инвентаря.
- отчеты.
- составление заявок на участие в торгах.
- поручительское гарантирование и т.д.
Так что же на современном рынке могут предложить программы по управлению проектами в современном строительством для того, чтобы помочь в управлении такими аспектами деятельности? По порядку.
1. Система управления взаимоотношениями с клиентами
Элементы CRM-систем в строительных программах позволяют подрядчикам хранить контактные детали своих клиентов или импортировать их из других источников и прикреплять важную документацию по каждому клиенту. Некоторые программные CRM решения также дают возможность автоматизировать планирование и высылать напоминания клиентам.
Некоторые решения предлагают опции поиска и сохранения истории, позволяющие легко отслеживать общение и прогресс по каждому клиенту. Системы и возможности для CRM являются самыми востребованными среди подрядчиков и помогают выделиться в высококонкурентом рынке.
2. Управление бухгалтерией и финансами
Возможности управления бухгалтерскими процессами — это то, без чего невозможно обойтись, особенно если вы производите все расчеты самостоятельно. Обычно они включают в себя формирование бюджета, составление платежных ведомостей, выставление счет-фактур, предъявление счетов, кругооборот наличных средств и т.д. Они помогают подрядчикам принимать взвешенные, обоснованные решения, иногда непосредственно на месте строительства объекта, когда необходимо оперативно спланировать расходы и сделать финансовый прогноз здесь и сейчас. Другими замечательными аспектами этих фич являются электронные платежи и отслеживание платежей, формирование электронных заказов и их трекинг.
3. Управление сроками проекта и планирование
Каким бы простым ни казалось планирование, оно здорово помогает подрядчикам организовать рабочее время самым наилучшим образом и отслеживать занятость рабочей команды. Возможности планирования позволяют подрядчикам назначать задачи на участников проекта, отслеживать прогресс выполнения задач, назначать различный уровень приоритета каждой из задач, а также граммотно управлять сроками реализации проектов.
4. Управление временем проекта и командой
Возможности управления командой переплетаются с планированием. Лучшие из приложений для управления командой фокусируются на командном прогрессе, статусе выполнения задач и управлении временем проекта (трекинг времени), необходимого на выполнение задач. Они также создают возможности для координированной работы команды, чтобы каждый работник знал о всех изменениях в ходе проекта.
Некоторые программные решения для подрядчиков также имеют функциональные особенности для отслеживания членов команды по GPS.
5. Управление изменениями в проекте и документацией
Некоторые подрядчики предпочитают пользоваться отдельным приложением для управления проектами, которое позволяет им видеть все их проекты с высоты птичьего полета, но в то же самое время иметь возможность отслеживать все мельчайшие детали проектов.
Некоторые из перечисленных ранее возможностей также могут быть включены сюда, но на проектной основе — например, финансовые документы, спланированные задачи и информация о клиентах. Подобные возможности могут включать запросы информации, договоры поставок, отслеживание стадий, на которых находится проект, трекинг субподрядчиков, разрешительные документы, деловые предложения и управление всей документацией, касающейся проекта.
6. Управление материально-техническим обеспечением и ресурсами
Возможности отслеживания ресурсов очень часто тесно взаимосвязаны с отслеживанием необходимых инструментов и оборудования. Они дают возможность мониторить и контролировать все процессы, связанные со материалами от ваших поставщиков, их расценками и оплатой. А благодаря возможности отслеживания ресурсов вы можете в любой момент времени знать, где, как и кем оно применяется, и располагать всей необходимой информацией о сроках гарантийного обслуживания или необходимости в ремонте.
7. Поручительское гарантирование
Ни один подрядчик не может выполнять работу на законных основаниях без лицензии и поручительских гарантий. К сожалению, их получение иногда может быть довольно долгим процессом, где сбор всех необходимых подтверждений на бумаге занимает целую вечность. На данный момент запросы на продление поручительских гарантий еще не были интегрированы в программные решения для подрядчиков.
Но некоторые из компаний, оказывающие содействие в их получении, уже сделали первый шаг для подачи заявок на поручительские гарантии и их продления онлайн, через свои собственные программные решения. А кое-какие из этих компаний уже даже предлагают получить доступ к гарантии и возможности вывода ее на печать всего после 30 минут подачи заявки. Это огромное облегчение для тех подрядчиков, которые связаны тесными временными рамками или откладывали продление гарантий до последнего момента. Подобные программные решения также заранее высылают напоминания о необходимости продления поручительских гарантий.
Программы для управления проектами
Программы для CRM: Procore, PayPanther, Builder CRM & Marketing, DBX
Программы для управления бухгалтерией и финансами: Procore, PayPanther, Construction Partner, eHARDHAT
Программы для управления сроками проектов: GanttPRO, Zoho Projects, Web Resource, Bitrix24
Программы для управления командой: GanttPRO, Basecamp, Smartsheet
Программы для управления проектами и документацией: EasyBuild, Jonas Premier, Knowify, GanttPRO
Программы для управления ресурсами: Snappii Mobile Apps, BuilderStorm, ClickHome
Программы для управления рисками: Congrid
Хотите добавить что-нибудь к этому списку?
Знаете ли вы о каких-либо еще абсолютно незаменимых возможностях в программных решениях, c помощью которых управление проектами в строительстве позволяет достигнуть результата наиболее эффективным образом?