Para qué sirve el diagrama de Gantt: los gerentes de proyectos cuentan sus experiencias
No podemos ignorar el papel creciente de las herramientas de planificación de proyectos en un mundo donde la vida se basa en proyectos cada vez más.
A la vez, cada proyecto tiene diferentes metodologías de gestión, como ‘Agile’ y ‘Waterfall’ por ejemplo. Y después cada metodología se basa en una determinada herramienta o un conjunto de herramientas.
Por ejemplo, metodologías como ‘Waterfall’ se visualizan perfectamente con la ayuda de diagramas de Gantt. Puede que sepa qué es un diagrama de Gantt. Sin embargo, si aún no está seguro para qué sirve el diagrama de Gantt y si le conviene usarlo en la gestión de su proyecto, aquí tiene la recopilación de los consejos prácticos de profesionales sobre las ventajas de utilizar esta herramienta.
GanttPRO es un software de diagramas de Gantt en línea que ayuda a miles de personas y equipos a administrar sus tareas, plazos, recursos y costos. Excelente para la comunicación y la colaboración en un proyecto.
Ventajas de los diagramas de Gantt
Un diagrama de Gantt es excelente para la planificación y gestión de proyectos.
Algunas de sus características universales funcionan para la mayoría de los proyectos. Y, por supuesto, hay algunas configuraciones especiales que un diagrama de Gantt puede resolver fácilmente.
Los diagramas de Gantt sirven para:
- Ver el cuadro completo.
- Facilitar la gestión.
- Seguir el progreso.
- Controlar las fechas y plazos.
- Crear dependencias entre tareas.
- Gestionar equipos y recursos.
Vamos a conocer mejor las ventajas de los diagramas de Gantt.
Ayuda a ver el cuadro completo
Una de las principales ventajas de un diagrama de Gantt es que incluye toda la información relacionada con el proyecto en un lugar y es fácil de entender. Si presta atención a todas las particularidades mientras prepara el plan, esté seguro que no perderá ningún detalle gracias a una línea de tiempo bien visualizada. Con ello obtiene una descripción general llena de detalles críticos como tareas, fechas, personas asignadas, etc.
La mayoría de las herramientas de diagramas de Gantt son soluciones SaaS (Software como Servicio). Esto significa que usted y su equipo pueden trabajar desde cualquier lugar del mundo. Con el diagrama de Gantt siempre estarán todos en la misma página en cualquier momento.
Un diagrama de Gantt es definitivamente muy útil porque gestiono tres proyectos y clientes al mismo tiempo. Es muy abrumador, suceden muchas cosas, pero al usar los diagramas de Gantt, siempre puedo estar al tanto y ver cómo vamos en cada proyecto.
Realmente facilita la configuración del proyecto en un alto nivel lógico. Algunos clientes simplemente echan un vistazo al plan del proyecto una vez y dicen: «¡Sí, está bien!» y dejan que nos ocupemos de ello por completo sin ninguna coordinación por su parte.
Una herramienta de diagrama de Gantt hace que el plan sea visual, digerible y más fácil de entender y comprender. Ahorra el esfuerzo de administrar tareas manualmente. Simplemente introduce sus datos y le ayudará a visualizar las tareas en una vista de línea de tiempo. También ayuda a los equipos a establecer dependencias entre tareas.
Elegimos la herramienta de diagrama de Gantt siempre que el tiempo de un proyecto está predeterminado. La herramienta funciona mejor cuando su proyecto se basa en la previsibilidad. Por ejemplo, nos preocupamos más por la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin causar retrasos en las tareas posteriores o en la fecha de finalización del proyecto. Esto significa que funciona mejor cuando desea centrarse en maximizar el tiempo de flotación disponible para todas las tareas.
Facilita la gestión
Otra ventaja fundamental de usar un diagrama de Gantt es que permite dividir grandes proyectos en tareas más pequeñas que son mucho más fáciles de gestionar.
Imagínese, que tiene un proyecto enorme. Incluso si sabe qué hacer, tendrá miedo a abordar tareas de largo plazo. Hay razones para ello.
En primer lugar, cada trabajo debe alcanzar ciertos objetivos e incluir ciertas estimaciones. Y en caso de las tareas a corto plazo, sus metas son más flexibles.
En segundo lugar, psicológicamente es más fácil trabajar en tareas con períodos de tiempo más cortos.
Como resultado, sabe quién trabaja en qué asignaciones, cuándo y cómo.
Un diagrama de Gantt ayuda en los casos en que su alcance es muy complejo y necesita desglosarlo tanto como pueda para ver el panorama completo y los riesgos. Probablemente, puede ser un poco complicado crear cada sprint de un proyecto Ágil. Pero si necesita un plan de proyecto completo, funciona bien.
Los diagramas de Gantt también me parecen útiles para comprender la ruta crítica y ver las dependencias entre las tareas.
Cualquier empresa de cualquier sector puede beneficiarse del uso de esta herramienta. Solo necesitan comprender cómo un diagrama de Gantt encaja en sus proyectos.
Ayuda a seguir el progreso
Cuando un gerente supervisa el progreso, tiene una comprensión completa de cómo se está desarrollando el proyecto: si se atrasa o sale según lo planeado.
En caso de que haya algunos problemas que afectan el progreso, los gerentes o miembros del equipo pueden parar e intentar resolver estos problemas.
Además, tenga en cuenta que el seguimiento del progreso puede servir como una herramienta de motivación para los miembros del equipo que harán todo lo posible para lograr los objetivos de manera oportuna.
Como gerente de proyectos para empresas y agencias, considero que los diagramas de Gantt son particularmente útiles para mostrar a los clientes/partes interesadas el progreso del proyecto y las fechas esperadas para la entrega.
Además, les permiten planificar con anticipación y asignar los recursos necesarios que pueden ver sus propias contribuciones.
Ayuda a controlar fechas y plazos
Apenas encontrará una mejor manera de vincular las tareas con sus fechas. Una línea de tiempo de diagrama de Gantt es una herramienta perfecta para visualizar fechas y plazos.
Para mí, un diagrama de Gantt es útil para ver las fechas en las que se completarán las fases del proyecto y las dependencias entre las tareas.
No uso activamente los diagramas de Gantt, pero los uso si un cliente lo solicita o si estoy entregando un proyecto ‘Waterfall’.
Los diagramas de Gantt son muy importantes como herramienta de gestión de proyectos, especialmente cuando existe la necesidad de transmitir planes a las partes interesadas tanto internas como externas.
Desempeñan un papel clave en la comunicación de plazos y dependencias al equipo del proyecto. Sin embargo, a veces pueden ser exigentes.
Permiten crear dependencias entre tareas
En la mayoría de los casos, las tareas están conectadas de alguna manera. Por ejemplo, una tarea no puede comenzar hasta que la otra no se haya completado. Si tiene tres tareas, es fácil seguirlas. Pero, ¿y si tiene cientos de ellas?
Un diagrama de Gantt es una solución eficiente para conectar tareas en proyectos de cualquier complejidad.
Por cierto, los programas sólidos de diagramas de Gantt ofrecen la función de programación automática. Eso hace que las fechas en las tareas dependientes cambien automáticamente en caso de que ocurra alguna modificación, incluso la más mínima, en las fechas.
Creo que un diagrama de Gantt es una buena forma de visualizar las dependencias y planificar los proyectos de Waterfall, no en Scrum.
Por lo general, uso el diagrama de Gantt, pero no el estándar en Jira o MS Project. Solía crearlo en Confluence o Excel para poder fusionarlo con el informe de velocidad. Encontré la versión del diagrama de Gantt útil para mí y para propósitos de informes. No lo encuentro útil para trabajar con mi equipo ya que siempre es un desafío introducir una nueva herramienta en la empresa y conseguir su aprobación.
Ayuda a gestionar equipos y recursos
Incluso si trabaja solo en el proyecto, es muy probable que utilice recursos virtuales. Sin embargo, si trabaja en equipo, la gestión de equipo se convierte en una prioridad para realizar el seguimiento de rendimiento de todos y evitar la sobrecarga de recursos.
Las ventajas de un diagrama de Gantt en la gestión de proyectos es que permite trabajar eficazmente con todo y todos los que están involucrados en el plan. Con el diagrama de Gantt aclara los requisitos para cada tarea a lo largo de una línea de tiempo y en un calendario.
Al estar todos los requisitos estructurados, es mucho más fácil para los equipos trabajar en las tareas de las que son responsables.
Los diagramas de Gantt son extremadamente útiles para organizar un proyecto. Sus principales beneficios son la posibilidad de asignar tareas y que las gestionen las personas a las que se les asigna.
Para mí, un calendario en tiempo real que se puede actualizar a medida que avanza el proyecto es una de las características más útiles en un diagrama de Gantt.
Conclusión
La lista de las ventajas no es completa. Los gerentes de proyecto pueden nombrar más a base de su experiencia o incluso cuestionar las ventajas que se mencionan en el artículo.
De todos modos, resumamos lo que los expertos declararon como las ventajas principales de un diagrama de Gantt en la gestión de proyectos.
Un diagrama de Gantt sirve para:
- Ver el cuadro completo.
- Facilitar la gestión.
- Seguir el progreso.
- Controlar las fechas y plazos.
- Crear dependencias entre tareas.
- Gestionar equipos y recursos.
¿Qué beneficios puede nombrar de un diagrama de Gantt? Comparta sus comentarios con nosotros a continuación.
