Ein unverzichtbares Gantt-Diagramm beim Projektmanagement: Der Leitfaden, auf den Sie warten

Über 100 Jahre existiert schon ein Gantt-Diagramm, verliert aber nicht an Relevanz für Projektplanung. Kein Wunder, es ist ein wunderbares Werkzeug für Aufgabenmanagement, Terminplanung und Fortschrittsverfolgung.

Falls Sie jetzt neugierig darauf werden, steht Ihnen hier ein vollwertiger Leitfaden zu Gantt-Diagrammen zur Verfügung.

• Was ist ein Gantt-Diagramm und warum ist es von Bedeutung?
• Geschichte eines Gantt-Diagramms.
• Wofür wird ein Gantt-Diagramm verwendet?
• Welche Informationen lässt Ihnen ein Gantt-Diagramm verfolgen?
• Beispiel eines Gantt-Diagramms.
• Wie könnten Sie ein Gantt-Diagramm erstellen?
• Vorteile und Nachteile eines Gantt-Diagramms.
• Wo benutzt man ein Gantt-Diagramm?
• Was ist eine Gantt-Diagramm-Vorlage?

Dieses Chart veranschaulicht Ihre Aufträge und Fristen auf der Zeitachse. Anders gesagt, ist es eine attraktive visuelle Darstellung eines Zeitplans für Sie und Ihr Team, wo Aufgaben und Daten miteinander verbunden sein könnten.

Aus dieser Gantt-Diagramm-Erklärung können wir schließen, dass ein Chart Sie auf dem Laufenden darüber hält, was zu erledigen ist, woran jetzt gearbeitet wird und was bereits erfüllt wurde. Dies hilft auch den Fortschritt Ihres Projektes verfolgen und alle Termine im voraus richtig definieren.

Geschichte eines Gantt-Diagramms

Der Teil “Gantt” bei diesem Kompositum geht auf den Nachnamen seines Entwicklers – Henry Gantt, eines US-amerikanischen Maschinenbauingenieurs und Unternehmensberaters zurück. Er hat ein Gantt-Chart entwickelt und dann ein paar Artikel über seine Erfindung in den Jahren 1910 und 1915 veröffentlicht.  Damals waren solche Charts völlig innovativ.

Unerwartet ist die Tatsache, dass das Diagramm selbst schon früher bekannt wurde. Im Jahr 1896 wurde es von Karol Adamiecki, ein polnischer Ökonom, Ingenieur und Managementforscher vorgestellt. Allerdings gelang es ihm erst 1909, sein erstes Werk zu veröffentlichen. Später, im Jahr 1931, hat er in seinem mehr bekannten Aufsatz das Harmonogramm beschrieben, so nannte er das Chart.

Warum aber wurde das Gantt-Diagramm nach dem amerikanischen und nicht nach dem polnischen Ingenieur benannt? Der Grund liegt auf der Hand. Henry Gantt sprach und schrieb auf Englisch, während Karol Adamiecki seine Beiträge auf Polnisch und Russisch publizierte.

Wichtige Daten in der Chartgeschichte:

• 1896: Karol Adamiecki entwickelt eine Darstellungsweise für unabhängige Abläufe. Er nennt diese als Harmonogramm.
• 1903: Adamieckis Erfindung erregt das Aufsehen in technischen Kreisen in Russland.
• 1909: Adamiecki beschreibt das Diagramm in einigen Artikeln auf Polnisch.
• 1910-1915: Henry Gantt entwickelt das Chart weiter, veröffentlicht Artikel mit seiner Beschreibung und macht es bekannt.
• 1931: Adamiecki veröffentlicht seinen mehr bekannten Artikel über das Harmonogramm auf Polnisch und Russisch.
• Heute: Ein Gantt-Diagramm im Projektmanagement gilt als eines der beliebtesten Tools.

Wofür wird ein Gantt-Diagramm verwendet?

Man verwendet solches Balkendiagramm wie Gantt-Chart, um mit mehreren Auseinandersetzungen bei der Projektleitung zurechtzukommen.

Es ermöglicht Ihnen einen Zeitplan für jede Phase Ihres Projektes mit klar definierten Start- und Enddaten zu erstellen. 

Einen Zusatznutzen bringen Meilensteine bei einem Gantt-Chart. Das sind wichtige Ereignisse ohne Dauer. Möchten Sie immer auf dem Laufenden bleiben? Dann brauchen Sie ein Gantt-Chart!

Seit der Verbreitung von Online-Gantt-Diagrammen wurden bei ihnen zusätzliche Möglichkeiten entwickelt. Multifunktionales Projektmanagement auf Gantt-Diagramm basiert ist kein Traum mehr! Es hilft zum Beispiel beim Ressourcenmanagement, Budgetkontrolle und Zusammenarbeit.

Kurz gesagt wird ein Gantt-Chart für Folgendes verwendet:

• Aufgabenplanung.
• Auszeichnen von Meilensteinen.
• Terminverfolgung.
• Fortschrittsverfolgung.
• Teamarbeit.
• Ressourcenmanagement.
• Budgetkontrolle.

Welche Informationen lässt Ihnen ein Gantt-Diagramm verfolgen?

Ein typisches Gantt-Diagramm sollte die Informationen darüber enthalten:

• Aufgaben, deren Dauer, Status und Priorität.
• Start- und Enddaten.
• Fortschritt.
• Zeitplan.
• Meilensteine.
• Abhängigkeiten zwischen Aufgaben.
• Termine.
• Kritischer Pfad.

Ein robustes Projektmanagement-Tool mit Gantt-Diagramm, das die meisten Anforderungen abdecken kann, umfasst außerdem:

• Beauftragte.
• Berechnungen.
• Arbeitsbelastung von Ressourcen: wer an welchen Aufgaben arbeitet, wer überlastet ist und wer mehr Aufgaben bekommen könnte.
• Kosten.
• Benutzerdefinierte Spalten bei der Planung.
• Kommentare, Anhänge, Benachrichtigungen für Teamarbeit.
• Basispläne.
• Vorlagen.
• Automatische Planung.

Falls Sie die Antwort für die Frage „Was sind die Grundzüge eines Gantt-Diagramms?“ brauchen, schauen Sie die Liste oben an – folgende Eigenschaften helfen ernsthafte Projekte erstellen und Teamarbeit organisieren.

Beispiel eines Gantt-Diagramms

Hier möchten wir Ihre Aufmerksamkeit auf GanttPRO lenken. Dies ist eines der am meisten robusten und intuitiven Gantt-Chart-Tools in der Cloud. GanttPRO könnte als ein tolles Gantt-Diagramm-Beispiel dienen. 

Sie werden bei GanttPRO, sowie bei einigen anderen Softwares, zahlreiche Gantt-Diagramm-Beispiele für verschiedene Bereiche herausfinden.

Wie könnten Sie ein Gantt-Diagramm erstellen? 

Wenn Sie sich diese Frage stellen, gibt es überhaupt keinen Grund zur Sorge. Denn coole moderne Gantt-Diagramm-Tools machen diesen Vorgang angenehm und überhaupt nicht belästigend.

Sie werden vielleicht bei der Auswahl eines guten Tools für Gantt-Diagramm verwirrt. Zahlreiche Softwares unterscheiden sich voneinander dadurch, wie benutzerfreundlich sie wirken und wie intuitiv ihr UX- und UI-Design scheint.

Besonders einfach, wenn Sie zu einem fortschrittlichen Online-Gantt-Diagramm-Tool greifen.

Ein anderer Fall ist, wenn Sie ein Werkzeug wählen, das zunächst nicht als ein Gantt-Diagramm-Tool ausgedacht ist. Solches wie Excel, Word, PowerPoint. Oder speziell geeignet, aber nicht modern wie MS Project.

Sie brauchen nur vier einfache Schritte, um Gantt-Diagramm online zu erstellen. Dies ist mit moderner Gantt-Diagramm-Software, z.B. wie GanttPRO, möglich:

• Aufgaben hinzufügen.
• Daten für Aufgaben bestimmen.
• Aufgaben mit Abhängigkeiten verbinden.
• Ressourcen für Aufgaben zuweisen.

Vorteile und Nachteile eines Gantt-Diagramms

Höchstwahrscheinlich haben jetzt solche Gedanken wie: „Wow, was für ein tolles Werkzeug! Hat er überhaupt einige Nachteile?“

Doch wie alles in der Welt können Gantt-Diagramm-Vorteile und Nachteile aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet werden.

Welche Vorteile hat ein Gantt-Diagramm?

• Es stellt durchsichtig die Aufgabenstruktur dar

Stellen Sie sich vor, dass Sie Ihre Marke fördern möchten, um den Umsatz zu steigern. Wahrscheinlich wird es von Anfang an ziemlich anstrengend sein. Denn sie wissen nicht, womit zu beginnen und wie die Ergebnisse richtig zu bewerten.

Ein Gantt-Diagramm ermöglicht es, Ihr Projekt stufenweise vorzustellen. Je detaillierter ist jede Phase des Projektes dargestellt, desto höher sind die Chancen, ein Projekt abzuschließen, da jede Aufgabe klar definiert ist. Dies ist ein der entscheidenden Vorteile eines Gantt-Diagramms im Projektmanagement.

• Es zeigt Abhängigkeiten zwischen Aufgaben

Sie finden kaum ein Projekt, bei dem Aufgaben getrennt voneinander existieren. Normalerweise werden sie in bestimmten Reihenfolgen präsentiert. Zum Beispiel, mit dem Enddatum einer Aufgabe beginnt eine andere.

Einer der Gantt-Diagramm-Vorteile ist, dass Sie Aufgaben miteinander mithilfe der Abhängigkeiten einfach verbinden können.

Beobachten wir ein Beispiel.

Sie möchten einen Baum pflanzen. Mithilfe eines Diagramms können Sie voneinander abhängige Phasen verbinden.

Graben Sie ein Loch → Platzieren Sie einen Baum → Begradigen Sie ihn bei Bedarf → Füllen Sie das Loch → Gehen Sie besonders sorgfältig damit um, wenn nötig.

Die Aufeinanderfolge von Schritten zeigt, dass Sie nicht mit dem letzten Punkt anfangen können. Denn dieser kommt auf einen vorhergehenden an.

• Es kann dritten Personen präsentiert sein

Ein großer Vorteil von einigen Gantt-Diagramm-Lösungen in der Cloud ist eine Möglichkeit, ein Chart in verschiedene Dateiformate zu exportieren und mit dritten Personen zu teilen. Sie werden Ihre Pläne, Projektstatus Personen außerhalb Ihres Teams präsentieren: Stakeholdern, Kunden usw.

• Es hält Sie motiviert und konzentriert

Sobald ein Projektplan fertig ist, wird dieser zu einem Bezugspunkt für Sie und Ihr Team, falls Sie ein Teamprojekt leiten.

Außerdem arbeiten manche Menschen effizienter, wenn Sie alles an einem Ort beobachten, wo es eine klare Struktur gibt. Und zwar wo Fortschritte, Ziele und Ergebnisse werden klar und eindeutig angezeigt. 

• Es eignet sich für Zusammenarbeit

Teamprojekte können ohne Zusammenarbeit nicht existieren. Ist es möglich, über den Erfolg zu sprechen, wenn Sie keine Zusammenarbeit in Ihrem Zeitplan haben?

Heute bestehen Gantt-Diagramm-Vorteile nicht nur in einfachem Task- und Zeitmanagement. Tasks brauchen Kommentare und Anhänge von Dateien. Sowie Projektbeteiligte müssen ständig über Aufgaben, Fristen und andere Aktualisierungen informiert werden.

Das Gantt-Diagramm kann zum Herzstück Ihres Projektes werden, d.h. zum Mittelpunkt aller Informationen und Kommunikationen.

• Es passt für Ressourcenzuordnung

Es gibt kaum ein Projekt ohne Ressourcen. Diese Ressourcen können sowohl real als auch virtuell sein und sie müssen richtig zugeordnet werden

Solche Funktion wie Verfolgung der Arbeitsbelastung hilft Managers die Situationen vermeiden, wenn einige Arbeitskräfte überlastet und einige unbeschäftigt sind.

Die richtige Zuordnung führt zu einer guten Budgetkontrolle.

• Es zeigt den kritischen Pfad an

Kritischer Pfad ist ein der Gantt-Diagramm-Vorteile, der die Verbindung zwischen den wichtigsten Aufgaben zeigt, von denen das Einhalten von Terminen abhängt.  Wenn eine Aufgabe aus dem kritischen Pfad verzögert wird, verzögert sich auch das gesamte Projekt.

Nachteile des Gantt-Diagramms

• Nur für im Voraus bekannten Plan geeignet

Eine von Schwierigkeiten, auf die Sie beim Projektmanagement mit einem Gantt-Diagramm stoßen könnten, besteht darin, dass es perfekt für Projekte geeignet ist, bei denen alle Aufgaben, Meilensteine, Ergebnisse und Termine von Anfang an bekannt sind. Alles im Voraus – so funktioniert ein Projektstrukturplan.

Heute wird dies jedoch weniger als Nachteil eines Gantt-Diagramms berücksichtigt. Warum so? Denn moderne Tools mit einem Gantt-Diagramm lassen es Ihnen, Anpassungen während jeder Stufe der Projektentwicklung vorzunehmen. Die automatische Planung wird die Daten voneinander abhängiger Aufgaben automatisch ändern.

• Nicht immer für zu große Projekte verwendbar

Dies ist ein Streitpunkt. Einige Projektmanager finden es kompliziert, an langfristigen Projekten im Laufe von zwei und mehr Jahren mit einem Gantt-Diagramm zu arbeiten. Sie sagen, dass sie ständig in ihrem Сhart nach oben und unten zu scrollen brauchen, um das gesuchte Element zu finden und neue Aufgaben oder Ressourcen hinzuzufügen.

Das Aufteilen eines großen Projekts in kleinere Arbeitspakete verwandelt jedoch diesen Nachteil eines Gantt-Diagramms jedoch in einen Vorteil. Außerdem stehen Ihnen Suchoptionen zur Verfügung.

• Es muss ständig aktualisiert werden (zweifelhaft)

Genau, Projektmanagement und Aktualisierungen eines Gantt-Diagramms nehmen Zeit in Anspruch. Doch Beschaffen aller Informationen bei Bedarf dauert doppelt so lange oder noch länger!

Dies ähnelt dem Aufräumen am Wochenende. Sie halten es für langweilig, ein paar Minuten zu widmen, um Dinge an ihren Platz zurückzubringen. Aber dann verschwenden Sie viel mehr Zeit, um Dinge zu suchen und alles wieder in Ordnung zu bringen.

Wo benutzt man ein Gantt-Diagramm?

Dank des Zeitplans und Aufgabenmanagements, ist ein Gantt-Diagramm für sehr verschiedene Bereiche mit wenigen Ausnahmen geeignet.

IT-Branche:

• Webseite-Entwicklung.
• Software-Entwicklung.
• Spielentwicklung.
• Agile Software-Entwicklung.
• App-Entwicklung.
• Entwicklung von Android-Anwendungen.
• Entwicklung mobiler Apps usw.

Konstruktion:

• Hausbau, Renovierung, Umbau usw.
• Neubau eines Hauses.
• Bauleitung usw.

Ereignisplanung:

• Konferenzplanung.
• Planung von Spendenaktionen.
• Ausstellungsplanung.
• Werkstattplanung usw.

Vermarktung:

• Produktvermarktung.
• Inhaltsvermarktung.
• Digital- oder Online-Vermarktung.
• Offline-Vermarktung usw.

Design:

• Architekturdesign.
• Web-Design usw.

Und in vielen anderen Bereichen!

Was ist eine Gantt-Diagramm-Vorlage?

Die Vorlage eines Gantt-Diagramms ist ein vorgefertigtes Chart mit typischen Aufgaben und Daten, das Sie in einer bestimmten Branche benutzen.

Leistungsfähige Lösungen, wie z. B. GanttPRO, bieten Gantt-Diagramm-Vorlage kostenlos und für zahlreiche Branchen:

• Software-Entwicklung.
• Konstruktion.
• Vermarktung.
• Professionelle Wartung.
• Einzelhandel.
• Ausbildung.
• Ereignisplanung.
• Design.
• Beratung usw.

Viel gesagt, versuchen wir auch kurz  

Gantt-Diagramm ist ein Werkzeug für ein vollwertiges Aufgabenmanagement, Projekt- und Terminplanung, Ressourcen- und Kostenmanagement sowie als für Zusammenarbeit an einem Projekt.

Was halten Sie von Gantt-Diagrammen? Benutzen Sie sie beim Projektmanagement? Bitte teilen Sie uns Ihre Erfahrungen in Kommentaren unten mit.

Übersetzt von Yuliya Belisava. 

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