¿Cómo mejorar la productividad con la EDT (estructura de desglose del trabajo) de un proyecto?
Los gestores de proyecto que trabajan con proyectos complejos confirman que la segmentación de tareas en partes más pequeñas y manejables facilita mucho el flujo de trabajo.
En este artículo le explicamos un método interesante y útil para desglosar cada paso de su proyecto y considerar todas las tareas para lograr el mejor resultado. Se trata de la estructura de desglose del trabajo.
En particular, cubrimos los siguientes aspectos:
- Qué es una EDT/WBS
- EDT ejemplos
- Plantilla EDT
- Cómo hacer una EDT
- Los beneficios del uso de la estructura de desglose de trabajo
¿Qué es una EDT/WBS?
EDT es el acrónimo de la estructura de desglose de trabajo. También puede conocerla como la estructura de descomposición del trabajo o work breakdown structure (WBS) en inglés.
Según el PMBOK®, es una descomposición jerárquica del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto orientada a los entregables. Para explicarlo de manera más fácil, podríamos decir que es un gráfico donde se ilustran las tareas del proyecto para reflejar sus relaciones entre sí y con el proyecto en general.
Una estructura de desglose del trabajo EDT propone una idea gráfica que ayuda a los gerentes de proyecto a predecir los resultados en función de varios escenarios. A menudo se describe como un árbol orientado a resultados que cubre todos los procedimientos del proyecto de forma organizada. Sin embargo, EDT también se puede mostrar como una lista tabular de tareas y elementos en los diagramas de Gantt de estructura de desglose del trabajo.
Los gerentes usan la estructura de desglose de trabajo para dividir sus proyectos en componentes fácilmente manejables. Estos componentes se descomponen aún más hasta que se pueda asignar una persona requerida del equipo. También se puede usar en la elaboracion de un plan de acción o un plan operativo, por ejemplo.
Elementos de EDT/WBS
De acuerdo con la naturaleza jerárquica del procedimiento de desglose, existen niveles específicos que deben aplicarse para facilitar la gestión de sus proyectos.
Un sistema de desglose adecuado debe contener cada uno de los siguientes componentes (elementos):
- Una declaración de visión del proyecto.
- Fases del proyecto que dependen del tamaño del proyecto.
- Tareas con entregables.
Estos componentes pueden tener diferentes nombres, en cada empresa y proyecto.
EDT ejemplos
Vamos a ver el ejemplo de EDT estructura de desglose del trabajo más simple a base de un plan de vacaciones:
Para un ejemplo de WBS un poco más elaborado, miremos un mini-proyecto que trata de organizar y gestionar un evento corporativo. Con la EDT, puede describir y dividir las tareas de la siguiente manera y obtener una estructura de desglose del trabajo para la planificación de eventos:
- Planificación
Planificación de trabajo, planificación de presupuesto, aprobación y conciliación, cuestiones de coordinación.
- Servicio de catering
Menú, compras, cocina, servicio.
- Área y actividades
Mesas y sillas de área, utensilios, decoraciones y equipamiento.
- Participantes/invitados
Invitaciones, lista de invitados, RSPV, necesidades especiales.
- Personal
Conductores, cocineros, servidores, presentadores, limpieza.
Invitación, logística, coordinación de playlist.
Plantilla EDT
Un diagrama de Gantt es la mejor manera de dividir su proyecto en muchas tareas manejables.
De este modo, en la herramienta de diagrama de Gantt de GanttPRO, puede crear tantos proyectos como necesite con un número ilimitado de tareas.
Además, cada tarea puede consistir en subtareas que forman un grupo de tareas. Por lo tanto, puede crear una línea de tiempo de diagrama de Gantt visual que muestre una EDT de su proyecto.
Aquí tiene un ejemplo de EDT de un proyecto de software:
Y este es el ejemplo de estructura de desglose de trabajo de un proyecto de construcción:
Si necesita ver otro ejemplo de EDT de un proyecto de otra industria o trabajar con una plantilla edt en particular, puede encontrarlas aquí:
- Plantilla EDT para proyectos de desarrollo de software;
- Plantilla EDT para proyectos de marketing;
- Plantilla EDT para proyectos de construcción;
- Plantilla EDT para proyectos de diseño de web;
- Plantilla EDT para planificar eventos;
- Plantilla EDT para lanzamiento de un producto nuevo;
- Y otras.
Cabe mencionar, que también puede usar la EDT para hacer un digrama PERT.
¿Cómo hacer una EDT de un proyecto?
1. Determinar y describir el enunciado del proyecto
Puede ser solo una oración o párrafo que describirá la visión y las funciones del proyecto en la etapa final. Esta fase de estructura de desglose es la base de cualquier proyecto y suele ser desarrollada por todo el equipo.
2. Resaltar todas las fases necesarias
Una vez completado el primer paso, es el momento de completar las fases.
Quizás, tendrá que dividir el alcance en múltiples fases dependiendo del carácter de su proyecto. Por lo general, depende de los requisitos del proyecto, las oportunidades presupuestarias y los plazos.
3. Definir los entregables (resultados finales)
Describa todos los entregables que deben completarse en cada fase. Las fases deben tener resultados finales los que debe lograr antes de pasar a la siguiente fase. Cada entregable también debe tener su enunciado que describa los objetivos y funciones.
4. Dividir los entregables en tareas manejables
Después de definir los enunciados de entregables, es hora de agregar otro nivel de la jerarquía para contar los detalles. Las tareas del proyecto deben presentarse como secciones. Así, un miembro del equipo o un equipo pequeño podrá gestionarlos fácilmente.
5. Asignar cada sección
La asignación de cada parte manejable es la última etapa de la jerarquía. Un miembro del equipo requerido será responsable de una tarea específica. Estarán involucrados en cada sección de trabajo que llevará a los resultados correspondientes.
Los beneficios del uso de la estructura de desglose de trabajo
Al trabajar con EDT, encontrará muchas ventajas esenciales. El punto importante es que el presupuesto de un proyecto puede asignarse a las etapas superiores del sistema de desglose.
Puede desarrollar un presupuesto y un cronograma asignando los costes y tiempo estimados a secciones específicas de la estructura de desglose del trabajo.
Estos son solo algunos de los beneficios de usar una EDT/WBS:
- Muestra todo el trabajo necesario para la realización del proyecto.
Cada detalle está cuidadosamente pensado, por eso no se pierde nada en el proyecto.
- Visualiza la actividad de cada miembro y su papel en todo el proyecto.
La EDT mantiene a todos los miembros del equipo enfocados en el objetivo final. Minimiza la posibilidad de que se realice trabajo innecesario porque el alcance se ha definido claramente.
- Ayuda a comunicarse y colaborar en tareas.
No importa si su proyecto tiene una dirección interna o externa. Una estructura de desglose del trabajo incluye actos de comunicación en cada paso.
- Ayuda a evitar cambios y riesgos, como fechas límite incumplidas, corrupción del alcance, etc.
La EDT ayuda a identificar cuáles de los entregables se retrasan en su plan. Si algunos problemas se quedan atrás, resulta obvio dónde se deben implementar los cambios. Además, cuando el proyecto está listo, pueden ocurrir algunos problemas adicionales. Una estructura de desglose del trabajo ayuda a reducirlos teniendo en cuenta todos los detalles de las tareas antes de su ejecución. Por último, si utiliza EDT, mitiga y gestiona los riesgos desde el principio. Anticipa todos los requisitos y asigna recursos: dinero, tiempo y mano de obra.
- Contribuye a la estimación de costes, asignación de recursos y las mejoras en la gestión del tiempo.
Software para trabajar con la estructura de desglose de trabajo
Aunque existen varias formas de representar la estructura de desglose del trabajo de un proyecto, sin duda alguna, la forma más fácil es usando una herramientas de gestión de proyecto profesional, como GanttPRO. Al agregar todos los datos de elementos de la EDT, obtendrá una clara estructura de desglose de trabajo.
GanttPRO, no solo ayuda a crear una EDT perfecta, sino también ofrece una gran variedad de funciones para:
- Gestionar tareas.
- Gestionar recursos y el trabajo de los miembros del equipo.
- Colaborar con los participantes del proyecto.
- Controlar y registrar el tiempo.
- ¡Y hacer muchas otras acciones!
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