Administración de proyectos de construcción: las etapas que hay que seguir para hacerla correctamente
¿Cuáles son los aspectos más importantes en el proceso de construcción? Los expertos de la industria dirán que entre los objetivos principales en cualquier proyecto de construcción están ir al paso con el calendario de proyecto, mantener los gastos dentro del presupuesto, garantizar el control de calidad y la seguridad y, por supuesto, presentar el resultado final de acuerdo con el plan.
¿Y qué es lo que puede ayudar a lograr estos objetivos? Una administración de proyectos de construcción adecuada y eficaz.
En este artículo, le explicaremos cómo se puede aplicar la gerencia de proyectos en diferentes fases de construcción. En particular cubrimos los siguientes aspectos:
- ¿Qué significa la administración de proyectos de construcción?
- ¿Qué es un proyecto de construcción?
- Ejemplos de proyectos de construcción
- Las partes de un proyecto constructivo
- Las fases de proyecto de construcción
- Mejor software para administracion de proyectos de construcción
Este material será útil para gerentes novatos y gerentes de proyectos experimentados, aquellos que estén estudiando administración de proyectos de construcción, así como cualquier persona interesada en el tema de la construcción.
¿Qué significa la administración de proyectos de construcción (CPM)?
La administración de proyectos de construcción (del término en inglés, Construction Project Management o CPM) es una actividad en la que se definen y se alcanzan los objetivos determinados de un proyecto de construcción.
Trata de encontrar el equilibrio entre la cantidad de trabajo, los recursos (materiales, personas, dinero, energía, espacio, etc.), el tiempo, la calidad y los riesgos.
La gerencia de proyectos de construcción comienza mucho antes de la primera maniobra realizada en el lugar de obras.
La primera fase del proceso de construcción es la planificación. En realidad, la planificación de proyecto es una etapa fundamental para cualquier industria y negocio. Pero la construcción, quizás, es donde más. Suelen ser proyectos complejos, donde todas las fases tienen que seguir un orden predeterminado. Por eso, en construcción se requiere tener un plan de proyecto detallado y estructurado con toda la documentación necesaria acerca de diseño y estimación.
Aparte de eso, el proceso de construcción suele ser bastante largo lo que requiere una gestión de plazos y tiempo. Los presupuestos también son bastante más elevados y difíciles de manejar en este ámbito. Y la calidad y la seguridad del resultado final es literalmente vital. Es por eso que la administración del proyecto es esencial en este caso.
¿Qué es un proyecto de construcción?
Un proyecto de construcción se puede definir como un emprendimiento temporal con el objetivo de crear un producto o servicio único, de acuerdo con los términos de referencia originales y los recursos asignados.
Básicamente, es un proyecto cualquiera, pero el resultado final está relacionado con la construcción.
Ejemplos de proyectos de construcción
Depende del tipo de objeto de construcción, puede ser un proyecto:
- Civil.
- Industrial.
- De infraestructura de transporte.
- Agrícola.
- Hidrotécnico.
- Militar.
Dependiendo del sector de la construcción, también podemos distinguir:
- Proyectos de construcción residencial que abarcan la construcción de cualquier tipo de edificio residencial, desde residencias privadas hasta edificios de apartamentos.
- Proyectos de construcción comercial que incluyen escuelas, centros comerciales, restaurantes, instalaciones deportivas y muchas otras instalaciones sociales.
- Proyectos de construcción industrial y de ingeniería que tratan de grandes construcciones relacionadas con la seguridad, la infraestructura vital como puentes, centrales eléctricas o plataformas petrolíferas.
Las obras de construcción en sí también pueden ser de diferentes tipos:
- Construcción de una nueva instalación.
- Reparaciones generales.
- Trabajos de conservación y mantenimiento
- Reconstrucción.
- Renovación.
- Remodelación.
- Otro.
Las partes de un proyecto constructivo
Un buen equipo de proyecto de construcción es tan importante como su plan. La gerencia de este tipo de proyectos incluye la definición de objetivos y estrategias, la evaluación del desempeño, el control de calendario de proyecto y de las las cargas de trabajo y muchas cosas más. También se trata de identificar problemas a tiempo, resolver conflictos y mejorar el rendimiento y la productividad.
¿Cuáles son las partes de un proyecto constructivo? Los roles principales son los siguientes.
El propietario del proyecto
El dueño (el propietario, el empleador) encarga el proyecto y lo financia (de forma directa o indirecta). Además, estas personas pueden realizar el seguimiento de alto nivel del proyecto y encargarse de tomar decisiones importantes. Por ejemplo, el empleador del proyecto normalmente participa en la determinación del proceso de licitación, aprueban el método de implementación del proyecto y seleccionan las contratistas, etc.
Contratista general
Los contratistas generales son responsables de supervisar las operaciones diarias en el sitio de la construcción, de encontrar los equipos, materiales y mano de obra.
Pueden contratar subcontratistas para realizar ciertas tareas.
Entre otras funciones del contratista general están:
- Desarrollo y mantenimiento de un sistema de seguridad en el lugar de trabajo.
- Obtención de permisos y licencias para la construcción.
- Supervisión del trabajo de los subcontratistas.
- Gestión de personal en obra.
- Comunicación con el propietario del proyecto.
- Mantenimiento del orden y desescombro del lugar de la obra.
Gerente de proyecto de construcción
El gerente o el administrador de proyecto de construcción es la persona que gestiona el proceso y todas las comunicaciones. Se encarga de planificar, coordinar y supervisar el proyecto de construcción, desarrollar y controlar el presupuesto y administrar los riesgos.
La tarea principal del gerente de proyecto de construcción es tomar las decisiones que aumentarán la eficiencia de todos los recursos involucrados en el proyecto ya sea el personal, los recursos materiales o financieros. Entre sus responsabilidades está también que todas las partes del proyecto constructivo cumplan con sus funciones a tiempo y, como resultado, generen ganancias para el proyecto.
La lista de tareas principales del gerente de proyecto de construcción también incluye:
- Estimación y coordinación del coste del proyecto.
- Estimación de presupuesto del proyecto de construcción.
- Control sobre el calendario de la construcción y la ejecución de cada etapa.
- Gestión de pedidos.
- Selección de metodologías y estrategias para garantizar un proceso eficaz.
- Comunicación con el propietario del proyecto y las partes interesadas.
- Interacción con el equipo y los profesionales que realizan las obras de construcción.
Obviamente, los proyectos en el ámbito de construcción también incluyen a los profesionales que planifican y realizan la obra, como ingenieros, arquitectos, diseñadores, los albañiles que se especializan en diferentes aspectos de obras.
Junto con los roles y responsabilidades en el equipo del proyecto de construcción, el orden y la estructura de todos los procesos y etapas son igualmente importantes. Así que veamos cuales son las etapas del proyecto de construcción.
Las fases de proyecto de construcción
El ciclo de vida de un objeto de construcción es el período de tiempo durante el cual existe. Básicamente, empieza con una idea de la obra y termina en el momento de su presentación.
El esquema estándar del ciclo de vida de cualquier proyecto consta de cinco fases:
Estas fases pueden complementarse con otras dependiendo de las especificaciones del proyecto. Por ejemplo, sus tareas pueden requerir la introducción de una fase de procedimientos de adquisición, gestión de cambios, etc.
Los proyectos de construcción suelen seguir la metodología Waterfall. Sin embargo, algunos gerentes usan una mezcla de modelo cascada y de métodos ágiles. Independientemente de la elección de la metodología de gestión de proyectos, el ciclo de vida de la gestión de la construcción comenzará con el inicio.
1. Iniciación – actividades previas a la construcción de una obra
Vamos a analizar esta fase con el ejemplo de un proyecto de construcción de una casa. Antes de comenzar a construir, hay que averiguar con el cliente cuáles son sus necesidades, requisitos y expectativas.
Esta fase también incluye la preparación de introducción del proyecto de construcción, descripción del proyecto, la elaboración de términos de referencia y del estatuto del proyecto, la preparación de justificación económica y de la lista de participantes clave y la aprobación del proyecto por todas las partes interesadas. Se recomienda también evaluar los riesgos potenciales en esta fase.
En colaboración con los expertos se debe analizar cuidadosamente el área, evaluar los requisitos técnicos, hacer un análisis del suelo y averiguar si hay características específicas del sitio.
Muchos subestiman la importancia de esta fase preparatoria, creyendo que no se realiza ningún trabajo durante el proceso de iniciación. Pero, de hecho, es la base y la etapa base para una implementación exitosa del proyecto.
Preste especial atención al estatuto de su proyecto. Debe contener los principales beneficios comerciales asociados con su proyecto. Esto contribuirá al logro de los objetivos y asegurará que no se pierda el tiempo.
2. Planificación
Siguiendo con el ejemplo simple de construcción de una casa, después de completar la fase de la iniciación hay que elaborar el presupuesto y establecer una fecha para la entrega de la casa.
La importancia de un plan de proyecto de construcción es obvia, pero algunas empresas aún descuidan esta importante fase y se ponen manos a la obra.
La planificación implica la consideración de muchos elementos asociados con un proyecto. Estos son:
- El cronograma del proyecto.
- Las funciones y las responsabilidades.
- Los indicadores de éxito.
- Los riesgos potenciales que pueden afectar la eficacia.
- Sistema de interacción dentro del equipo.
Hay que describir estos elementos (y quizás algunos otros) en un plan detallado y aprobarlo con las partes interesadas. A lo largo del trabajo podrá consultar con este plan para cualquier cosa.
3. Ejecución de proyectos constructivos
Esta fase de la construcción requiere un trabajo serio y minucioso. Aquí empieza la implementación efectiva del proyecto. En caso de construcción de un edificio residencial, por ejemplo, en esta etapa se prepara el terreno, se hacen los cimientos y los suelos, se construyen paredes, se instalan ventanas y se realizan otras actividades constructivas. De todos modos, cada etapa suele implementarse una por una.
La ejecución requiere un seguimiento constante, porque cualquier trabajo puede salir mal en cualquier momento. Todos sabemos, que planificar acciones es más fácil que ejecutarlas.
Mientras que el equipo de profesionales está realizando las obras, la gerencia de un proyecto de construcción implica procesos como la gestión del trabajo y de conocimiento, la comunicación y la gestión de la calidad. Los gerentes adquieren materiales, gestionan el equipo y hacen el seguimiento de los riesgos.
Es muy importante asegurarse a tiempo de que cada empleado se adhiera al plan general y haga su parte del trabajo. No olvide distribuir correctamente los recursos adicionales y dar instrucciones para la acción.
Debe también tener un plan de comunicación en curso para asegurarse de que las partes correspondientes están siempre al día de todo lo que pasa con el proyecto. De lo contrario, una comunicación deficiente y escasa, puede dar lugar a incumplimiento de plazas, corrupción de alcance de proyecto, problemas en el lugar de obra relacionados con el uso de recursos, etc.
4. Control
Muy a menudo, la fase de control coincide con la fase de implementación del proyecto. Los constructores trabajan en el sitio y el gerente supervisa el progreso del trabajo, verificando el presupuesto y el cronograma para asegurarse de que todo vaya según lo planeado.
En esta etapa, el ciclo de vida de la gestión de proyectos de construcción puede requerir cierta flexibilidad. Siempre pueden haber situaciones que requieran ajustes al plan.
Se recomienda organizar reuniones periódicas durante las cuales se puede supervisar periódicamente el progreso y realizar correcciones de rumbo. Tales reuniones son una buena oportunidad para recopilar rápidamente comentarios de todos las partes involucradas en el proyecto de construcción.
Un programa de gestión de proyectos online le ayudará a garantizar la transparencia de los datos, mantenerse al tanto de todas las tareas en curso y realizar un seguimiento de la carga de trabajo de todas las partes del equipo.
Conclusión de un proyecto de construcción
La conclusión del proyecto de construcción indica que todo el trabajo en el proyecto se ha completado. En nuestro ejemplo, esto significa que se ha construido la casa.
En esta fase se suele hacer una inspección antes de presentar el resultado final al cliente. Se revisan todos los trabajos realizados y se comprueba que se han cumplido todos los requisitos una vez más. Si se detectan algunos defectos, estos deberían ser eliminados.
También se limpian los escombros, se revisa la documentación y se llevan a cabo otras operaciones para hacer la presentación de proyecto de construcción a quién lo encargó.
Estas son las actividades más típicas para esta etapa:
- Presentar el proyecto al cliente.
- Formalizar el acta de entrega-recepción
- Depositar los materiales y los documentos.
- Evaluar todas las etapas para sacar conclusiones /preparar un informe para los próximos proyectos.
Como ya mencionamos previamente, esta clasificación de las fases del ciclo de vida de los proyectos en construcción es la más común. Sin embargo, para algunos proyectos la estructura puede ser diferente, las fases pueden llevar otros nombres, o estar combinadas o complementadas con otras etapas.
¿Cuáles son?
Etapa de preconstrucción. Es una de las actividades previas a la construcción de una obra. Es también como una combinación de iniciación y planificación de proyectos de construcción. Puede incluir análisis de mercado, selección del objeto de construcción, formación de una estrategia, preparación de toda la documentación, análisis de inversiones, etc.
Etapa de inversión. La particularidad de esta etapa se basa en la adopción de decisiones estratégicas que permitirán a los inversores determinar cuánto dinero y para cuánto tiempo van a invertir. En esta etapa se firman contratos y convenios de trabajo, así como se realizan inversiones de capital.
Etapa operativa. Esta fase incluye la compra de materias primas, la producción y comercialización de productos, las actividades de comercialización, etc. Presupone un alto nivel de comunicación con contratistas, proveedores, intermediarios y compradores.
Etapa de liquidación. En esta etapa, los inversionistas y usuarios de los objetos de inversión de capital determinan el valor residual de los activos principales.
Mejor software para administración de proyectos de construcción
El software para la planificación y gestión de proyectos bien elegido es otro factor muy importante que define como irá el proceso de construcción. Pero cómo elegir uno que mejor se adapte a los proyectos de construcción? A continuación le presentamos en qué características debe fijarse a la hora de escoger uno, y que solución cumple con todos estos requisitos. También puede ver el ejemplo real de uso de este software por las empresas de construcción.
Posibilidad de trabajar con el diagrama de Gantt de un proyecto de construcción
Un instrumento que se utiliza mucho tanto en la planificación, como en la ejecución de proyectos constructivos es el diagrama de Gantt. Esta herramienta de gestión de proyectos permite representar gráficamente todas las actividades del proyecto en un cronograma. De este modo se hace más fácil ver el panorama general de todo el proyecto y, a la vez, todas las etapas de una obra de construcción con los pequeños detalles de cada tarea. Si aprende a usarlo, podrá aprovechar de una mejor eficiencia y control sobre el proyecto.
El diagrama de Gantt de un proyecto de construcción le permite:
- establecer la ruta crítica de un proyecto de construcción
- definir los hitos de un proyecto de construcción y seguirlos
- visualizar la edt de un proyecto de construcción
- seguir el cronograma de un proyecto de construcción
Posibilidad de fijar y controlar los plazos
Antes que nada, recordemos que los proyectos en este ámbito suelen gestionarse con los métodos de cascada donde las etapas de construcción se desenvuelven una detrás de otra (imposible poner el techo antes de los cimientos!). Es por eso que es tan importante terminar cada actividad a tiempo para la conclusión de construcción de manera oportuna. Un sistema de gestión de proyectos avanzado le avisará sobre los posibles retrasos y proximidad de la fecha límite.
Posibilidad de establecer dependencias entre las actividades
Este punto está relacionado con el anterior. En las obras de construcción hay actividades que suelen ir una detrás de otra, o que no se pueden completar sin que se haya finalizado la anterior. De ahí, el software para administración de proyectos de construcción debe permitir establecer las dependencias entre diferentes actividades. Serán útiles tanto para la gestión y control de uso de recursos, como para la estimación de plazos.
Posibilidad de asignar tareas y distribuir la carga entre los responsables específicos
Todos las partes del proyecto de construcción deben tener bien claro cuales son sus responsabilidades, los plazos límites de cada una de ellas. Al mismo tiempo el gerente debe tener la posibilidad de controlar que todos estén cargados de acuerdo con sus jornadas laborales, conocimientos y capacidades.
Posibilidad de gestionar los costes y el presupuesto
La gestión adecuada de los recursos financieros en los proyectos de construcción afectan en gran medida el éxito del proyecto. Este tipo de proyectos requiere un programa que le permita planificar y fijar el presupuesto en la etapa de inicialización del proyecto, y anotar y controlar los gastos en la ejecución.
Posibilidad de colaborar con las partes del proyecto de construcción en un solo lugar.
Para que todos estén en la misma página, es mejor tener una fuente de información que se actualiza en tiempo real. Así todos podrán ver lo que está pasando en el proyecto en este mismo momento.
Estas son las características principales que debe buscar en un software para administración de proyectos de construcción. Y como le prometimos, le desvelamos cuál es la solución que incluye todas estas posibilidades y más. Y es GanttPRO, el software online para administración de proyectos basado en diagramas de Gantt.
Además de la gran variedad de funciones para gestionar el proceso de construcción con el diagrama de Gantt, un cronograma y la ruta crítica del proyecto, ofrece posibilidades para gestionar tiempo, equipo y recursos en un solo programa. Con esta herramienta puede compartir fácilmente su proyecto en cualquier momento.
Si desea probar esta herramienta, regístrese sin ningún compromiso para una prueba gratis de 14 días y comienza a trabajar con su proyecto desde cero o utilice una de las plantillas para proyectos de construcción preconfiguradas.
Para resumir
Si aún está pensando si su proyecto de construcción necesita a un gerente o al equipo de gerentes, la respuesta, como puede ver, es definitivamente un SÍ. Un gerente que siga el ciclo de vida de proyecto de manera correcta, no solo hará el proceso más eficaz, sino también ayudará a mantenerse dentro del presupuesto, cumplir con los plazos y encontrar las posibilidades de mejoras para futuros proyectos.
Y con un software especializado para la administración de proyectos de construcción y un buen gerente, la probabilidad de un mejor resultado y un proceso más organizado y fácil está garantizada.
