Los aspectos principales para entender cómo hacer una introducción de un proyecto y su conclusión
Cuando pensamos sobre proyectos, lo primero que suele venir a la cabeza son todas estas actividades que tenemos que completar para lograr el resultado que hemos propuesto. Pero en realidad el ciclo de vida de un proyecto conlleva muchas otras fases aparte de la implementación. Y también implica la realización de muchas otras funciones del gerente del proyecto a base de la fase en la que está el proyecto.
En este artículo, vamos a hablar sobre dos elementos importantes de un proyecto: la introducción de un proyecto y la conclusión de un proyecto. Cabe mencionar que estos dos pueden formalizarse y llamarse de diferentes maneras, pero su concepto y propósito siempre será el mismo.
¿Qué es lo que encontrará en el artículo?
Acerca de la introducción para un proyecto:
- Qué es la introducción de un proyecto
- Qué lleva la introducción de un proyecto
- Cómo hacer la introducción de un proyecto
- Ejemplos de introducción de un proyecto
Acerca de conclusiones de un proyecto:
Qué es la introducción en un proyecto
La introducción de un proyecto es una recopilación corta de todos los puntos más importantes del proyecto. Una vez hecha, puede usar una introducción para la presentación de un proyecto en cualquier ámbito y ocasión. Por ejemplo, si tiene que introducir el proyecto a los nuevos miembros de equipo o consultores contratados, a inversores, o cualquier otra parte interesada. La persona que vea esta introducción debe entender de qué va el proyecto, cuáles son sus objetivos y mayores actividades a completar.
Vamos a ver en más detalle qué debe tener una introducción de un proyecto.
Qué lleva la introducción de un proyecto
Lo que se pone en la introducción de un proyecto depende de muchos factores y no hay una lista exhaustiva de todos los elementos mandatorios. El carácter del proyecto, su complejidad, la industria, todo eso define el contenido de la introducción. De todos modos hay elementos que, por lo general, no deben faltar. Estos son:
- Nombre del proyecto
- El enfoque del proyecto
- Las partes interesadas
- El problema que intenta solucionar el proyecto
- Los datos que justifican la necesidad de realizar el proyecto y su viabilidad
- Los objetivos que se pretende lograr
- El alcance de proyecto
- Los problemas con los que pueden encontrarse
- Resumen corto de los recursos que se van a utilizar
- Un método o métodos con los que va a implementar el proyecto
- Los indicadores de éxito
- El cronograma de proyecto
A base de esta lista, ya tendrá una idea de cómo se hace una introducción de un proyecto. Simplemente debe trabajar en cada aspecto y después incluir su resumen en la introducción.
Si aún no le ha quedado claro algo y no sabe cómo empezar una introducción de un proyecto a continuación encontrará más detalles.
Cómo hacer la introducción de un proyecto
Antes que nada hay que subrayar una cosa importante. Aunque estemos hablando sobre la introducción que es una de las primera partes del proyecto, se hace entre los últimos cuando ya están preparados y planeados todos los detalles del proyecto.
Introduzca el nombre de proyecto
Debería iniciar la introducción de proyecto mencionado el nombre del proyecto.
Destaque el enfoque, los objetivos y los resultados
Después, se hace un corto resumen del enfoque del proyecto, sus objetivos y los resultados que se propone a lograr. El tema de definición de objetivos es bastante complejo, y lo hemos repasado en nuestros artículos sobre planeación operacional y planeación de acciones. No se recomienda simplemente copiar y pegar la lista de los objetivos, sino destacar la información esencial.
Especifique las partes interesadas
En la introducción del proyecto debe aclarar cuáles son las partes interesadas en el proyecto, así que no olvide esta información.
Explique el propósito del proyecto
Cada proyecto debe tener objetivos. Pero al mismo tiempo, debe haber una razón detrás de estos objetivos. La introducción de un proyecto debe incluir una justificación de: ¿Porqué se inicia el proyecto? ¿Qué beneficios va a traer? ¿Qué problema va a solucionar con este proyecto?
Anote posibles riesgos y problemas
Es sustancial definir de antemano los posibles problemas con los que puede encontrarse en la implementación del proyecto y los posibles escenarios para solucionarlos. De este modo cualquier persona que vea la introducción tendrá una idea clara de los riesgos que conlleva la realización de proyecto y ver si hay diferentes soluciones previstas para ello. La introducción para un proyecto debe mencionar estos puntos en breve.
Defina el método de gestión
Otro paso importante para elaborar una introducción de un proyecto es definir cómo va gestionar cada etapa de ciclo de vida del proyecto. ¿Qué métodos va a usar para organizar el trabajo en el proyecto?
Lo ideal es también explicar por qué estos métodos de gestión de proyecto son más eficaces que otros y que conseguirá usándolos.
Estime los recursos requeridos
La introducción para un proyecto lleva también una estimación de los recursos que se van a necesitar en el proyecto. Estos incluyen materiales, herramientas, fondos, y las personas, por supuesto.
Fije las métricas para evaluar los resultados
Mencione en breve los indicadores de éxito. Así quedará bien claro en que tienen que fijarse después para evaluar si el proyecto ha conseguido el resultado programado por completo.
Defina las fechas clave del proyecto
Para terminar con su introducción de un proyecto debe hacer una indicación al cronograma de proyecto. Tampoco es necesario hacer un cronograma de todas las actividades del plan de proyecto. Pero tiene que indicar explícitamente las fechas programadas de inicio y de finalización de proyecto, de las etapas significativas y de los hitos que concluyan las etapas importantes del proyecto.
Ejemplos de introducción de un proyecto
Vamos a crear un modelo de introducción de un proyecto. Supongamos que tenemos un proyecto que trata de lanzar 3 video anuncios en varios canales: YouTube, LinkedIn y Facebook.
En este caso el nombre del proyecto sería “Lanzamiento de Video Ads”. Los objetivos del proyecto serían aumentar el tráfico para vender a través de su sitio web. El resultado que se propone sería conseguir X clics en el sitio y X número de conversiones. El producto final, los videos, debería ser [aquí puede incluir los requisitos para los videos producidos].
La decisión está basada en la hipótesis de que el anuncio en forma de video podrá aumentar el conocimiento de la marca presentando los beneficios de esta última y ayudará a atraer a los clientes nuevos. A base de los resultados del estudio de factibilidad, los datos estadísticos y un estudio del público objetivo y costos y beneficios se ha decidido empezar con tres diferentes versiones de videos.
Como es un producto para el uso interno, entre las partes involucradas en el proyecto están los participantes del proyecto, el equipo de la empresa y los expertos contratados.
Es sustancial definir de antemano los posibles problemas con los que puede encontrarse en la implementación del proyecto y los posibles escenarios para solucionarlos. En nuestro ejemplo puede ser la elección errónea del público al que queríamos llegar. El mensaje de la llamada a la acción puede ser ambiguo o no corresponder a la idea del video.
Para gestionar el ciclo de vida del proyecto, escogemos el método Waterfall, ya que la mayoría de las actividades son secuenciales y los requisitos para el entregable final son bastante claros.
Se va a necesitar un equipo creativo para desarrollar los conceptos de vídeos, creadores de contenido para formalizar el texto del guión. También, dependiendo del tipo de videos podrá contratar a una agencia para rodar el video o a los diseñadores gráficos. No va a faltar el equipo de marketing y los analistas. El presupuesto de proyecto total es X (aquí lo puede descomponer un poco, si el proyecto es más complejo).
El éxito del proyecto se medirá a través de los datos sobre el alcance, reproducciones, carácter de interacción y resultados de los leads adquiridos, conversiones y tráfico. Para terminar la introducción del proyecto, indicamos que la duración del proyecto se planifica para 4 meses, y describimos los hitos en la preparación, entrega y lanzamiento de videos.
Qué es una conclusión en un proyecto
La conclusión de un proyecto es un informe general que se prepara en la etapa de finalización del proyecto. En este documento se anotan las conclusiones y recomendaciones de un proyecto y se mide el éxito general del proyecto.
Los ejemplos de conclusiones de un proyecto más típicos suelen incluir la descripción de cómo y a qué nivel se han logrado los objetivos propuestos, los datos sobre los gastos; evaluación del desempeño en el proyecto. Igual que la introducción, la conclusión debe presentar una idea clara sobre el proyecto a quien lo vea. Solo que en este caso se trata de resultados y no de planes
Cómo hacer la conclusión de un proyecto
En la conclusión de un proyecto usualmente se hace un resumen del proyecto. En este resumen también se puede incluir la información de la introducción pero ya teniendo en cuenta todos los aspectos que aparecieron en la fase de la realización.
En comparación con la introducción que se prepara en las primeras etapas, en la conclusión ya se suelen tener todos los datos sobre los resultados del proyecto. Así que ya puede anotar los indicadores de proyecto previstos y analizar si se han conseguido o no, y de qué forma. También, se hace una lista de todos los logros del proyecto.
El siguiente paso es la evaluación de alcance del proyecto estipulado al inicio del proyecto a fin de determinar si han cumplido con todos los puntos de la declaración de alcance del proyecto.
Pocos proyectos siguen al 100% el plan inicial. A lo largo de su ejecución puede aparecer cualquier tipo de imprevisto, cambios de fechas, demoras en la entrega, subestimaciones de recursos, malentendidos, problemas externos, etc. Y si en la parte de introducción hablamos sobre los riesgos y problemas hipotéticos, la conclusión del proyecto es el sitio donde se describen los hechos reales. Qué retos han tenido que superar, o porque no han podido superar algunos. A base de esto también se pueden destacar lecciones aprendidas y hacerse recomendaciones para futuros proyectos.
Sabemos muy bien lo difícil que puede llegar a ser la gestión de proyectos. Sobre todo si está comenzando en el ámbito de gestión de proyectos o lo hace de forma ocasional. Esperamos que este artículo le ayude a ubicarse en estos dos conceptos sobre la introducción de un proyecto y su conclusión. Y que entenderá mejor cómo elaborar una introducción de un proyecto y cómo finalizar el proyecto con una conclusión.
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