Cómo ayuda el método de la ruta crítica en la administración de proyectos
Algunos proyectos pueden incluir cientos de tareas y dependencias. Y a veces no es fácil identificar las tareas más importantes y cumplir con sus plazos. ¿Conoce el método que puede solucionar este problema? Si no, a continuación le explicamos todo sobre el método de la ruta crítica, y en particular:
- ¿Qué es la ruta crítica?
- ¿Para qué sirve la ruta crítica?
- ¿Cómo calcular una ruta crítica?
- Análisis de la ruta crítica
- ¿Cómo hacer una ruta crítica en Excel?
- ¿Cómo se hace la ruta crítica en MS Project?
- ¿Cómo hacer una ruta crítica online?
- Software para hacer ruta crítica online
- Ejemplo de ruta crítica
¿Qué es la ruta crítica?
El método de la ruta crítica (CPM en inglés) es una técnica de gestión paso a paso para la planificación de procesos de proyectos. Identifica tareas críticas y no críticas y previene problemas con los plazos.
La ruta crítica en la gestión de proyectos es una serie de tareas que deben realizarse en un orden determinado y en el tiempo adecuado.
Y como identifica si la tarea es crítica o no? Fácil. Si puede retrasar una parte de su tarea sin posponer el trabajo en otras actividades, no es una tarea crítica. Sus tareas son críticas si no se pueden retrasar y las identifica en el proyecto por limitaciones de tiempo.
Otros dos conceptos que debería saber son la flotación (holgura) y el diagrama de programación. La flotación (holgura) es la cantidad de tiempo que una actividad del plan se puede retrasar o extender desde su fecha de inicio anticipada sin retrasar la fecha de finalización del proyecto. El diagrama de programación es una representación gráfica de las relaciones lógicas en el proyecto.
¿Para qué sirve la ruta crítica?
Con la ayuda de los diagramas de Gantt, el método de ruta crítica ayuda a los gerentes de proyecto a planificar y a programar todas las tareas y actividades que deben completarse en un proyecto en diferentes esferas, como por ejemplo la investigación, TI, la construcción, etc.
¿Cómo calcular la ruta crítica?
Vamos a verlo en un ejemplo sencillo. La gestión de proyectos con el método de la ruta crítica funciona perfectamente para los proyectos con plazos cortos. Por ejemplo, digamos que el propósito de nuestro proyecto es hacer un jardín en el patio. Ahora necesitamos establecer todas las formas y pasos que nos mostrarán cómo plantar el primer árbol.
Para completar este proyecto con éxito, necesitamos enumerar todas las tareas que deben realizarse:
- Elegir un lugar en el patio
- Comprar una pala
- Elegir las semillas adecuadas
- Cavar un hoyo
- Llenar el hoyo con agua
- Plantar el árbol
Como puede ver, algunos de los pasos no pueden comenzar antes de que hayan terminado los otros, porque dependen de los demás. Los pasos “Cavar un hoyo”, “Llenar el hoyo con agua”, “Plantar el árbol” son actividades secuenciales, porque deben realizarse en un orden específico.
En nuestro ejemplo, estos 3 pasos y el primero («Elegir un lugar en el patio») son los pasos críticos más importantes para alcanzar el objetivo. Y deben estar incluidos en la ruta crítica de nuestro proyecto.
La idea principal aquí es que no podemos comenzar algunas actividades o pasos hasta que los demás hayan terminado.
Ahora no es difícil calcular la duración del proyecto. Podemos determinar la hora de inicio aproximada para cada paso en la ruta crítica.
- Elegir un lugar en el patio – 30 minutos
- Comprar una pala – 30 minutos
- Elegir las semillas – 30 minutos
- Cavar un hoyo – 10 minutos
- Llenar el agujero con agua – 5 minutos
- Plantar el árbol – 15 minutos
Si resumimos la duración de todas las tareas críticas, obtendremos el tiempo que necesitamos para completar nuestro proyecto. En nuestro ejemplo de ruta crítica, necesitaremos 2 horas.
Análisis de la ruta crítica
El análisis de la ruta crítica ayuda a predecir si un proyecto terminará a tiempo.
Las principales ventajas y algunas desventajas de análisis de la ruta crítica
¿Cómo ayuda el método de la ruta crítica a los gerentes de proyectos a lograr el éxito en la realización del proyecto?
- Demuestra la vista gráfica de cualquier proyecto.
- Ayuda a identificar las tareas más importantes que debe gestionar.
- Ayuda a ahorrar tiempo y reducir los plazos.
- Ayuda a comparar el progreso planificado y real.
- Ayuda a que las dependencias sean visibles y claras.
- Ayuda a planificar, programar y controlar sus proyectos.
- Ayuda a identificar todas las actividades críticas que necesitan su atención especial.
Parece útil, ¿no?
Pero a pesar de que el método de la ruta crítica es una técnica muy útil para la gestión de proyectos, tiene algunas limitaciones. Por ejemplo, no considera las dependencias entre recursos. Presta menos atención a las tareas no críticas, las que a veces pueden volverse críticas. Los proyectos con una ruta crítica a menudo pueden quedar incompletos dentro del tiempo requerido, y así sucesivamente.
¿Cómo calcular una ruta crítica en la gestión de proyectos?
El análisis de ruta crítica es una herramienta poderosa que puede ayudarle en la planificación y administración de cualquier proyecto. El proceso consta de seis pasos.
Paso 1: Especifique sus actividades
Empiece a identificar todas las tareas de su proyecto. La lista de actividades específicas debe incluir solo actividades de nivel superior. Eso dividirá las tareas en secciones manejables. Su estructura puede verse como listas, tablas o estructuras de árbol.
Paso 2: Establezca dependencias
Algunas actividades comenzarán solo cuando las otras estén completas. Si enumera los predecesores de cada actividad, le ayudará a identificar el orden correcto.
Paso 3: Visualice la ruta crítica
Ahora que tiene sus actividades identificadas y con las dependencias establecidas, puede dibujar el diagrama de red de la ruta crítica (el gráfico de análisis de la ruta crítica).
Los gerentes de proyectos utilizan diagramas de red de rutas críticas para obtener una vista de los proyectos desglosados en tareas separadas. Las casillas, flechas y círculos ayudan a visualizar las actividades y las dependencias. Debe nombrar cada actividad y resaltar los caminos.
No es necesario dibujar diagramas de la ruta crítica en papel porque puede utilizar el software especial para esto.
Paso 4: Estime el tiempo de finalización de la actividad
Incluso si no tiene suficiente experiencia, puede intentar estimar el tiempo que será requerido para completar todas sus actividades. La medida puede ser de un día o de una semana. Depende del tamaño y complejidad de sus proyectos.
Paso 5: Identifique la ruta crítica
Para identificar la ruta crítica, debe determinar los principales parámetros de sus actividades.
- El tiempo de inicio más temprano es la hora en la que una actividad puede comenzar una vez que se completan las actividades dependientes anteriores.
- El tiempo de finalización más temprano es tiempo de inicio más temprano + el período requerido para completar la actividad.
- El tiempo de finalización más tardío es la hora en que se puede completar una actividad sin retrasos.
- El tiempo de inicio más tardío es el tiempo de finalización más tardío menos el período necesario para completar la actividad.
Preste atención al tiempo de flotación: el periodo entre el tiempo de inicio más temprano y tiempo de finalización más tardío o entre tiempo de finalización más temprano y tiempo de finalización más tardío. Durante este período, su actividad puede retrasarse sin retrasar la fecha de finalización del proyecto.
Con el diagrama de red, puede identificar la ruta más larga de cualquier actividad y las secuencias más largas. Si necesita acelerar su proyecto, debe reducir el tiempo para las actividades de ruta crítica.
En caso de que tenga varias rutas críticas, tendrá la mayor probabilidad de que cambie el horario.
Paso 6: Actualice su diagrama y observe el progreso
Debe actualizar el diagrama para que se recalcule la ruta crítica. Ahora tendrá una vista más realista de su proyecto.
¿Por qué los gerentes de proyectos utilizan el método de la ruta crítica?
De este modo los gerentes obtienen la información necesaria sobre la duración del proyecto en el mejor caso.
- Pueden gestionar las tareas que necesitan un control estricto.
- Pueden agregar recursos limitados a los objetivos del proyecto y recalcular el valor de la ruta crítica.
- Si los términos fallan, pueden predecir rápidamente cómo cambiarlos y cumplir con los plazos.
El proceso de identificación de la ruta crítica en los proyectos se vuelve cada vez más fácil. Cuando se empezó a usar el método, los gerentes tenían que establecer la ruta crítica a mano. Ahora puede ahorrar tiempo y evitar dibujar tablas y nodos utilizando programas especializados.
¿Cómo hacer una ruta crítica en Excel?
Si está planificando un proyecto pequeño y necesita identificar rutas críticas, Excel puede ser una solución. A continuación le explicamos como hacer una ruta crítica en Excel:
- Construya un diagrama.
- Prepare la hoja de cálculo en Excel.
- Identifique la ruta crítica.
- Cree un diagrama de Gantt de ruta crítica.
Hay que tener en cuenta, que planificar proyectos con Excel requiere bastante tiempo ya que el proceso es manual.
¿Cómo se hace la ruta crítica en MS Project?
En esta guía encontrará todo sobre la ruta crítica en MS Project. En breve, en la vista de Herramientas de diagrama de Gantt, tiene que seleccionar Formato → Ruta crítica → Ver → Diagrama de Gantt → Dar formato → Tareas críticas.
Después de estos pasos, las tareas críticas se resaltarán en rojo.
¿Cómo hacer una ruta crítica online?
Ya sabemos como calcular la ruta crítica de un proyecto. Otra pregunta que puede ocurrir a mucha gente es si existe alguna forma de hacer la ruta crítica de un proyecto online.
La respuesta es, sí. Existen programas que ayudan con el cálculo y elaboración de ruta crítica. Si usa las herramientas externas para hacerlo, debe añadir la siguiente información: sucesores, predecesores, duración, la hora de inicio más temprana, hora de finalización anticipada, hora de inicio más tardía, hora de finalización más tardía y tiempo de holgura.
Software para hacer ruta crítica online
La forma más conveniente de ver, seguir y trabajar con la ruta crítica es usando el software de diagramas de Gantt. Este tipo de programas ayuda a hacer la ruta crítica online automáticamente en un par de clics. Uno de ellos es GanttPRO.
Para empezar, cree su proyecto y configure todas las tareas con la ayuda de las herramientas de GanttPRO. Abra cualquier tarea, establezca fechas de inicio y finalización, duraciones e identifique todos los predecesores.
Luego en la pestaña de Diagrama de Gantt arriba en la derecha haga clic en el icono de la ruta crítica. De este modo verá en el diagrama de Gantt de su proyecto el tiempo más corto en el que se puede completar el proyecto y las tareas más importantes. Ya está. ¡Es así de fácil!
El tutorial para empezar a trabajar en GanttPRO, le explicará cómo hacer un diagrama de Gantt, activar la ruta crítica para su proyecto y administrar el proyecto con la máxima facilidad.
Ejemplo de ruta crítica
Aquí tiene un ejemplo de la ruta crítica calculada automáticamente en GanttPRO.
Ya hemos explicado en el paso anterior como mostrarla en la herramienta. Cabe mencionar que en GanttPRO puede descargar el diagrama de Gantt con su proyecto y la ruta crítica en PNG o PDF.
Resumen
Si intenta aplicar el método CPM a la gestión de su proyecto, verá que la identificación de la ruta crítica es necesaria para cualquier fase de planificación. Proporciona la fecha correcta de finalización de los proyectos y la flexibilidad para flotar actividades.
Para resumir y recordarle una vez más que el análisis de la ruta crítica es un método poderoso y eficaz de evaluación de:
- Sus tareas que debe realizar.
- Prioridades de tareas.
- Todas las actividades paralelas.
- La secuencia de programación y sincronización.
- El tiempo más corto para completar el proyecto.
- Todos los recursos que necesita para lograr el objetivo, etc.
