Método Kanban: ¿Cómo mejorar la gestión de trabajo?

Hay muchas formas de gestionar el flujo de trabajo en la gestión de proyectos. Metodologías ágiles y modelo de cascada, sus variedades y combinaciones. En este artículo, aprenderá sobre una de las técnicas de gestión de procesos más antiguas, Kanban.

Las raíces de este término se encuentran en la antigüedad. La palabra Kanban se compone de dos caracteres japoneses: Kan – visible, visual y Ban – tarjeta o tablero. Es decir, la palabra «kanban» significa «tarjeta visual, letrero, tarjeta de señales». La función principal de dicha tarjeta es visualizar la información importante.

A mediados del siglo XX, el método Kanban se utilizaba en la fábrica de automóviles de Toyota como una herramienta de la metodología Lean. Y su objetivo principal era regular el nivel de existencias. Por ejemplo, el límite máximo para el número de puertas de máquinas entregadas al mismo tiempo eran 10 piezas. En cuanto se entregaba la última puerta para el ensamblaje, se enviaba una solicitud para las siguientes diez. Por lo tanto, las piezas no se acumulaban en los almacenes, y el esquema de su rotación funcionaba como un reloj.

Así, todos los departamentos de la planta trabajaban estrictamente bajo demanda. Los recursos se produjeron tanto como se ordenó por adelantado. E incluso si aumentaba el número de piezas de repuesto, el sistema se ajustaba automáticamente a los cambios. Como resultado, Toyota pasó de ser una empresa con pérdidas a uno de los líderes mundiales en la industria automotriz. Y Taiichi Ohno, el empleado que introdujo por primera vez a Kanban en el negocio, pasó por todos los puestos gerenciales y pronto se convirtió en el vicepresidente ejecutivo de la corporación.

A principios del siglo XXI, el sistema Kanban se empezó a usar en otros procesos pero con los mismos fines. Así que si quiere implementar esta técnica en sus procesos, a continuación puede conocer mejor sus peculiaridades: 

• ¿Qué es Kanban?
• ¿Cómo funciona Kanban?: principios de Kanban y sus propiedades 
• Tablero Kanban
• Kanban: ventajas y desventajas 
• Kanban: ejemplos de uso

¿Qué es Kanban?

Kanban es un método de gestión de proyectos y una herramienta de la metodología Lean basada en la visualización de cada paso. No es una metodología en sí, sino un conjunto de prácticas y principios que se aplican en el proceso de desarrollo de un producto o servicio. 

Con Kanban, los equipos visualizan todo el proceso de trabajo en una tabla para seguir el progreso, gestionar y priorizar de manera efectiva las tareas y ver donde y cuando hay oportunidades para las mejoras. 

La característica principal del método Kanban es la agilidad y la preparación para los cambios en cualquier fase del flujo de trabajo. Teniendo acceso constante a cada etapa del proyecto, el gerente de proyecto puede mejorar constantemente los procesos de su implementación, controlar la carga de trabajo del equipo, evaluar riesgos y prevenir rápidamente posibles errores. 

Existe un debate si Kanban es parte de la metodología Ágil, pero sería más apropiado definirlo como una metodología que se basa en principios de agilidad. 

¿Cómo funciona Kanban?: prácticas y principios de Kanban

Para entender cómo funciona el sistema Kanban y cómo aplicarlo en sus procesos, debería conocer las prácticas y principios de Kanban. 

Principios Kanban

Los principios clave de Kanban son:

• Empiece con lo que está haciendo

Es importante entender, que el método Kanban se aplica a un proceso que ya se está realizando. Para empezar la implementación de Kanban en una empresa o en un proyecto, hay que revisar cómo se hacen las cosas en este mismo momento, apuntar los principios y las políticas que se han empleado habitualmente y asegurarse que todo el equipo las intérprete de la misma manera.  

• Persiga cambios evolutivos y graduales

Es importante también tener en cuenta, que la implementación de Kanban tiene que ser un proceso evolutivo y gradual, sin cambios drásticos y repentinos, ya que los últimos pueden causar más resistencia y dificultades. Para realizar los cambios de manera eficaz se requiere un trabajo de equipo coordinado. 

• Respete los procesos y los roles de todos en ellos 

Como ya se habrá dado cuenta, Kanban no implica cambios drásticos y rechazo de todas las prácticas y procesos que se hayan aplicado hasta este momento. Tampoco se considera necesario cambiar los roles, las responsabilidades y los objetivos de los miembros del equipo de manera abrupta. 

• Promueva liderazgo en todos niveles

Este principio viene de la metodología Lean, que presupone que la gestión vertical y la definición de líderes según los roles de los empleados no son efectivos. Cada miembro de equipo debería tener la oportunidad de liderar procesos si el mismo lo requiere. 

Prácticas de Kanban 

1. Visualizar 

Esta práctica de Kanban refleja el significado original de Kanban. Uno de los principales enfoques del método Kanban es administrar el flujo de trabajo (trabajo en progreso) de una manera que se pueda visualizar fácilmente. Para ver las posibilidades de mejora, es necesario visualizar adecuadamente lo que se está haciendo, lo que ya se ha hecho y lo que sigue.

Eso se puede hacer con la ayuda de tableros Kanban, ya sean digitales con la ayuda de software o hechos a mano. También puede visualizar el trabajo con mapas de flujo de valor o mapas de flujo de trabajo. 

2. Limitar el trabajo en curso (WIP en inglés)

Esta quizás es la práctica clave de Kanban, si no la intenta aplicar, no se basa en el método Kanban. También hay que reconocer que es la más complicada para implementar. Limitar el trabajo en curso significa que tiene que mantener un límite de unidades de trabajo en progreso (lo que se está completando pero no se ha finalizado aún). Por lo contrario, la carga de trabajo excesiva hará que la ejecución sea menos efectiva y más lenta.

Un ejemplo ilustrativo aquí puede ser una tienda física. Las unidades se sacan, cuando terminan las anteriores, y los pedidos de productos de proveedores se hacen, en cuanto se va vaciando el almacén. 

Pero si estamos hablando de tareas, es más complicado. Una de las soluciones puede ser la asignación de tarjetas por persona. Es decir, si tiene 2 expertos en cierto asunto, solo se aceptan 2 tareas en curso. Si tiene 3, solo serán 3 tareas, y así.  

3. Gestionar el flujo 

De acuerdo con esta práctica hay que intentar optimizar el flujo de trabajo dentro de su tabla Kanban. En la situación ideal debería tener una transición fluida de las tarjetas con las unidades de trabajo. Esta transición tiene que ser predecible y sostenible. Y que sea posible identificar los cuellos de botella antes de que sucedan en el proceso.

Para que el trabajo sea más fluido, podría considerar desglosar tareas complejas en tareas más pequeñas para que se realicen más rápido, y para no sobrecargar la lista de espera. 

4. Hacer explícitas las políticas del proceso

Para tener a todos en la misma página, hay que definir claramente las reglas y los pasos del trabajo y visualizarlos en el tablero Kanban. Cuanto más claras, transparentes y simples sean, más probabilidad hay de que todos entiendan qué es lo que tiene que hacer, cómo y cuándo.

5. Implementar ciclos de retroalimentación

Como para cualquier técnica Lean, entre los objetivos de Kanban está la mejora de procesos. Y como bien sabemos cualquier mejora requiere opiniones y comentarios de las partes interesadas. Es por eso que el método Kanban también se fija en retroalimentación y realiza los cambios que se necesitan en el proceso. 

6. Mejorar colaborativamente, evolucionar experimentalmente

Esta práctica se puede considerar como la base del concepto de Kanban. Como ya definimos, el objetivo de Kanban es la mejora continua. Los cambios dirigidos a estas mejoras pueden ser pequeños, incrementales y evolutivos, pero tienen que haber. Y es importante mantener al equipo capacitado e involucrado en el proceso. 

Tablero Kanban

¿Qué es un tablero Kanban?

El tablero Kanban es una herramienta visual que ayuda a realizar el seguimiento del estado actual de las cosas en una organización y facilita la comunicación del equipo, el flujo de trabajo y la implementación de Kanban.

El tablero incluye tarjetas que representan las tareas y las columnas que representan los pasos del flujo de trabajo en orden cronológico y se utilizan para ilustrar el progreso del proyecto.

¿Cómo funciona el tablero Kanban?

Las tarjetas con tareas se mueven de izquierda a derecha a medida que se completan. Es esta mecánica la que hace que el flujo de trabajo sea lo más transparente posible y mantiene al equipo informado de los cambios y nuevas tareas.

Visualización de trabajo en un tablero Kanban aumenta la productividad, simplifica la administración de recursos y elimina el desorden en el trabajo. Por ejemplo, supongamos que un desarrollador no tuvo tiempo para terminar la tarea, pero ya recibió la siguiente. El gerente del proyecto podrá ver esto inmediatamente en el tablero Kanban y gestionarlo de alguna forma: pausando la tarea o redirigiendo a otro miembro del equipo.

2 tipos de tablero Kanban

Tablero Kanban tradicional 

Kanban se aplica en muchos campos profesionales, desde la fabricación y las ventas hasta la programación y la gestión de eventos. El ámbito en el que se utiliza el tablero, puede determinar si será real o virtual.

Un tablero real es el tipo de tablero Kanban básico y más simple. Es una pizarra, dividida en el número requerido de columnas verticales. Los equipos demarcan el tablero, establecen reglas para trabajar con él, nombran las columnas, pegan notas adhesivas con descripciones breves de las tareas y las mueven a medida que avanzan en el flujo de trabajo.

La ventaja de un tablero Kanban de este tipo es que siempre está disponible sin ordenadores e internet. En cualquier momento, puede verlo, hacer ajustes, discutir los puntos de interés con los colegas y estar seguro de que el trabajo no se detendrá si se corta la luz en la oficina. 

Tablero Kanban online 

Cuando el sistema Kanban se empezó a usar por los desarrolladores de software e ingenieros, aparecieron pizarras virtuales. Los tableros Kanban online son útiles para equipos que trabajan de forma remota o ubicados en diferentes sitios. De este modo, los equipos tienen acceso al plan de implementación del proyecto en cualquier momento conveniente y desde cualquier parte del mundo.

Las ventajas de un tablero Kanban online son la velocidad de su configuración, la facilidad para compartir con otros participantes del proyecto, la capacidad de comunicarse con colegas y dejar comentarios online sin tener que reunir para ello. 

¿Cómo hacer un tablero Kanban?

Necesita usar dos componentes para crear un tablero Kanban: columnas y tarjetas.

Las tarjetas visualizan las tareas y representan el trabajo que debe realizarse para completar el proyecto. Allí debe incluir la información sobre la tarea: título y descripción, fechas de trabajo y el miembro del equipo asignado a la tarjeta. Es posible presentar el proyecto entero en una tarjeta, pero puede resultar más complicado trabajar con tablero de este modo.  

Las columnas representan las etapas de realización del proyecto. Cada columna vertical representa una fase diferente del flujo de trabajo y se ejecuta de izquierda a derecha en orden cronológico. El número de fases varía en función de la complejidad del proyecto y del área profesional en la que se está implementando. Lo más básico sería: pendiente, en curso, hecho.  

Los tableros tienen un aspecto diferente para proyectos de varios niveles.

Kanban: ventajas y desventajas

Ventajas de Kanban 

• Es visual y comprensible  

Si lo logra implementar tal y como lo requiere el método, obtendrá una visualización del flujo de trabajo transparente, clara y comprensible para todos las partes involucradas en el proceso. Además, tendrán siempre una visión general de la situación actual. 

• Ayuda a reducir cuellos de botella y bloqueadores

El enfoque en el flujo de trabajo ayudará a identificar los posibles obstáculos y riesgos. Y cuanto menos problemas ocurra en el proceso, más rápido se entregará el resultado y se alcanzará el objetivo. 

• Es predecible      

El método Kanban requiere predictibilidad y estabilidad de los flujos de trabajo y de los procesos. En cuanto consiga aplicar esta práctica, podrá hacer estimaciones para los siguientes ciclos de trabajo, para las fechas de completación de proyectos, y etc.

• Persigue mejoramiento 

Los procesos tienen como objetivo la mejora continua para reducir costos, mejorar la calidad, aumentar eficacia y satisfacción del usuario final.  

Desventajas de Kanban

• Limitaciones de tableros Kanban

El uso del tablero Kanban en el proceso puede convertirse en un desafío. Con ellos, solo puede medir y ver las tareas que están en el tablero. De lo contrario, para realizar mejoras a largo plazo y duraderas, debe ver cómo fluye el trabajo a lo largo del tiempo. 

La solución es combinar el tablero Kanban con otro tipo de herramientas. Una opción perfecta podría ser un software de gestión de proyectos que permite trabajar tanto con tableros Kanban, como con diagramas de Gantt y listas de tareas. Uno de estos programas es GanttPRO. 

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• Falta de plazos determinados 

Puede ser difícil proyectar cuánto tiempo necesitará el equipo para completar el trabajo, porque no está basado ni en los sprints, ni otro tipo de estimaciones de tiempo. Por eso conviene más para los procesos donde las estimaciones de tiempo no tienen mayor importancia.

Kanban: ejemplos de uso

La herramienta Kanban viene de la metodología Lean manufacturing que se centra en la producción y fabricación. Hoy en día, podemos ver las aplicaciones de metodología Kanban en muchos otros ámbitos. Kanban se puede aplicar a cualquier producto que se entregue, ya sea desarrollo de software, atención médica o prestación de servicios. También, se usa en ventas y en servicio al cliente. En todos estos procesos un flujo visualizado de trabajo, puede ayudar a reducir los costos y aumentar el valor para los clientes.

Vamos a ver el ejemplo de Kanban en desarrollo de software. El tablero Kanban (más probable digital) de desarrollo de un producto software se podría ver así:

Cualquier software con tableros Kanban digitales permite mover las tarjetas de una categoría a otra según van progresando y así visualizar el proceso. Para estar al tanto del proceso se recomienda revisar el tablero una vez al día.  

Dependiendo del tamaño del equipo, el número de tareas en la columna En progreso tendrá un límite de tareas en las que se puede trabajar simultáneamente (la práctica de Limitación del trabajo en curso (WIP) la que explicamos más arriba). Esto ayuda a reducir el tiempo de entrega de resultados y aumentar la frecuencia de lanzamientos.

El uso de método Kanban en la gestión de desarrollo de software no solo es predominante, sino también se considera muy efectivo según los gerentes y los estudios de uso de Kanban en la ingeniería de software.

Resumiendo 

Si está usando un tablero Kanban en su trabajo, no significa que está implementando el método de Kanban. Ni tampoco lo está haciendo, si simplemente aplica uno de sus principios. Más bien es un marco completo que debe estudiar y aplicar también en completo.

Puede parecer difícil al principio, pero analizando y poniendo en práctica de manera evolutiva los principios y las propiedades de Kanban en sus procesos con la ayuda de un tablero Kanban, puede conseguir una mejor gestión de flujos de trabajo y excelentes resultados.

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