Metodología Lean: ¿Cómo lograr la perfección reduciendo desperdicios?

No importa si está produciendo o desarrollando un producto o servicio, o prestando servicio a sus clientes, seguro que uno de sus objetivos más importantes es tener un mejor resultado con menos desperdicios y gastos. 

En este sentido la metodología Lean que se ha desarrollado a base de Lean manufacturing (producción sin desperdicios, en español), sus principios y herramientas, pueden ayudarle a conseguir este objetivo y perfeccionar los procesos y los resultados. 

Si aún no conoce qué es, le recomendamos sumergirse en el tema y valorar cómo puede aplicar esta metodología en su caso. 

Si ya tiene conocimientos y quiere saber algo en concreto, puede encontrar los siguientes aspectos en este artículo: 

• ¿Qué es Lean?
• ¿Qué es el Lean manufacturing?
• ¿Qué es la metodología Lean y para qué sirve?
• Principios de Lean manufacturing y de método Lean
• 7 desperdicios en Lean (+1)
• Metodología Lean: ejemplos
• Herramientas Lean
• Gestión Lean

¿Qué es Lean?

En cuanto a su significado general, la filosofía ‘Lean’ se basa en la idea de la necesidad de generar más valor para los clientes y reducir el desperdicio. El enfoque Lean debería resultar en el aumento de la calidad con menores costos.  

¿Qué es el Lean manufacturing?

El término Lean proviene de la metodología ‘Lean manufacturing’ que se originó en Japón del Sistema de producción de Toyota (TPS). 

Este sistema de producción de Toyota establecía que para evitar el desperdicio, los procesos de automatización tenían que detenerse en cuanto ocurría un problema. Y se tenía que visualizar el problema para mejorar la calidad.

Se suponía también que cada proceso debería producir solo lo que se requiere para el siguiente proceso, y eso debería garantizar a una mejora de la productividad.

Objetivo de Lean manufacturing

Hay cinco objetivos principales de Lean manufacturing, que están dirigidos tanto a la satisfacción de necesidades del cliente como a la optimización de los procesos de trabajo:

• Mejora de la calidad del producto.
• Eliminación de gastos innecesarios.
• Reducción del tiempo de producción.
• Reducción de costes globales para la empresa.
• Minimización de riesgos.

¿Qué es la metodología Lean y para qué sirve?

Como puede ver, el uso principal de modelo Lean proviene de ‘Lean manufacturing’, es decir de la fabricación/producción. Pero hoy en día tiene aplicación directa en muchos otros ámbitos:

• Desarrollo de software.
• Logística.
• Gestión de proyectos.
• Sanidad.
• Construcción.
• Educación.
• Corporaciones productoras de petróleo.
• Administración Pública.
• Comercio.
• Servicios bancarios.

En este contexto se refiere a Lean como a una metodología o un método. Pero, el concepto sigue siendo el mismo, la metodología Lean trata de mejorar los procesos y reducir el desperdicio. Considera todos los procesos de una organización con el objetivo de mejorarlos. Además, ayuda a mejorar la eficiencia y la eficacia de un equipo de proyecto.

Por el contrario, la metodología Lean tiene como objetivo eliminar la pérdida de tiempo y recursos como uno de los aspectos de la mejora general. A largo plazo, la mejora del proceso conduce a un mejor valor de un producto o servicio.

Principios de Lean manufacturing y de método Lean

Según dos autores y economistas reconocidos, James Wumek y Daniel Jones, hay 5 principios de metodología lean que ayudarán a producir el resultado final más acertado en comparación con lo que esperan los consumidores:

1. Identifique el valor 

El valor es el primero y el principio fundamental de la metodología Lean. Antes que nada hay que definir qué aporta más valor a los clientes. Esta comprensión ayudará a trabajar en la funcionalidad que necesitan los clientes, y definir qué procesos aportan valor a los clientes y cuáles no. 

Por ejemplo, en GanttPRO analizamos constantemente todas las solicitudes de funciones. Contamos el número de ellos. Basándonos en este número, damos prioridad a ciertas características. Los convertimos en nuestro enfoque principal para mejorar nuestro creador de diagramas de Gantt online. Así pasamos de un lanzamiento a otro mejorando nuestro producto. Así es como se ve con el primer principio clave de gestión de proyectos Lean.

2. Mapee la cadena de valor 

En esta etapa se crea un mapa de todo el ciclo de vida para eliminar todo lo que no tenga ningún valor. Para perseguir los objetivos finales de gestión lean (reducir el desperdicio), es esencial valorar cada paso, proceso, función y materiales. Así se identificará si cada uno de ellos da o no valor al proceso. 

Un diagrama de Gantt es perfecto para planificar el proceso de producción y monitorear su implementación. Esta herramienta lo ayudará a planificar todas las etapas del trabajo en el producto,controlar el progreso y la carga de trabajo de los empleados.

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3. Establezca el flujo de trabajo 

Este paso es esencial para eliminar el tiempo de inactividad, las esperas innecesarias y otros desperdicios. Su objetivo es hacer que la implementación del producto sea lo más fluida posible, reduciendo los riesgos y la probabilidad de imprevisibilidad en la producción.

4. Establezca un sistema “pull”

Según este principio, la producción debe estar basada en la demanda comprobada de los clientes. Consiste en que, muchas veces no es posible vender todo lo que se ha hecho, lo que afecta negativamente la rentabilidad. Para prevenir esta situación, todos los productos se hacen en función de los pedidos de los clientes y nada se produce de antemano.

No obstante, este principio requiere flexibilidad y velocidad, para satisfacer las necesidades de los clientes a tiempo. Obviamente, si lo logra implementar, puede esperar mayor rentabilidad.

5. Busque la perfección 

Una de las claves de la metodología lean es que es un proceso continuo. Y por eso el proceso no termina en lograr cierto resultado, siempre hay que perseguir la perfección y continuar con las mejoras para encontrar más formas de reducir desperdicios en toda la cadena de valor.

Básicamente, son los pilares de Lean manufacturing y del método Lean en general para otro tipo de proyectos.

7 desperdicios en Lean (+1)

Al contrario de los valores por los que el cliente está dispuesto a pagar, hay pérdidas con el método Lean también. Es cualquier cosa que disminuya el valor del producto o no traen ningún beneficio a la empresa.

Taiichi Ohno identificó los 7 desperdicios de lean manufacturing como parte del Sistema de producción de Toyota (TPS).

1. Sobreproducción

Significa que se produce más de lo necesario o antes de que sea necesario. Ohno consideraba que la sobreproducción era el principal desperdicio que causaba el resto de los problemas. 

Minimizar la cantidad de productos sin vender podría reducir los costos de almacenamiento.

2. Transporte

El transporte innecesario de algo que no se requiere en los procesos es un desperdicio. Cada movimiento aumenta el riesgo de retrasos o daños y también aumenta los costos generales de envío.

3. Existencias 

Los depósitos de existencias de materias, piezas o productos almacenados, así como los trabajos en curso, son fondos congelados que no se pueden utilizar para el desarrollo de negocio.

4. Espera 

Este desperdicio incluye tiempo de inactividad del operador durante la operación del equipo, y además retrasos y averías. Todo esto desperdicia tiempo en la producción del producto y no agrega valor al producto, por eso es importante minimizar las esperas.

5. Movimiento 

Los movimientos innecesarios de trabajadores, equipos o maquinaria gastan mucho tiempo en total. Sin duda, esto puede conducir a un aumento en el valor del producto sin aumentar su valor. 

6. Defectos 

Los defectos requieren esfuerzo y costos adicionales para su corrección, por eso es importante minimizarlos.

7. Sobreprocesamiento

Ocurre cuando se dedica más tiempo a un producto de lo que el cliente verdaderamente necesita. Esto también conlleva gastos extra.

Actualmente, también puede encontrar que se definen 8 desperdicios en Lean. El último,  fue agregado recientemente y es el desperdicio de talento e ingenio no utilizado. La omisión de ideas nuevas y novedosas afectan negativamente el valor del producto que se produce.

Es por eso que uno de los valores clave de metodología Lean son los empleados, sus habilidades y capacidades analíticas.  

Metodología Lean: ejemplos

Ejemplos de implementación de Lean manufacturing

Los ejemplos de implementación de Lean manufacturing en producción más conocidos son los de Toyota, Sistema de producción de Toyota (TPS), como ya mencionamos antes. Otros ejemplos son las empresas estadounidenses Nike y SunPower que usa los métodos Lean en sus procesos y ayuda a sus clientes ahorrar dinero con una mejor energía solar, tiempo, combustibles fósiles, y molestias de las interrupciones de la red.

También se usa en fabricación de camiones, cables, piezas de coches, etc.

Ejemplos de aplicación de Lean manufacturing en otros procesos 

Un ejemplo de la aplicación de principios de Lean manufacturing en otros ámbitos podemos encontrar en la esfera de sanidad. Por ejemplo, en este artículo explican los desperdicios que se pueden eliminar aplicando los principios de Lean manufacturing en atención médica para mejorar el proceso. Entre ellos estan: 

• Reducción de tiempo de espera de los pacientes y de tiempo inactivo de los empleados, igual que provecho de equipo médico desocupado.  
• Minimización de los excesos de existencias como los suministros y medicamentos excedentes. 
• Análisis del movimiento de los pacientes y personal médico en las instalaciones del hospital para ahorrar tiempo, reducir las lesiones y mejorar el flujo de pacientes.
• Reducción de sobreproducción y sobreprocesamiento a través de eliminación de pruebas innecesarias, duplicaciones de pruebas, o de prolongación de las estadías en el hospital más allá de la necesidad médica.
• Prevención del desperdicio de potencial de médicos gastado en aspectos poco importantes.  

Otro ejemplo de aplicación de la metodología Lean podemos encontrar en construcción sin pérdidas (más conocida como Lean construction por su nombre en inglés).

Estos ejemplos muestran claramente una vez más que la aplicación de Lean manufacturing ha ido más allá de la producción de productos físicos y, en particular, de coches.

Herramientas Lean

La metodología Lean incluye un conjunto de herramientas que ayudan a identificar y eliminar los desperdicios relacionados con las cargas de trabajo desiguales, exceso de trabajo o mala asignación de las finanzas.

Para implementar y utilizar de forma eficaz una herramienta Lean, es importante definir el área de mayor prioridad en la que desea trabajar y mejorar. De este modo será más fácil elegir la herramienta adecuada.

A continuación se muestran algunas de las herramientas más comunes que se utilizan en Lean manufacturing.

Mapa de flujo de valor (Value stream mapping o VSM)

Esta herramienta visualiza el proceso desde el suministro de materias primas para hacer el producto hasta su compra por los consumidores. Ayuda a planificar e implementar innovaciones, mejorando constantemente la calidad del producto.

Técnica Poka Yoke

El objetivo principal de esta herramienta es evitar los imprevistos en los procesos de producción y reducir al máximo las ineficiencias que pueden ocurrir en la producción.

Método de las 5S

El método ayuda a identificar problemas en la producción que han sido causados ​​por una organización inadecuada del lugar de trabajo. Las 5S son las iniciales de cinco palabras japonesas:

• Seiri (clasificación) que trata de eliminación de todo lo innecesario del espacio de trabajo.
• Seiton (orden) que proclama organización del espacio de trabajo de forma eficaz.
• Seiso (limpieza) que consiste en eliminar la suciedad y mantener todo en buen estado.
• Seiketsu (estandarización) con la que tiene que establecer normas y procedimientos.
• Shitsuke (disciplina) que se centra en el seguimiento de las normas establecidas y mejoras continuas.

Kaizen

Esta herramienta se centra en mejora continua.  Se basa en la sinergia de los esfuerzos de todos los empleados, su participación directa en el alcance de los objetivos de la empresa y creación de una cultura corporativa única.

Mantenimiento Productivo Total (Total Productive Maintenance o TPM)

El objetivo de este método Lean es que todos los empleados participen en el mantenimiento diario de las instalaciones, no solo los técnicos de mantenimiento. Esto se hace con el fin de minimizar averías e interrupciones, rechazos, retrasos y accidentes laborales.

Jidoka Jidoka (Autonomización)

Es un método Lean que se adopta en la producción y el desarrollo de productos. Se centra en prevención de entrega de productos de baja calidad o con defectos. Y la idea clave es que la máquina detecta automáticamente un problema, por ejemplo, un mal funcionamiento o un rechazo, y lo señala, eliminando así la sobreproducción y las pérdidas masivas de producto. 

Heijunka (Nivelación)

La herramienta de método Lean Heijunka se usa para nivelar las irregularidades en el proceso de producción y minimizar la posibilidad de sobrecarga. Ayuda a responder a los cambios en la demanda, hacer el mejor uso de la capacidad y reducir los costos de existencias.

Gestión Lean

El método Lean se aplica también en la gestión de proyectos y procesos. Estas son las metodologías más conocidas.

Lean Six Sigma (DMIAC) 

Con la metodología Lean Six Sigma se identifican las razones principales que causan problemas en los procesos de gestión de proyectos. Esto ayuda a reducir y eliminar el desperdicio de tiempo y recursos.

El acrónimo DMIAC (definir, medir, analizar, mejorar y controlar) expone cómo funciona la metodología y cuales son sus fases. 

• Primero, hay que definir el alcance y los objetivos del proyecto. Además, este paso incluye la identificación de aquellas características que su cliente valorará.
• Después hay que medir las variables para ver el nivel de éxito y el rendimiento a lo largo del proyecto.
• Además hay que explorar cómo se puede mejorar las formas de realización de proyectos.
• El último paso es empezar a implementar el proyecto y controlar el rendimiento.

Para analizar datos y monitorear el proceso continuo de mejora, este método utiliza herramientas de gestión de proyectos Lean y software de gestión de proyectos Lean.

• Mapa de flujo de valor (Value stream mapping) para documentar, analizar y mejorar los flujos.  
• Análisis de causa raíz (Root Cause Analysis) para identificar y eliminar asuntos que causan problemas. 
• Comentarios de los clientes para comprender cuales son los puntos de mejora.
• Diagrama de Gantt para controlar el progreso.
• Control del proceso estadístico para analizar el rendimiento.

Ciclo de Deming (PDCA)

PDCA, o ciclo de Deming, es un método de gestión basado en la filosofía de William Edwards Deming. El método se utiliza para controlar y, por supuesto, mejorar continuamente los procesos del proyecto.

PDCA (o PHVA) son las siglas inglesas de Plan, Do, Check, Act – Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. 

• La fase de Planificar consiste en evaluar los procesos actuales. Durante esta fase, los gerentes deben identificar los puntos problemáticos y descubrir cómo mejorarlos.
• Durante la fase Hacer, los gerentes desarrollan soluciones.
• La tercera fase es Verificar, e incluye evaluaciones de todos los datos recopilados durante la fase de Hacer. A base de ella, los gerentes realizan mejoras.
• La fase Actuar incluye la implementación de soluciones.

Si trabaja en proyectos recurrentes, esta metodología de gestión de proyectos Lean le será de gran utilidad.

Kanban

El nombre de este método deriva de la palabra japonesa que significa «tarjeta» o «señal visual». Como es uno de los enfoques Lean, el objetivo principal aquí es mejorar los procesos de gestión de proyectos. Para organizar el trabajo, el gerente y los miembros del equipo usan un tablero con tarjetas.

El proceso de trabajo aquí va de izquierda a derecha. Cada columna es una determinada etapa de tareas. Así, muestra cómo avanza el proyecto. Por lo general, hay tres columnas: «En espera» o «Pendiente», «En curso» y «Trabajo completado» o «Listo».

Resumiendo

Por supuesto, la metodología Lean, como cualquier otro enfoque de gestión de procesos de trabajo, no puede considerarse la panacea para absolutamente todas las empresas u organizaciones. Elegir una metodología de gestión de proyectos es una tarea responsable y compleja que incluye muchos matices y analíticas. Si no está seguro de cómo elegir una metodología de gestión de proyectos, comience estudiando los conceptos básicos de cada uno.

Sin embargo, la popularidad de Lean está justificada. Esta metodología de gestión de proyectos se basa en dos valores sumamente importantes que llevan al resultado deseado:

• Mejora continua.
• Respeto a la gente.

Es por eso que la metodología Lean comenzó a ganar popularidad desde mediados del siglo XX, y hoy en día se utiliza en muchos campos profesionales y organizaciones de todo el mundo.

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