Software de gestión de proyectos: ¿Cómo encontrar el mejor?

La planificación y la gestión adecuadas y oportunas son los factores clave para alcanzar el éxito en cualquier proyecto. Pero todos sabemos que es más fácil decirlo que hacerlo.

Si bien ya hemos explicado cómo planificar un proyecto para cumplir con sus objetivos y qué metodologías conviene usar para una mejor gestión (modelo de cascada o métodos ágiles), aún hemos dejado un aspecto importante. Y es el software para la planificación y gestión (o administración, como también se llama) de proyecto. 

Es verdad, que según van avanzando las tecnologías, aparece más software especializado y mejor funcionalidad, para que sea tan fácil decirlo como hacerlo. En este contexto hemos recopilado la información donde le explicamos:

• ¿Qué es un software de gestión de proyectos? 
• ¿Por qué conviene usar un software de administración de proyectos? 
• ¿Qué funciones son imprescindibles para un software de gestión de proyecto de alta calidad?
• 5 mejores software de gestión de proyectos 

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Leer más: Qué es gestión de proyectos y qué ejemplos hay

De este modo, podemos definir el software de gestión de proyectos como una herramienta que se aplica para cumplir con los requisitos del proyecto.

¿Por qué conviene usar un software de administración de proyecto?

Todos los datos estadísticos indican que el uso de programas para administración de proyectos es beneficioso en muchos sentidos. Así, por ejemplo, según el informe de una plataforma de reseñas de software para negocios, el software de administración de proyectos ahorra a un empleado el medio de 498 horas al año, o ayuda a un 66% de empresas completar el proyecto dentro del presupuesto planificado. Los resultados de la encuesta global de PWC sobre el estado actual de la gestión de proyectos, indican que el 77% de los proyectos de alto rendimiento utilizan herramientas de gestión de proyectos. 

Las herramientas para la administración del proyecto es una excelente decisión si desea que el equipo del proyecto no se distraiga en muchas cosas a la vez, se concentre en los objetivos comerciales prioritarios y las tareas actuales. Con una visión general del flujo de trabajo, es mucho más fácil organizar el trabajo en equipo en organizaciones de diferentes tamaños y direcciones profesionales.

Además, el software adecuado ayuda a automatizar muchos procesos internos y facilita la ejecución de proyectos. También ayuda a organizar eficazmente las tareas y los proyectos, ejecutar todos los recursos, reaccionar a los cambios y mantener a todas las partes interesadas involucradas.

Estas son algunas de las principales ventajas de un programa de administración de proyectos eficaz.

Beneficios principales de software de gestión de proyecto

Planificación perfecta

La programación es fundamental en la gestión de proyectos en cualquier metodología. Un software de gestión de proyectos permite establecer fácilmente fechas límite, crear dependencias, hitos y cumplir con todos los plazos a tiempo: ya sea en una tarea pequeña que el objetivo final del gran proyecto.

Transparencia

La transparencia que proporcionan las aplicaciones de gestión de proyectos, hace que el flujo de trabajo sea más eficiente y abierto, muestra el estado del proyecto y cómo se está desempeñando en cada fase.

Puede asegurarse de que todos los miembros del equipo están en la misma página y que todos saben con certeza qué tienen que hacer y cuándo. Y todo estará documentado en un lugar. Así que ya no habrán excusas de malentendidos de tareas y responsabilidades.  

Pronóstico de riesgos

La previsión minimizará cualquier problema que pueda afectar negativamente la planificación y ejecución del proyecto. Con la administración de riesgos, se puede evitar que las personas, los procesos, la tecnología y los recursos involucrados en un proyecto puedan cometer errores, mitigar los problemas y prevenirlos lo más rápido posible.

¿Qué funciones son imprescindibles para un software de gestión de proyecto de alta calidad?

La cantidad de sistemas de administración de proyectos está aumentando y la cantidad de sus características y opciones adicionales es cada vez más amplia. ¿Cómo no confundirse con las opciones ofrecidas? ¿Cuáles son los criterios para seleccionar el software de gestión de proyectos? Diferentes empresas, equipos y diversas direcciones profesionales necesitan diferentes aspectos. Pero, los principales requisitos para gestionar los procesos de la empresa y trabajar en grupo son bastante similares.

Vamos a verles en más detalles.

Las características de software de administración de proyectos más utilizadas y solicitadas

• Gestión de tareas de un proyecto

Con una funcionalidad para gestión de tareas sólida, puede ver siempre una perspectiva general de las tareas realizadas, actuales y futuras, establecer prioridades y distribuir el trabajo entre los miembros del equipo de manera óptima. 

No es necesario anotar la información o tratar de tenerlo todo en cuenta. El software adecuado lleva el registro de todas las tareas y cesionarios responsables, actualiza los datos constantemente y mantiene informados a todos los participantes del proyecto.

• Gestión de tiempo de un proyecto 

Entre las funciones de gestión de tiempo requeridas para realizar el proyecto de acuerdo con el plan, están las que ayudan a controlar el tiempo dedicado a cada tarea, evaluar la eficiencia de los miembros del equipo, controlar la carga de trabajo y hacer informes correspondientes para las partes interesadas.

El control de tiempo es particularmente  necesario para las empresas que tienen trabajadores que cobran por horas, trabajadores externos subcontratados, y organizaciones que aplican precios con costos adicionales. 

• Gestión de costos de un proyecto

Mientras utiliza una software funcional para la gestión, puede planificar y controlar el presupuesto y los costos sin recurrir a otros programas. Permitirán asignar un valor a cada recurso, controlar todos los costos, priorizar y ver el panorama general de los gastos.   

• Gestión de recursos de un proyecto 

La gestión de recursos es uno de los componentes esenciales en la implementación de proyectos. Los programas de gestión de proyectos simplifican y optimizan este proceso. Y los recursos financieros, que incluyen los costos y otros asuntos relacionados con el presupuesto, no son los únicos recursos en el proyecto. 

Las funciones avanzadas hacen que sea mucho más fácil para un gerente controlar y manejar la carga laboral de los recursos humanos, ya que puede averiguar qué experto está trabajando ahora, quién está dispuesto a comenzar una tarea o está listo para nuevas tareas, o quién tiene exceso de trabajo en estos días. El  software permite también agregar recursos virtuales a su equipo, establecer valores para ellos, configurar calendarios personales.

• Colaboración 

Los problemas de comunicación, especialmente entre los departamentos de las grandes empresas, pueden provocar retrasos en los proyectos. Un programa para administrar proyectos potente reduce al mínimo los malentendidos, las largas cadenas de correos electrónicos y el tiempo gastado en reuniones innecesarias.

Permite comunicarse con los compañeros de equipo, proveedores y clientes; dejar comentarios, realizar ediciones y adjuntar archivos online. Y también envía notificaciones en tiempo real para mantener a todos actualizados y que nadie se pierda nada.

• Uso compartido de archivos 

El intercambio y uso compartido de archivos es una parte de colaboración y una de las funciones principales de un software de gestión de proyectos eficaz. Esa funcionalidad permite el intercambio de documentos y multimedia entre colegas, departamentos y clientes. De este modo los compañeros de equipo y otras partes interesadas tienen acceso a la información más reciente, así como la oportunidad de contribuir al proyecto.

Hoy en día, con la ayuda de software de gestión de proyectos basadas en la web, no es necesario utilizar USB, discos duros y otros dispositivos. Todo está disponible online. 

•  La interfaz intuitiva y visual con diagramas de Gantt o paneles de tareas 

Uno de los objetivos principales de software de administración de proyectos es facilitar y mejorar el proceso. En este sentido, una de las ventajas muy importantes que ofrece el software de buena calidad es la posibilidad de visualizar el proyecto, sus tareas y fechas. 

El diagrama de Gantt es una de las herramientas de visualización del proceso de planificación y gestión. Le brindan una visión general del cronograma del desempeño del proyecto. Es crucial si está administrando muchos proyectos que van a durar al menos un par de meses y tienen muchas tareas y subtareas.

Con la descripción general del proyecto en gráficas de Gantt, puede verificar rápido y fácilmente la información sobre cada tarea: cesionario, fechas límite, progreso. Puede mover tareas en el gráfico, crear dependencias e hitos y asignar colores para diferentes actividades.

Otra forma de visualización es la vista de tablero tipo Kanban que es particularmente útil en proyectos ágiles. 

• La integración con el correo electrónico / la aplicación de móvil  

La integración con el correo electrónico en el software de gestión de proyectos conecta su sistema directamente con los proveedores de correo electrónico que utiliza su equipo.

Eso significa que no es necesario que inicie sesión en el software para recibir información sobre comentarios, menciones y cambios en tareas. Además, puede responder y dejar comentarios directamente por correo electrónico. Todas sus acciones son visibles y todos los relacionados se notifican instantáneamente en el software de gestión de proyectos que está utilizando su equipo.

Lo mismo ocurre con las aplicaciones móviles que permiten estar al tanto de todo lo que sucede en el proyecto a cualquier hora y en cualquier lugar. 

No es una lista exhaustiva. Allí se puede incluir también la simplicidad de la interfaz, la disponibilidad y reactividad del servicio de soporte, y muchos más aspectos que pueden convertirse en algo indispensable y decisivo para su proyecto en particular.

5 software de gestión de proyectos que marcarán una gran diferencia en su proyecto 

GanttPRO

Este software para planificación y gestión de proyectos basado en la nube hace que el trabajo personal o en equipo sea más cómodo y ayuda a ejecutar proyectos y carteras de proyectos de manera eficaz.La interfaz de usuario es amigable lo que garantiza que nadie tenga problemas al usar el software.

GanttPRO proporciona una visión general y clara de cada proyecto. Con su ayuda, es fácil gestionar tareas, sus dependencias e hitos. Funciones como linea base, ruta critica y programación automática aseguran una finalización de proyecto de acuerdo con el plan inicial. 

Gracias a una funcionalidad sólida para colaboración en equipo, se puede dejar comentarios, mencionar personas, agregar una descripción a las tareas, adjuntar archivos, exportar el proyecto o compartirlo. 

Además de la vista principal, diagramas de Gantt, se puede cambiar a la vista del tablero Kanban y administrar los estados de sus tareas mediante la función de arrastrar y soltar. 

Tanto los usuarios como los gerentes pueden controlar el tiempo dedicado a las tareas. Es posible establecer valores de costo para todos los miembros del equipo y recursos virtuales. La aplicación calcula automáticamente el costo de los recursos de todo el proyecto para que el presupuesto siempre esté bajo control. 

Wrike

Este software de gestión de proyectos basado en la web conviene para empresas medianas y empresas que gestionan varios proyectos y clientes a la vez. Hay una versión gratuita para los que comienzan a usar la aplicación. 

Wrike hace que el flujo de trabajo sea más transparente, la distribución de tareas más fácil y los procesos de comunicación más fluidos. El software permite compartir archivos, informes y tareas al instante. Con su ayuda, se puede realizar el seguimiento del progreso y tiempo, establecer fechas límite y estados para las tareas.

Además, Wrike proporciona funciones para la gestión y control de recursos.

Monday

Este software de gestión de proyectos proporciona un control robusto de la carga de trabajo para maximizar la productividad del equipo, por lo que siempre estará seguro de que nadie está abrumado o con poco trabajo. Las versiones Pro y Corporativa ofrecen una gran variedad de funciones indispensables para una gestión de proyectos exitosa.  

La interfaz intuitiva y sencilla es personalizable. Dependiendo del plan también tiene opciones de visualizaciones de datos diferentes, la posibilidad de control de tiempo y tareas. Las plantillas listas para usar facilitarán la creación de un proyecto para que todos se incorporen rápidamente.

Trello

Trello es un software de gestión de proyectos fácil de usar, eficiente y amigable. Los usuarios pueden alcanzar sus objetivos con funciones flexibles y divertidas que son simples y fomentan un toque personal. La aplicación es más popular entre los equipos pequeños o medianos, a menudo principiantes, que no necesitan una herramienta completa para ejecutar varios proyectos.

El software consta de tableros, listas y tarjetas que permiten a los equipos organizar y priorizar proyectos de una manera divertida. El producto también proporciona un plan gratuito que permite crear hasta 10 tableros por equipo, tiene tarjetas y listas ilimitadas y brinda 10 MB por archivo adjunto.

Ofreciendo más de 100 integraciones con diferentes herramientas, Trello facilita los procesos de trabajo y comunicación en su equipo.

ProjectManager

Este programa para administrar proyectos basado en la nube ayuda en la gerencia de proyectos de construcción, TI, marketing, fabricación, finanzas, planificación de eventos, ventas al por menor, etc.

Ayuda a planificar, programar, actualizar los proyectos en tiempo real, asignar tareas, agregar fechas de inicio y finalización, adjuntar archivos, colaborar y realizar un seguimiento del tiempo. También dispone de funciones sólidas para la gestión de recursos de proyectos. La interfaz ofrece tres tipos de vista:

• Listas de tareas.
• Tableros Kanban.
• Digramas de Gantt.

El software tiene integraciones con Dropbox, Evernote, Salesforce, Jira y muchas otras herramientas para que el flujo de trabajo y la colaboración sean más rápidos y sencillos.

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